イベントを企画している場合、そのイベントを実現するために欠かせないステップ、それはイベント予算の作り方です。 幸いなことに、この作業は繰り返し行うことができるので、予算の基本的な枠組みを簡単に作成し、途中で編集し、おそらくすでに持っているツールを使用して、それを一緒に作ることができます。 それはイベントの予算を作成するために困難と有限であると思われるかもしれませんが、限り、あなたは現実的であり、緊急事態の場合にはパディングで構築されているものを作るように、あなたはすべてのset.5135>
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- 使用スプレッドシート – あなたはそれがあなたの予算の常に現在のバージョンを参照する必要があります誰もが非常に簡単であるとして我々はこのルートを使用するにはGoogle Sheetを使用することをお勧めしています。
- イベント予算管理ソフトウェアを検討する – 非常に複雑な予算を作成する場合
- 詳細ごとに項目を追加する
- 締切日を把握する – 支払期限 (遅れると追加コストが発生します)
- 予想金額と実際のコストを追加し、予算オーバーかどうかを確認する
何のための予算なのですか?
イベントの予算を立てるための最初のステップは、コストが発生する可能性のあるイベントの各部分を把握することです。 イベントのすべての部分を含めることによって、単にイベントの大きな部分を含むものと比較して、より正確な予算を得ることができます。 これは予備的なステップであり、ベンダーと話し、予算についてより正確な情報を得るにつれて、改良を続けることができます。
予算編成ツールは派手である必要はなく、空のGoogleシートを開いて予算項目を入力するだけでこのステップを開始できます。
Item
これは、イベント予算の各個別項目用です。 イベント予算の項目をリストアップするときは、できるだけ具体的にしてください。 あなたが支払うことになるすべての単一の項目を分解します。 項目をひとまとめにしないでください。 例えば、アルコールと食品を一緒にグループ化することは理にかなっているように見えるかもしれませんが、いくつかの問題を引き起こす可能性があります。 例えば、アルコールと食品を一緒にしてしまうと、後で変更したり、項目を削ったりする必要が生じたときに、問題が生じる可能性があります。 例えば、食事とアルコールの項目に100ドル追加したいとします。 そのお金は、どちらに向かうのでしょうか？ 大切なのは、イベントの予算を立てるときはできるだけ細かく、各項目を分けて考えることです。
Description
Description はイベント予算には絶対に必要です！詳細であればあるほどよいでしょう。 イベントに必要なアイテムには、詳細な説明を加えましょう。 これは、予算が、各項目が何であるかを知らない組織の誰かに承認される必要がある場合に、含めるべき重要な欄です。 もしその人が直接企画に携わっていなければ、イベントを実現するためにその項目がどれだけ必須なのか、あるいは必須でないのかがわからないでしょう。 説明を加えることにより、なぜそれが必要なのか、何が必需品なのかを明確にすることができます。
必要な量
数量は予算編成で大きな役割を果たします。 数量を増やすと、すぐに予算を使い果たしてしまいます。 一方、不要なものを排除すれば、予算はすぐに補充されます。 イベントの前に必要と思われるものを追跡し、実際に使用した量を記録することは、将来のイベント予算がどのように見えるかを形成するのに役立ちます。
見積もりコスト
コストは変動しますが、大体の数字を知るだけでも、イベントにどの程度の予算が必要かを理解するのに役立ちます。 次のステップでは、正確な予算を立てるために、見積もりコストを実際のコストにできるだけ近づける方法に取り組みます。
Actual Cost
その名前が示すように、この列では項目の実際のコストを追跡します。 このステップは、コストがどのように増加 (または減少) しているかを理解するために、将来の予算編成セッションで非常に重要です。
How To Research Event Budget Costs
さて、イベント予算の基礎ができたので、見積もりコストを実際のコストに近づけることに集中できます。 このような場合、「ディアボロス」は、「ディアボロス」を「ディアボロス」と呼びます。 使用された項目と、参加したゲストの人数を調べます。 今年度、イベントの規模が拡大することが予想される場合は、乗数を使用して、予算の中ですべてを比例させることが重要です。 過去のデータをもとに、ベンチマークとなる予算を設定しましょう。
ベンダーに働きかける
ベンダーのウェブサイトや電話から直接予算の詳細を入手することで、さらに一歩踏み込むことができます。 ほとんどのベンダーは、あなたが探している予算のより良いアイデアを与えるために、一般的な数字を提供することができます。
ベンダーやサプライヤーに電話して価格を確認することは、必ずしも最短のプロセスではありませんが、コストの現実的な見積もりを得るのに役立ちます。 ベンダーと接続したら、イベントのニーズについてできるだけ多くの詳細を与え、コストとそのコストに含まれるものを尋ねます。 あなたがチップ、サービス料、または税金のような省かれている可能性のあるコストがあるかもしれません。 ベンダーはあなたに可能な限りコストの内訳のように徹底した与えることを確認してください。 ベンダーからの各引用符の各行項目を通過し、どのベンダーがあなたのイベントのために最善を動作します把握する。 もちろん、常にあなたのビジョン、予算に合ったベンダーを選択し、あなたが一緒に働くのが大好きです。 彼らは最低のbid.
Time to Get Real: Estimating The Costs
Now that you have a general idea of what to expect when it comes to costs, it’s time to figure out the line items.これは、あなたが費用に来るとき、それはラインアイテムを把握する時間です。 イベントのライフサイクルを通して、途中でお金がかかる可能性のあるものは何か、考えてみてください。 会場費、飲食費、音響機器費などの高額なものだけではありません（これらはリストアップしておく必要がありますが）。 税金、手数料、チップ、マーケティング、旅費など、もっと小さなコストについても考える必要があります。 小さなコストは、フロントエンドでそれらを考慮しない場合、あなたの予算を食い尽くすことになります。 イベントのためのルーム ブロックはありますか。 チーム全員を飛行機で送り出すにはいくらかかりますか? また、到着後、会場までタクシーで100ドルかかるのでしょうか？ チームの1日の食事代はいくらですか。
- スペースによってコストが異なる可能性はありますか。
- 高級ホテル
- ボールルーム
- 小規模なブレイクアウト ルーム
- F&B、AV、無線LAN、オンサイト サポートがすべて含まれたミーティング スペース
マーケティング。 どのようなイベントマーケティング費用が発生しますか。 Facebook広告、従来のマーケティング、景品、コンテストの賞品などの予算は設定されていますか。
これらの項目のすべてが予算内に収まるとは限りませんが、さまざまなイベントを計画している場合は、心に留めておく価値があります。
「雨の日」資金はいくら必要か
- 予期せぬコストに備えて予算を積み立てる（私は通常、念のため 15% を組み入れます）
- 変動費の中で最大のものは何ですか
- キャンセル料：誰もイベントをキャンセルしたくないですが、どうしてもキャンセルする場合、最終的にはどんな費用がかかる可能性がありますか
- 最悪の場合のシナリオ!
Top 10 Tips For Making A Budget
Do not procrastinate creating your budget.Of The worst cases of the absolute worst things that could happen and plan accordingly.
イベントの焦点を定めます。 それとも、おいしい料理を食べて帰ってもらいたいですか？ あなたのゴールは何ですか？ なぜイベントを開催するのですか。 優先順位に従って資金を配分します。
詳細を追加すればするほど、予算はより正確なものになります。 1つの小さな項目を無視することは、予算不足または予算超過の違いになる可能性があります。 たとえば、選択した会場によって、AVのコストが変わる可能性があります。 特に、会場に組合のスタッフが必要な場合は、この傾向があります。
会場の選択肢をすべて検討する。 新しい会場の中には、複数のイベントベンダーに依頼する手間を省くために、ワンストップのイベントショップに変身しているところがあります。 これらの新しい会場では、長期的にはかなりの金額を節約できる可能性があります。 もちろん、時間も節約できます。 ただ、このワン・サイズ・フィットのアプローチが、あなたのイベントに対するビジョンに合っているかどうかは、確認してください。
Don’t not underprice an item to make your budget look pretty. 何かを安くすることは、紙面（または画面）ではよく見えるかもしれませんが、イベントが実現したときに最終的に損をすることにつながります。
雨の日の資金は緊急時のみに使用する。 セーフティネットを使って、メニューを豪華にしたり、装飾を追加したりしたくなることもあるかもしれません。 しかし、軽薄なもののためにバックアップ資金を浸すことは、本当の大惨事がstrikes.
あなたの研究を行う場合、スクランブルにあなたを残す可能性があります。 あなたは会場、ケータリング会社、およびAV会社を研究する際に時間を入れた場合、あなたはたくさんのお金を節約することになるかもしれません。 それは退屈かもしれませんが、あなたはすべてのあなたのoptions.
Makeを比較したときに最高のお得な情報を見つける誰もが同じページにあることを確認してください。 あなたがあなたの予算を作成した後、あなたはそれがイベントに関与するすべての人に共有することを確認してください。 あなたはいくら使いたいのかわかっていても、チームの他のメンバーは違う考えを持っているかもしれません。 チーム全員が同じ考えを持っている必要があります。
お金を使うことを恐れないでください。 お金があれば、常に最も安い選択肢を選ぶ必要はありません。 確かに、驚くほど低予算の領収書を上司に見せれば報われるかもしれませんが、商品の品質も重要なのです! しかし、アイテムの品質も重要です！あちこちに少し余分にお金を追加すると、平凡なイベントと素晴らしい経験の違いになることがあります。 あなたのイベントを向上させるのに役立つとわかっているベンダーに投資してください。
お金を使うことは、イベント計画の中でストレスのたまる部分かもしれません。 誰も、苦労して稼いだお金が銀行口座から飛び出すのを見るのは楽しいものではありません! しかし、このストレスは、簡単な予算表を作成し、下調べをすることで軽減することができます。 座って数字を書き込むことで、お金の出入りを視覚的に確認できるだけでなく、イベントの焦点について考えざるを得なくなるのです。 計画を立てる際に、優先順位をつけるのに役立ちます。 AVにもっとお金をかける必要があるのか？
Conclusion
Without this critical element, you may end up being wildly unprepared for your next event.この重要な要素がなければ、あなたは次のイベントのために乱暴に準備されてしまうかもしれません。 しかし、上記の簡単なステップに従い、私たちの小さなヒントやトリックをすべて心に留めておく限り、あなたは今年の最高の（最も費用対効果の高い）イベントを作成するためのあなたの方法によくある可能性があります。