Office 365 を展開した組織で有効にすると、Microsoft Flow は、コネクターを使用してアプリケーションと多くの異なるサービス間の自動ワークフローを作成する能力をエンドユーザーに提供します。 Microsoftのアプリケーションと、増え続けるサードパーティーのサービスは、一緒にリンクすることが可能です。 Microsoft Flowは、シンプルなワークフローから複雑なワークフローまでを作成することができ、ワークフローのニーズに沿った効率的なビジネスを実現することができる。
このブログ投稿では、データをキャプチャする Microsoft Form を接続し、収集した情報を SharePoint リストに入力するために、シンプルな Microsoft Flow を使用する方法を紹介します。 この例の SharePoint リストは、Office 365 Group の一部であるリストです。 Microsoft Forms に馴染みのない方は、Office 365 のサブスクリプションに含まれている非常に使いやすいアプリケーションです。 組織で有効にすると、投票、調査、クイズを簡単に作成できます。
Microsoft Forms には、SurveyMonkey や TypeForm のような、より高度な機能がない場合もあります。 Office 365 で確かなことは、変化です。 今後、フォームの機能が増えていくことは間違いないでしょう。 Microsoft Flow には何百ものコネクタがあるので、今すぐ高度な機能が必要な場合は、SurveyMonkey のフォームや TypeForm を SharePoint リストに接続することもできます。 この記事で紹介するサンプルフォームは、すべて同じ SharePoint リストに入力されます。
私はよく、中小企業の Office 365 グループにおけるガバナンスの重要性を強調します。 Office 365 はユーザー コラボレーションのためのツールキットですが、完全に自由裁量でグループを作成することは、ベスト プラクティスではありません。
この投稿で使用している例では、Office 365 Group へのリクエストが背景になっています。 フォームがグループ リクエストに関する情報を収集し、フローが結果をプルして SharePoint リストに保存し、IT 部門がレビューと承認を行うことができます。
TIP: 要求されたグループをレビュー、承認、および作成できる特定のユーザーを選択することをお勧めします。 Microsoft では、Office 365 グループを作成するユーザーを制御したい理由について、いくつかの詳細を提供しています。
Step 1: Microsoft Form を作成する
以下のビデオでは、Microsoft Form を作成する簡単な手順を説明しています。 フォームが組織で有効になっている必要があります。 フォームを作成した後、フォームのフィールドと一致するSharePointリストを作成し、ステップ3では、Microsoft Flowを使用してフォームとリストを接続します。
これは私の Microsoft Form Embedded です。
私のサンプル Microsoft Form へのリンクです。
Microsoft Form を作成するのはとても簡単です。 カスタム画像を追加したり、テンプレートを使用して、非常にプロフェッショナルな外観にすることができます。 次に紹介するのは TypeForm で、こちらも非常に簡単に作成できます。 このページには、そのバージョンを埋め込んでいます。 次のステップでは、Microsoft Flowを使って、Microsoft FormとTypeFormの両方をSharePointのリストに接続します。
私のサンプルのTypeFormへのリンクです。
ステップ 2: SharePoint リストの作成
フォームの準備ができたので、Microsoft Flow がフォームからリストに同期するデータを受け取るために SharePoint リストの準備をする必要があります。 この投稿で先に述べたように、既存の Office 365 グループ サイト内に存在するリストを作成するつもりです。 この例では、新しい List を作成し、Form のフィールドに一致する列を作成することにします。
ステップ 3: フォームを SharePoint リストにリンクする
Microsoft Form (私の場合は TypeForm も) と SharePoint リストがグループ サイトにあるので、フォームで集めたデータを Microsoft フローを使って SharePoint リストに引っ張ってくることができます。
Microsoft Forms や TypeForm、その他のフォーム サービスでは、収集したデータに接続し、表示し、レポートするためのオプションが用意されており、通常そのデータを Excel にエクスポートすることができます。 この例では、フォームフィールドで収集したデータをSharePointのリストに移動して、プロセスを自動化します。 このSharePointリストは、フォーム上の質問からデータを取得するためのExcelデータダンプのように動作しています。 SharePoint の威力は、データがリストに格納された後に何ができるかにあります。 この記事では詳しく説明しませんが、SharePoint リストにデータが入力された後にトリガーするフローを追加作成することができます。 例えば、承認プロセスや、緊急と定義されたアイテムがチームのチャンネルにプッシュされるようなものです。 たくさんのオプションがあります。
この次のビデオでは、Microsoft Flow を使用します。 その考え方は、ユーザーがリストを作成するアクセス権を持っているならば、そのリスト データでより良く作業する方法と、他のデータ ソースからデータを収集し作業するためのより良い手段を提供しない手はない、というものです。 PowerApps は、モバイル アプリを作成するためのツールで、SharePoint Forms を変更するための手段を提供します。 PowerApps を使用すると、SharePoint のリストに直接アイテムを追加するときにユーザーが体験する外観や操作性を変更することができます。 PowerAppsは、InfoPathフォームの代替品と考えられています。 もし、現在使用しているInfoPathフォームをPowerAppsに変換したい場合は、このブログ記事から始めることをお勧めします。 PowerAppsを使う必要はありませんし、この記事では使っていませんが、既成概念にとらわれずに考えれば、今回構築したフローや類似のフローにPowerAppsを活用するメリットや理由があるかもしれませんね。
この3つのステップでは、Microsoft 365 Web アプリ (Microsoft Forms) と、表示しませんでしたが、私の TypeForm にも接続してデータを収集しました。そのプロセスは同じでしたが、TypeForm と Microsoft Forms のコネクタから始まりました。 Office 365 Group サイトに基本的な SharePoint リストを作成し、Microsoft Flow を使用してデータを収集し、SharePoint リストに情報を入力しました。
Microsoft Flow は、ユーザーがワークフローを自動化する方法を、シンプルで簡単に変えることができます。 完璧ではないので、Microsoft Flow の制限事項についての率直なフィードバックをお伝えしたいと思います。 Flowは、Office 365の多くのツールとともに、毎月改良が続けられています。 プロを目指す方は、Microsoft Flow コミュニティでヒントを探してみてください。