Oddělení ministerstva práce pro mzdy a hodiny a zákon o spravedlivých pracovních standardech nařizují podnikům vést záznamy o výplatách a další dokumentaci o zaměstnancích. Také daňový úřad (Internal Revenue Service) vyžaduje, abyste uchovávali mzdové záznamy všech současných zaměstnanců po dobu minimálně šesti let po skončení pracovního poměru. Zaměstnavatelé musí vést záznamy o odměnách a volnu.
Jaké záznamy o výplatách jsou zaměstnavatelé povinni vést?
Většinu záznamů požadovaných zákonem byste běžně vedli v rámci podnikání, takže splnění požadavků by nemělo vyžadovat mnoho dalších kroků. Zkontrolujte záznamy, které již vedete, abyste se ujistili, že jste v souladu s požadavky IRS a FLSA.
Záznamy lze vést v jakékoli formě, včetně elektronické. Pro všechny neosvobozené zaměstnance a zaměstnance, na které se vztahují požadavky na minimální mzdu, budete potřebovat:
- Osobní údaje, včetně jména zaměstnance, adresy bydliště, povolání, pohlaví, a datum narození, pokud je mladší 19 let
- Hodinu a den, kdy začíná jeho pracovní týden
- Celkový počet hodin odpracovaných každý pracovní den a každý pracovní týden
- Celkový denní nebo týdenní přímý-časový výdělek
- Pravidelná hodinová mzdová sazba za každý týden, kdy je odpracována práce přesčas
- Celková mzda za práci přesčas za pracovní týden
- Celková mzda vyplacená za každé výplatní období
- Datum výplaty a výplatní období, kterého se týká.
Zaměstnanci, kteří nejsou osvobozeni od mzdy
Zaměstnancům, kteří nejsou osvobozeni od mzdy, musí být vyplácena alespoň minimální mzda a za všechny hodiny odpracované nad 40 hodin týdně jim musí být vyplacena mzda za práci přesčas. Od 30. listopadu 2016 může být zaměstnanec osvobozen, pokud je mu vyplácena mzda ve výši alespoň 455 USD týdně a pokud vykonává určité pracovní povinnosti. Tyto povinnosti jsou obvykle administrativní, výkonné nebo v oblasti řízení.
Přímá mzda je ta, která je vydělávána během prvních 40 hodin v pracovním týdnu.
Osvobození zaměstnanci
Záznamy požadované pro osvobozené zaměstnance se liší od záznamů pro neosvobozené zaměstnance a zvláštní informace jsou vyžadovány pro zaměstnance v domácnosti, pro zaměstnance pracující v neobvyklých mzdových režimech, pro zaměstnance, kterým je poskytováno ubytování nebo jiné zázemí, a pro zaměstnance, kteří získávají nápravné vzdělání. Pokud některý z vašich zaměstnanců spadá do těchto kategorií, poraďte se s právníkem.
Formuláře, které musíte uchovávat
Kromě výplatních pásek byste měli pro každého zaměstnance uchovávat několik dalších dokumentů.
- Podepsanou kopii jeho formuláře W-4, na kterém jsou uvedeny federální srážky. Zaměstnanci mohou tento formulář kdykoli změnit, proto se ujistěte, že máte k dispozici nejnovější formulář.
- Kopie všech formulářů, na kterých zaměstnanec schválil srážky ze mzdy, včetně benefitů a zvláštních darů, jako je United Way nebo jiné charitativní organizace.
- Kopie originálu žádosti zaměstnance a všech podpůrných dokumentů, jako je životopis nebo výpis z rejstříku.
- Záznamy o změnách mzdových úrovní, včetně povýšení nebo degradace, a důvody těchto opatření.
Jaký je nejlepší způsob uchovávání záznamů o výplatách?
Záznamy o výplatních páskách, včetně těch, které dokumentují všechny odpracované hodiny, změny mzdového statusu a mzdové sazby, by měly být vedeny v samostatném souboru pro každého zaměstnance.
Musíte také uchovávat záznamy o všech změnách provedených ve mzdách a benefitech zaměstnanců, včetně souhlasů zaměstnanců. Ve spisu musíte mít písemný souhlas s jakoukoli srážkou ze mzdy zaměstnance s výjimkou daní FICA a exekucí.
Kdo smí nahlížet do záznamů o zaměstnancích?
Většina podniků uchovává záznamy o zaměstnancích v uzavřeném prostoru a povoluje k nim přístup pouze osobám, které by do nich mohly potřebovat nahlížet vzhledem ke svému pracovnímu zařazení nebo pozici. Určete, kteří zaměstnanci společnosti mohou nahlížet do záznamů o zaměstnancích. Přístup mají obvykle pouze pracovníci personálního oddělení a manažeři a vedoucí pracovníci nad určitou úrovní.
Záznamy o zaměstnancích by nikdy neměly být vynášeny ze spisovny. Ve velmi malé firmě můžete tyto záznamy uchovávat ve své osobní kanceláři nebo v kanceláři účetního, pokud má vlastní oddělený prostor. Zaměstnanci by měli mít možnost nahlížet do svých záznamů, ale možná budete chtít, aby někdo zůstal v místnosti s pracovníkem, když si prohlíží svou dokumentaci.
Pokud máte více než několik zaměstnanců, možná budete chtít vytvořit zásady přístupu k osobním spisům, aby pracovníci personálního oddělení věděli, jak reagovat na žádosti.
Různí federální a státní auditoři mohou mít povolen přístup k dokumentaci zaměstnanců pro účely auditu. Než auditorovi umožníte přístup k záznamům zaměstnanců, můžete si vyžádat povolení.
Advokátům zastupujícím zaměstnance v soudních sporech může být v určitých specifických případech umožněn přístup. Před povolením nahlížení do záznamů by měl požadavek advokáta ověřit vedoucí pracovník nebo právní zástupce společnosti a i v tomto případě může být nutný soudní příkaz nebo předvolání.
.