Opožděné platby jsou pro malé podniky běžným jevem, ale díky důsledné správě pohledávek můžete ze všech svých zákazníků udělat spolehlivé a včasné plátce. Kromě organizace je nejdůležitějším krokem k úspěchu to, jak formulujete dopis po splatnosti. Jako odborníci na vymáhání plateb a správu pohledávek vám přinášíme naše nejlepší tipy!
Aktivní upomínka
Přibližně 15-7 dní před splatností platby zašlete zákazníkovi přátelskou a zdvořilou upomínku. K tomuto e-mailu nebo dopisu přistupujte jako ke „zdvořilostní výzvě“.
Začněte slovy „Pro vaše pohodlí“, abyste dali najevo, že se nejedná o otravný e-mail, ale pouze o vstřícné gesto. Všichni víme, jak zaneprázdněný může být život malých podnikatelů!
Zachovejte osobní a přátelský charakter e-mailu a uveďte odkaz na fakturu a možnosti platby.
Příklad jazyka:
Vážená paní Jano,
pro Vaše pohodlí jsem Vám chtěl zaslat rychlou připomínku, že se blíží splatnost faktury č. 453 (datum).
Zaplatit můžete prostřednictvím našich webových stránek (odkaz) nebo služby PayPal (odkaz).
Přeji vám krásný zbytek týdne a těším se, že s vámi budeme brzy opět obchodovat!
S pozdravem,
Michael
První dopis po splatnosti
Hned první den, kdy je platba po splatnosti, zašlete první inkasní e-mail. Je důležité, aby zákazník věděl, že jste si vědomi jeho prodlení, a celkově zcela na vrcholu svých pohledávek. Postupem času tato politika okamžitých opatření naučí vaše zákazníky upřednostňovat vaše faktury. Většina plateb po splatnosti je jednoduše způsobena neorganizovaností nebo upřednostňováním delších lhůt splatnosti – nikoliv zlým úmyslem. Váš první dopis po splatnosti jako takový by měl být pevný, ale stále srdečný. Použijte formálnější jazyk, abyste dali najevo svůj vážný záměr a aby se z opožděné platby nestala osobní záležitost. Abyste se vyhnuli defenzivě nebo napětí, nadhoďte problém jemně slovy „váš účet u nás se nyní jeví jako po splatnosti“. Nezapomeňte uvést fakturu, na kterou odkazujete, datum její splatnosti a krátké připomenutí vašich platebních zásad. „Jak víte, naše platební podmínky jsou 30 dní od data vystavení faktury“. První dopis po splatnosti je ideální příležitostí upozornit na případné poplatky z prodlení, které vaše společnost může vyměřit k celkové částce. V dopisech po splatnosti vždy uvádějte možnosti platby, abyste na ně mohli co nejrychleji reagovat. Na tuto upomínku o zaplacení navažte telefonátem. Pokud je to možné, rozhovor si nahrajte pro přesnou evidenci. Pokud na první e-mail nepřijde žádná odpověď, pošlete jej znovu po 45-50 dnech.
Příklad jazyka:
Vážená paní Jano,
Toto je přátelská upomínka o zaplacení, protože váš účet u nás se nyní jeví jako po splatnosti.
Rádi bychom Vás neprodleně upozornili na následující fakturu (faktury):
Faktura č. Datum splatnosti Částka
Možnosti platby: naše webové stránky (odkaz) nebo PayPal (odkaz)
Budeme Vám velmi vděčni, pokud nám sdělíte stav této platby. V případě jakýchkoli dotazů ohledně zůstatku na vašem účtu nám prosím neváhejte zavolat.Jak víte, naše platební podmínky jsou 30 dní od data vystavení faktury a v případě, že platbu neobdržíte do 40 dnů od data vystavení, je na váš účet účtován poplatek z prodlení ve výši 5 %.
Děkuji Vám za pozornost, kterou této záležitosti věnujete, a za Vaši další spolupráci.
S pozdravem,
Michael
List po splatnosti 60 dní
Pokud je faktura po splatnosti 60-90 dní, pravděpodobnost úspěšného vymáhání může dramaticky klesnout. V tomto období je velmi důležité zaslat silnou sérii e-mailů a pilně sledovat telefonáty. U faktury, která je více než 60 dní po splatnosti, je méně pravděpodobné, že je způsobena prostou dezorganizací, pravděpodobnější je, že se jedná o skrytý problém. Je důležité, aby tento dopis po splatnosti byl pevný, obsahoval tučná slova a formální jazyk. Do e-mailu zahrňte další zaměstnance společnosti, včetně nejvýše postaveného správce, jehož e-mail můžete najít. Zvažte také zaslání jednotlivých e-mailů ostatním členům oddělení.
Vaše pole předmětu může začínat slovy „DŮLEŽITÉ“ nebo „Vyžaduje okamžitou pozornost“ nebo „Je třeba přijmout opatření“.
Namísto přístupu „upozornění“ buďte přímí: „píšeme vám, abychom vás informovali, že váš účet je nyní 60 dní po splatnosti“. Uveďte výrazy jako „okamžitá pozornost“ nebo „naléhavá záležitost“.
Upozorněte je, že jim zavoláte a budete pokračovat v dalším postupu. Je užitečné jim připomenout, že jste také firma, a proto uveďte formulace jako „naše čtvrtletní finanční potřeby vyžadují, aby byly všechny účty uhrazeny v plné výši“. Připomeňte zákazníkovi, že vzhledem k obchodním zásadám nebudete moci pokračovat v obchodování se zákazníkem, který je aktuálně po splatnosti nebo má dva případy, kdy byl více než 60 dní po splatnosti.
Vzhledem ke snížené pravděpodobnosti úspěšného vymáhání po 90 dnech by následné e-maily k vašemu dopisu o 60 dnech po splatnosti měly obsahovat nabídku vypracovat splátkový plán nebo mu pomoci najít možnosti úvěru prostřednictvím Fundera nebo Kabbage.
Příklad jazyka
DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ
Vážená paní Jano,
Tímto Vás informujeme, že Váš účet je nyní 60 dní PO splatnosti za fakturu č. 345.
Tato záležitost vyžaduje Vaši okamžitou pozornost. Uhraďte prosím platbu co nejdříve.
Faktura č. Datum splatnosti Částka + 5% poplatek z prodlení, datum vyměření
Možnosti platby: naše webové stránky (odkaz) nebo PayPal (odkaz)
Prosíme, informujte nás o aktuálním stavu této platby. Pokud máte jakékoli dotazy týkající se této faktury nebo zůstatku na vašem účtu, neprodleně nám zavolejte
Pokračujeme v kontaktu s vámi, abychom tuto záležitost vyřešili.
Jak je uvedeno ve smlouvě, platební podmínky jsou netto 30. Upozorňujeme, že podle našich obchodních zásad nemůžeme pokračovat v obchodování s klientem, který je aktuálně po splatnosti nebo který byl více než 60 dní po splatnosti.
S pozdravem,
Michael
90 dní po splatnosti dopis
Faktury, které jsou 90 až 120 dní po splatnosti, se vymáhají podstatně obtížněji. Vaše upomínky o zaplacení faktur této kategorie by měly být poměrně důrazné, formální a měly by využívat taktiky, které upoutají jejich pozornost, jako je tučný text nebo zvětšené písmo. Uveďte důsledky jejich jednání a vaše četné pokusy o kontakt. Do e-mailu zahrňte i další zaměstnance společnosti, včetně nejvýše postaveného administrátora, u kterého najdete e-mail.
Jazyk příkladu:
Žádá o okamžité jednání
Vážený Jene,
Tento dopis je důležitý a vyžaduje vaši okamžitou pozornost. Přestože jsme Vám zaslali několik upomínek, neobdrželi jsme od Vás žádnou odpověď ohledně Vašeho účtu s vážnou splatností. Domníváme se, že jsme Vám poskytli dostatek času a byli jsme k Vám více než trpěliví. Proto se domníváme, že nám nezbývá nic jiného, než tento dluh odepsat z našeho účetnictví a vykázat jej jako „ztrátu z nedobytných pohledávek“ na finančním úřadě prostřednictvím podání 1099-C. Tomu se můžete vyhnout tím, že ještě dnes poukážete platbu v plné výši. Pokud neobdržíme Vaši platbu do pěti dnů, budeme muset jednat.
Prosíme, abyste nás neprodleně kontaktovali, pokud chcete nastavit splátkový kalendář.
Následující faktura (faktury) vyžadují Vaši okamžitou pozornost:
Faktura č. Datum splatnosti Částka + 5% poplatek z prodlení, vyměřené datum
Možnosti platby: naše webové stránky (odkaz) nebo PayPal (odkaz)
Jak je uvedeno ve smlouvě, platební podmínky jsou net 30. Upozorňujeme, že podle našich obchodních zásad nemůžeme pokračovat v obchodování s klientem, který je aktuálně po splatnosti nebo který byl více než 60 dní po splatnosti. Upřímně doufáme, že tuto záležitost vážně zvážíte.
S pozdravem,
Michael
Finální dopis po splatnosti
U faktur nad 120 dní po splatnosti stále existuje určitá šance na inkaso, a proto se zaslání další komunikace stále vyplatí. Zahrňte důsledky jejich jednání (odepsání nedobytných pohledávek, kreditní skóre) a také formulaci, která je informuje o tom, že podniknete příslušné kroky k nahlášení jejich závažné delikvence: inkasní agentuře a BBB.
Používejte tučné výrazy jako „závažná“ a „delikvence“. Pokračujte v uvádění dalších zaměstnanců společnosti v e-mailech.
Příklad jazyka:
OZNÁMENÍ: VÁŠ ÚČET JE SEVERELY DELINQUENT
Vážená paní Jano,
Tento dopis je důležitý a vyžaduje Vaši okamžitou pozornost. Přestože jsme Vám zaslali několik upomínek, neobdrželi jsme od Vás žádnou reakci ohledně Vašeho účtu, který je vážně po splatnosti. Domníváme se, že jsme Vám poskytli dostatek času a byli jsme k Vám více než trpěliví. Proto:
-
Domníváme se, že nám nezbývá nic jiného než předat Váš účet do rukou naší inkasní agentury.
-
Tento krok bude mít vliv na úvěrový rating Vaší společnosti.
-
Pokud platbu neobdržíte, můžeme ji také nahlásit I.R.S. jako „ztrátu z nedobytné pohledávky“ s formulářem 1099-C.
Pokud si přejete nastavit splátkový kalendář, neprodleně nás kontaktujte.
Následující faktura (faktury) je (jsou) vážně po splatnosti:
Faktura č. Datum splatnosti Částka + 5% poplatek z prodlení, vyměřené datum
Možnosti platby: naše webové stránky (odkaz) nebo PayPal (odkaz)
Jak je uvedeno ve smlouvě, platební podmínky jsou net 30. Upozorňujeme, že podle našich obchodních zásad nemůžeme pokračovat v obchodování s klientem, který je aktuálně po splatnosti nebo který byl více než 60 dní po splatnosti. Upřímně doufáme, že tuto záležitost vážně zvážíte.
S pozdravem,
Michael
Můžete použít náš nástroj pro vymáhání pohledávek k automatickému rozesílání vysoce účinných platebních upomínek svým zákazníkům (FG Receivables Manager).
Sleduje odeslané e-maily v historii kontaktů se zákazníky a zaznamenává případné telefonáty. Budete moci zjistit, zda zákazník otevřel nebo kliknul na váš e-mail. E-maily ve Správci pohledávek FG mají také podrobné zobrazení faktur a možnost přijímat platby.
.