Jak si naplánovat den pro optimální produktivitu

Podívejte se na našeho kompletního průvodce, jak si vytvořit rozvrh, abyste ze svých dnů vytěžili maximum.

Všichni máme každý den stejných čtyřiadvacet hodin. Proč tedy úspěšní lidé toho za svých čtyřiadvacet hodin stihnou tolik, zatímco ostatní mají problém splnit úkoly ze základního seznamu úkolů?“

Jednou z odpovědí je řízení času. Mnoho lidí má problém s efektivním využitím svého času během dne. Pokud jste to však vy, nezoufejte. Pomocí tipů pro zvýšení produktivity a vytvořením a dodržováním efektivního denního plánu můžete každý den zvládnout více a lépe.

Proč je důležité rozvrhnout si den

Jak si rozvrhnout den

• Definujte si proč
• Stanovte si priority
• Odhadněte, jak dlouho bude úkol trvat
• Pracujte chytřeji, ne usilovněji

Typy technik plánování

• Vytvořte si produktivní ranní rutinu
• Vyhýbejte se přepínání úkolů
• Dávkové úkoly
• Očekávejte neočekávané
• Využívejte technologie
• Zapomeňte na papír
• Snězte žábu
• Vyhodnoťte a otočte

Proč je důležité naplánovat si den

Čas je pro každého z nás omezený zdroj. Ponechat svůj omezený počet dnů a hodin náhodě není zodpovědné hospodaření se zdroji. Místo toho používejte rozvrh a sklízejte ovoce:

• Snížení promarněného času: Pokud si do denního rozvrhu nezapíšete „strávit 2 hodiny na sociálních sítích a videohrami“, pak vám používání rozvrhu zabrání ztrácet čas věcmi, které nejsou na pořadu dne.
• Zvýšení štěstí: S tím souhlasí i věda. Dodržování rozvrhu vás činí šťastnějšími!
• Zvýšení produktivity:
• Snížíte stres: Když se budete řídit plánem, uděláte více práce: Plánování vytváří větší jistotu, která snižuje stres – a to zlepšuje zdraví. Výhra pro obě strany!
• Usnadnění spolupráce:

Jak si naplánovat den

Je jasné, že plánování dne je cenné. Nemůžete však jen tak naházet věci do kalendáře Roztomilá koťátka a doufat v produktivní život.

Naopak potřebujete strategii, abyste si mohli naplánovat produktivitu a efektivně udělat důležitou práci. Zde je několik hlavních zásad, které vám pomohou používat rozvrh pro efektivní dny.

Přiznejme si to. Ne všechno, co během dne děláme, nás baví. Určitě existují úkoly, které prostě dělat nechceme. Můžeme se spolehnout na odvahu a odhodlání, abychom je zvládli, ale to nám může ubrat energii. Místo toho najděte vnitřní motivaci tím, že si definujete své proč.

Každé proč je jiné, ale je to smysl a účel všeho, co děláme. Tento koncept zpopularizoval Simon Sinek ve své knize Začněte s proč. Sinek ukazuje, že „proč“ může skutečně motivovat jednotlivce i firmy k dosažení jejich cílů.

Vaše proč by mělo být větší než „protože musím“ nebo „protože mi to někdo řekl“. Pro jednotlivce může být důvodem „proč“ zajištění bezpečného a šťastného života pro své děti. Pro firmy může důvod vypadat spíše takto: „Pomáhat lidem k úspěchu.“

Vše, co jako člověk nebo firma děláte, by pak mělo sloužit tomuto důvodu.

Existují doslova miliony způsobů, jak můžete trávit každý den. A nemůžete dělat všechno. Bez priorit se vám může stát, že budete trávit čas úkoly, které vám nikam nepovedou. A pokud jste vedoucím týmu nebo manažerem, chcete stanovit priority pro svůj tým, aby i oni věděli, co je důležité.

Takže musíte zjistit, co skutečně potřebujete udělat, abyste dosáhli svých cílů ve službě svému proč. Nejprve si sepište vše, co vás napadne. Pak vyřaďte vše, co nesouvisí s vaším proč. Pak seřaďte své priority podle důležitosti.

Mít směr, kterým se vydat, je stejně důležité jako jít. Cesta bez cíle může být zajímavá, ale bez cíle v hlavě, kdo ví, kde skončíte.

Jakmile si ujasníte, co musíte udělat, zjistěte, jak dlouho to bude trvat. A nemluvíme o tom, jak dlouho to bude trvat v říši fantazie. Musíte vědět, jak dlouho vám daná věc skutečně zabere.

Jednou z nejčastějších chyb při plánování, kterých se lidé dopouštějí, je nesprávný odhad toho, jak dlouho bude úkol nebo projekt trvat. „Pokud nadhodnocujete nebo podhodnocujete, jak dlouho to bude ve skutečnosti trvat, je větší pravděpodobnost, že celý svůj plán shodíte. A co hůř, můžete promeškat termín nebo ztratit cenný čas pro vás i klíčové zúčastněné strany, jako jsou zaměstnanci a zákazníci.“

Musíte se tedy k sobě postavit realisticky a povzbudit k tomu i svůj tým. Vezměte si týden nebo dva a sledujte svůj čas. Jak dlouho vám trvá napsat 1 000 slov nebo odpovědět na e-maily? Pak můžete realisticky naplánovat svůj rozvrh, čímž zvýšíte své šance na úspěch.

Tim Ferriss, autor knihy 4hodinový pracovní týden, má něco do sebe. V době shonu máme někdy pocit, že musíme pořád něco dělat. Ale co kdybychom svůj čas využívali tak, abychom mohli pracovat méně? Pak bychom také na něco kápli.

Ferriss prosazuje strategii chytřejší práce s využitím systémů, které „znemožňují špatné chování“. Pak se nemusí spoléhat na omezený zdroj síly vůle. Vytvoření produktivních systémů je tedy pro Ferrisse klíčovým krokem.

Další způsoby, jak pracovat chytřeji, zahrnují určení nejproduktivnější části dne a následné naplánování klíčových úkolů na toto časové období. Pro mnohé z nás je hladina energie nejvyšší ráno. Pokud jste však opravdová noční sova, neváhejte tuto dobu využít k tomu, abyste něco udělali.

Také je třeba postupovat strategicky. Ano, existuje mnoho způsobů, jak dosáhnout svého cíle. Při výběru cesty, kterou se vydáte, zohledněte poměr rizika a přínosu toho, co děláte. Můžete studeně obvolat 100 lidí a získat jedno ano. Nebo byste mohli studeně obvolat správných deset lidí a získat stejný přínos.

Typy technik plánování

Neexistuje jedno univerzální řešení pro vytvoření co nejproduktivnějšího plánu. Tyto techniky plánování vám však mohou na vaší cestě pomoci.

Začněte svůj den správně s ranní rutinou, která posiluje produktivitu.

Podle Hala Elroda, autora knihy Zázračné ráno: „To, jak se každý den probudíte, a vaše ranní rutina (nebo její absence) dramaticky ovlivňuje úroveň vašeho úspěchu v každé jednotlivé oblasti vašeho života. Soustředěná, produktivní a úspěšná rána generují soustředěné, produktivní a úspěšné dny.“

Elrond změnil svůj život tím, že se ráno probudil v pět hodin a trávil čas v tichu, meditoval, četl a cvičil. Tím udával tón svým dnům a dokázal se vymanit z drtivých dluhů a dosáhnout nové úrovně úspěchu.

Vaše dokonalé ráno může vypadat jinak než Elrondovo, ale má smysl vyhradit si každý den brzy ráno čas, který určí průběh zbytku dne.

Multi-tasking se může zdát efektivní. Koneckonců toho uděláte více najednou, že? Omyl. Ve skutečnosti sice děláte více najednou, ale ve skutečnosti toho víc neuděláte. Děláte toho méně.

Skutečné náklady na multitasking mohou činit až 40 % vaší produktivity. Pokaždé, když přecházíte mezi úkoly, trvá vašemu mozku, než se přepne. Navíc jsou lidé při přepínání úkolů náchylnější k chybám. A čím složitější je úkol, tím větší jsou ztráty.

Má tedy smysl dělat vždy jen jednu věc. To vám umožní skutečně se soustředit na to, co děláte. Pak to můžete dělat efektivněji.

Při plánování dne se pokud možno vyhněte přepínání úkolů. Dejte si dostatek času na dokončení úkolů najednou. A když už to děláte? Nekontrolujte si e-mail.

Viděli jsme, jak může přepínání úkolů ovlivnit produktivitu. Všichni však musíme během dne udělat více než jednu věc. Proto můžete vliv přepínání úloh minimalizovat dávkováním úloh a použitím blokového plánování.

„Podobné úlohy“ můžete definovat mnoha způsoby. Klíčové však je, aby úkoly měly sjednocující vlastnost, díky které jsou při společném provádění efektivnější. Přemýšlejte o vyřizování pochůzek. Všude v určité geografické lokalitě dává větší smysl.

Podobně můžete dávkovat úkoly z hlediska myšlení, které je k jejich provedení potřeba. Například administrativní úkoly vyžadují jeden druh myšlení, ale kreativní úkoly, jako je psaní příspěvku na blog nebo ladění kódu, vyžadují něco úplně jiného. Seskupením úkolů podle způsobu myšlení však můžete snížit dopad úplného přepínání převodových stupňů.

Elon Musk je známý tím, že používá dávkování úkolů, aby měl jistotu, že stihne vše pro své podnikání a ještě bude trávit čas se svou rodinou. Dávkování úkolů je proces plánování podobných úkolů dohromady, abyste je mohli dělat efektivněji.

Nemůžete předvídat budoucnost, ale můžete si být celkem jistí, že se někdy stane něco neočekávaného. Nevíte, co to bude a kdy to přijde, ale je to tam. A produktivní plán s tím počítá.

Jistě se vám to už stalo. Určili jste si své proč a vytvořili jste si priority a úkoly. Klíčové úkoly jste si naplánovali do svého nejproduktivnějšího času. Byli jste hvězdou produktivity.

A pak najednou přijde mimořádná událost. Všechno jste odsunuli na vedlejší kolej, abyste mohli řešit tento naléhavý úkol. Váš efektivní plán umírá bolestivou smrtí.

Nemusí to být ani naléhavý projekt. Může to být nemocné dítě, které drží člena týmu doma. Může to být mimořádná událost související s počasím, která všechny drží doma. Může to být nečekaný výpadek serveru, který zpomalí tempo všech. Drobnosti mohou snížit produktivitu stejně účinně jako velké věci. A upřímně řečeno, jsou častější.

Stejně jako je chytrým hospodařením s penězi mít pohotovostní spořicí fond, měli byste mít i pohotovostní časový fond. Samozřejmě si nemůžete vytvářet časové zásoby, ale můžete si do svého rozvrhu zabudovat časový polštář. Tak budete v případě nečekaných událostí připraveni.

Technologie jsou v plánování opravdu dobré. Vždyť na základní úrovni je rozvrh jen tabulka. Technologie pro plánování však mohou jít mnohem dál než jen k jednoduché tabulce.

Nástroje jako kalendář Google pomáhají plánovat opakující se úkoly, barevně označovat úkoly, nastavovat připomenutí a dokonce sdílet kalendáře mezi týmy. To vše zvyšuje efektivitu vašeho rozvrhu. Navíc vám zabrání zapomenout na schůzku s klientem.

Můžete však dělat i mnohem víc. Pomocí aplikace pro iPhone můžete ke svému kalendáři přistupovat i na cestách. Eliminujte zpětné telefonáty a e-maily kvůli plánování schůzek tím, že umožníte ostatním plánovat schůzky přímo ve vašem kalendáři.

Možností je nekonečně mnoho!

Jakkoli je technologie dobrá při zlepšování vašeho plánování, nesnižujte hodnotu papíru v tomto digitálním světě. Papírové plánovače, bullet journals, seznamy úkolů a další analogové nástroje mohou být stejně užitečné.

Ve skutečnosti získal plánovač Lifeplanner Erin Condrenové, lídra v oboru plánování, pečeť Good Housekeeping jako nástroj produktivity. A systémy zápisníků, jako je Ryder XXX Bullet Journal, jsou také trendem jako nástroje produktivity.

Samozřejmě, nic se nevyrovná starému dobrému seznamu úkolů, který udržuje jednotlivce v obraze. Zapisování věcí vám ušetří starosti s jejich zapamatováním. A odměna za odškrtnutí věcí ze seznamu může být velmi motivující.

Podle Marka Twaina: „Pokud je vaším úkolem sníst žábu, je nejlepší to udělat hned ráno. A pokud je vaším úkolem sníst dvě žáby, je nejlepší sníst nejdříve tu největší.“

Podle této logiky je jednou z metod plánování úkolů dát nejdříve ty nejtěžší, nejdůležitější. A pokud máte takových úkolů více, měli byste udělat ten těžší před těmi jednoduššími.

Chcete-li tuto metodu použít, musíte být schopni určit svou klíčovou prioritu pro daný den. V konečném důsledku by priorita měla být jediná, protože nemůžeme dělat dvě věci najednou. (Viz Přehazování úkolů!)

Těžší úkoly jsou často nejnáchylnější k prokrastinaci. Koneckonců většina z nás opravdu nechce jíst žábu. Takže když je uděláte hned ráno, zabráníte tomu, abyste je celý den odkládali. Navíc jakmile jsou hotové, máte volný čas na zábavnější úkoly.

Plánování produktivity může být pohyblivým cílem. A vy můžete mít dokonalý rozvrh, ale Proto věnujte čas vyhodnocení výsledků svého úsilí. Jste vy a váš tým skutečně produktivními lidmi?“

Nabízíme několik klíčových otázek, které byste měli sobě a svému týmu položit, abyste vyhodnotili efektivitu svého harmonogramu:

• Plníte termíny?“
• Byly časové odhady správné?
• Narušily časový plán nepředvídané problémy?
• Cítili jste se pod tlakem času?
• Fungoval náš plán schůzek?

Po shromáždění údajů můžete učinit informované rozhodnutí o tom, kam se posunout. Nedodržení termínů může ukazovat na špatné plánování času, což je problém, který lze snadno vyřešit v příštím měsíci, sprintu nebo čtvrtletí. Cizí schůzky lze eliminovat. Lze přidat více vycpávek, abyste se přizpůsobili nepředvídaným problémům.

Závěr

Existuje tolik triků a nástrojů pro kreativní produktivní rozvrhy, které skutečně fungují na pracovišti i doma. Pokud je nevyzkoušíte, možná vyhazujete peníze oknem. A nic méně produktivního nás nenapadá!“

Jaké jsou vaše nejlepší tipy a postupy pro zvýšení produktivity?“

Tags: produktivita, rozvrh