顧客や同僚への次のプレゼンテーションを間近に控え、配布資料を含めることをお考えでしょうか。 素晴らしいアイデアです。 配布資料というと講義を連想される方も多いと思いますが、企業環境において配布資料は試行錯誤を重ねたツールであり、聴衆があなたのプレゼンテーションをより深く、より持続的に理解することを可能にします。 ビジネスミーティングであれ、トレーニングコースであれ、適切な方法で配布された資料は、ポイントを強調し、プレゼンテーションをサポートします。 しかし、何を記載し、どのような形式で、どのように構成し、プレゼンテーションのどの時点で配布するかを決定するのは難しいことです。 このブログ記事は、暗闇に光をもたらすことを目的としています。本当に良い配布資料とは何か、自信を持って自分の資料を作成する方法について徹底解説します。
配布資料は単にスライドのタイトルを要約したものではなく、個々のトピックを要約し、中核概念や中心的な洞察を示す参考資料として、より詳細なものにすることが可能です。 それは、あなたのプレゼンテーションの最も重要な側面を手軽なテキスト形式で組み合わせたものです。 それはあなたの議論を要約するだけでなく、スライドにかかる圧力を軽減することができます。 配布資料は、配布するタイミングによって、聴衆に3つの主な利点を提供します。
- 参加者はプレゼンテーション中に言われたことを追うことができる
- リスナーは自分のメモを追加できる
- 聴衆はあなたのアイデアの大枠を得る
配布資料は、すっきりとしたプレゼンテーションを作成できるだけではなく、オーディエンスにポイントをよく理解させ、後でそれを覚えてもらうことが可能になることを意味します。 また、実際のプレゼンテーションを聞き逃した人に、あなたの主張を伝えるのにも非常に便利です。
効果的な配布資料を作成する
したがって、配布資料が聴衆、プレゼンテーション、そしてあなた自身にとって非常に有用であることは明らかです。 何をすべきかがわかれば、作成は比較的簡単です。 もちろん、それでも時間がかかりますので、その分の余裕は必要です。 最後の瞬間に配布資料をこねくり回すのは、ストレスがたまるだけでなく、あなたのプロ意識を損ない、気づかれないので、逆効果になる可能性があります。 まず基本的なことを押さえておけば、あとはハンドアウトをもとに段階的にプレゼンテーションを展開することができます。
明確かつ簡潔：配布資料を構成する方法
デザインに関するほとんどのことと同様に、「少ないことは多い」というモットーは配布資料にも非常に効果的に適用されます。 具体的には、文章全体を省いて、キーポイント、略語、矢印、記号を利用することです。 配布資料はA4で2ページ以内が理想的です。
プレゼンテーションからの重要な情報に加えて、配布資料には次のようなものが必要です。
- 基本的な情報、おそらくハンドアウトの左上隅に、プレゼンテーションの場所やスピーカーの名前とタイトルなど
- 日付、おそらく右上隅に
- 簡潔な見出し-できればプレゼンテーションのタイトル-中央に
- フッターのページ番号
- 明確な構造。 プレゼンテーションの個々の見出しに基づいて
- ArialまたはTimes New Romanなどの標準フォントを使用して一貫したページレイアウト
特にプレゼンテーション中に配布する場合は、配布物の構造はプレゼンテーションの構造に従う必要があります。 自分の主な主張をサポートするポイントに限定するのがベストです。 配布資料の小項目はできるだけシンプルにし、あまり詳しく書きすぎないようにしましょう。 配布資料を視覚的に訴えるものにするには、フォントを考えるのが有効です。 明確な標準フォントを使用することに加え、前述のように、ヘッダーとフッターのフォントサイズを統一し、主要部分よりも小さくするようにしましょう。
TIP: 配布資料に聴衆が独自のメモをするための領域を作成しましょう。
配布資料の内容 – 短く、要領よく
配布資料のレイアウトを決定し、キーポイントを入力し、大まかなアウトラインを作成しました。 今度は、個々のポイントを拡大し、配布資料のメインコンテンツを作成する番です。 その前に、対象者が自分のプレゼンテーションのトピックについて、どの程度の背景知識を持っていると想定できるのかに注目しましょう。 聴衆を念頭に置くということは、聴衆のレベルに合わせて配布資料を作成するということです。専門用語があると話が散漫になってしまうので避け、特定の分野に詳しい聴衆を前にしたときには専門用語を盛り込みましょう。 このように、あなたの聴衆の完全な注意を保持します。
TIP: あなたのプレゼンテーションの開始時に聴衆の好奇心を喚起するには、導入として明るい引用、ことわざや質問（あなたがやや挑発的にすることを選択した）を含めることができます – これはあなたの配布物の最初の段落を形成することができる。
配布資料の追加情報
上記で説明した配布資料の主な要素は、あなたが選んだ追加情報によって補完することができます。 これには、写真やグラフィックも含めることができます。 トピックによっては、視覚的な要素によって主な論点を本当に明確にし、補足し、物事をまとめることができます。 しかし、原則として、写真やグラフィックは配布資料のスペースを取りすぎるため、プレゼンテーションのスライドに留めるのが得策です。 コストと利益は、個々のケースで比較検討する必要があります。
また、配布資料には連絡先を記載しておくとよいでしょう。 プレゼンテーションの種類と目的に応じて、会社の住所や電話番号も記載するとよいでしょう。 配布資料が数ページで構成されている場合、連絡先の詳細をヘッダーに置き、すべてのページに表示されるようにすると便利です。 他のソースからの引用や情報を使用している場合、配布資料に短い参考文献を含めると便利です。
TIP: 配布資料の終わりには、議論を刺激するための質問や考察を含めることができます。 これは、プレゼンテーションの後に質疑応答セッションを実施したい場合に特に便利です。
シンプルかつ迅速。 PowerPointで配布資料を作成する
時間がないとき、PowerPointには数分で配布資料を作成できる機能があります。 配布資料の作成」機能を使用すると、PowerPoint のプレゼンテーションを Microsoft Word に転送し、そこで適合させて印刷用に最適化することができます。 数回のクリックで、配布資料に表示するプレゼンテーションのスライドを選択することができます。 スライドの枚数も簡単に調整でき、必要に応じてテキストをカットしたり、拡大したりすることができます。 また、配布資料にメモ用の余白、ヘッダー、フッターを付けるかどうかも決められます。 あなたのPowerPointプレゼンテーションは、この全体のプロセスの間に変更されないままである。 配布資料を印刷するオプションに加えて、Word または PDF ドキュメントとして Word で直接保存することもできます – 聴衆が配布資料をデジタルで利用できるようにする簡単な方法です。 あなたの特定のプレゼンテーションのためのタイミングを決定するために、それはタイミングがあなたの聴衆に影響を与える方法を理解するのに役立ちます：
- プレゼンテーションの前に配布。 このケースでは、あなたの聴衆の少なくともいくつかは、配布資料に目を通し、先に読んでいることを期待する必要があり、彼らは任意の時点で次に何があるかを知っていることを意味します。 これは時に聴衆の集中力が途切れることを意味しますので、このオプションが適切であるかどうか慎重に検討する必要があります。
- プレゼンテーション中に配布：視覚的な説明やあなたの議論を強調する手段として、サポートとして有用な時点で配布してください。 このオプションを選択した場合、あなたの連絡先を含めることを忘れないでください。 配布資料を電子的に送信する場合は、PDFがよいでしょう。 状況や受取人によっては、フッターに著作権を追加するのが望ましいかもしれません。
どのタイミングで配布するにしても、よく準備された配布資料は、プレゼンテーションをサポートする効果的なツールとなり、あなたと聴衆の両方にとってガイドと記憶の補助として機能します。 正しく使用することで、聴衆の興味と関心を高め、明確でプロフェッショナルなプレゼンテーションを行うことができます。
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