私たちは皆、誰かが「一生懸命ではなく、より賢く働く必要がある」と言うと、うなずいたことがあるでしょう。
コンピューター プログラマーは、より効率的なコードを書くために使用する概念によって、その答えを得ました。 DRY (Don’t Repeat Yourself) です。 コーダーでなくても、同じ原則を日常業務で使用することができますので、日常業務に適用する方法を見ていきましょう。 彼らはこれを「すべての知識は、システム内で単一の、あいまいでない、権威ある表現を持たなければならない」と定義しました。
ソフトウェア エンジニアリングにおいて、DRY はコードの繰り返しを減らす原則であり、再利用できるコードの単一のソースまたは「断片」に必要なときに参照することです。 ボールを見つけ、ボールを拾い、24 回 (1 時間ごとに 1 回) ボールを投げるコードをすべて書くのではなく、コードを一度書いて throw.ball などの名前を付けます。
手間が省けるだけでなく、ヒューマンエラーの可能性も低くなります。 同じことを24回書けば、少なくとも1回は失敗するはずです。 さらに、たとえば、アプリがボールではなく骨を投げる必要があると判断した場合、24 回ではなく、1 回だけコードを変更すればよいのです。
コーダーにはユーモアのセンスがあるので、DRY の反意語である WET も思いつきました。 私たちは、Web サイトが自分の好みを記憶するために、コンピューターに Cookie を保存するようにしています。 毎回ゼロから選ぶのではなく、お気に入りの曲のプレイリストを作成します。 また、テキストのたびに番号を入力する代わりに、連絡先を携帯電話にロードします。
しかし、仕事に関しては、どうすれば繰り返しを避け、時間を節約できるでしょうか。
Discover Where You Repeat Yourself
生産性システムを試したことがあるなら、この多くは聞き覚えがあることでしょう。 Getting Things Done (GTD) や Zen to Done のようなシステムも、同じようなプロセスに従っています。
最初のステップは、毎日の活動をログに記録することです。 時間を記録していくうちに、日常的なタスクも記録するようになりますが、あまり頻繁には発生しないタスクや、定期的に発生しないタスクも見逃さないようにしましょう。
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顧客の苦情に対応するなど、可能性は高いが予定外のタスクも追加してください。
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レポート、監査、検査、請求書発行、メンテナンスなど、年間タスク（1週間しか追跡しない場合は月間タスク）を忘れないようにしましょう。
やる価値のあることは、記録する価値があるのです。 タスクの記録プロセスを容易にするために、ベストなToDoリストアプリとベストなタイムトラッキングアプリのセレクションをチェックしてみてください。 このプロセスのために新しいアプリを採用することに興味がない場合は、いつでもスプレッドシートを使用することができます。 今度は、どのタスクが DRY の有力な候補であるかを判断する番です。 これは、タスクを追跡するために使用したどのようなアプリでも完了することができます。 ToDo リストや時間追跡アプリで各カテゴリのタグやラベルを作成したり、スプレッドシートの追加の列としてカテゴリを追加したり、単に紙とペンで書き留めたりできます。
次のカテゴリの 1 つ以上に該当するタスクをメモし、4 つの主要な領域に集中することをお勧めします。 あなたのリストに目を通して、おそらくプレッツェルのようなあなたの胃を回すタスクの一握りがあります。 おそらく、月次報告書を書くことや、支払いが遅れているクライアントに督促状を送ることが嫌なのでしょう。 これは、あなたの直感に従いましょう。 パニックや嫌悪感といった身体的反応を引き起こす場合や、このタスクが出てくるたびに先延ばしにしてしまう場合は、タグを付けてください。 どのタスクが一日の残りの時間を妨げていますか？ たとえば、レポートの作成に取りかかる前に、すべての部門長に電子メールを送り、その返信を待たなければならないかもしれません。 または、興味のある分析を実行する前に、新しい顧客データをインポートする必要があるかもしれません。
時間のかかるタスク。 ここで、タイムトラッキングの結果が役に立ちます。 毎日何時間も受信トレイを整理したり、顧客の質問に答えたりしていませんか？ 多くの人がそうであるように、あなたはおそらく、いくつかのタスクにどれだけの時間がかかっているかを過小評価しています。
反復タスク。 毎回同じようなパターンで繰り返されるタスクを探します。 ヘンリー・フォードは、自動車の製造が繰り返し可能なプロセスであることに着目し、移動式組み立てラインを考案し、生産に革命をもたらしました。 あなたは物理的な製品を作っていないかもしれませんが、何かを生産している可能性はあります。 それは、ソーシャルネットワークの更新のような単純なものかもしれませんし、新しいアプリのような複雑なものかもしれません。 毎回ほぼ同じ手順を探すことで、自分自身の組み立てラインを構築することができます。 定義によると、反復的とラベル付けされたタスクは DRY の恩恵を受ける可能性が最も高いです。 もし、反復的でないタスクがあれば、リストから除外しましょう。
上の画像の例では、各タスクを 4 つのカテゴリごとに 0 ～ 5 点 (5 が最高値) で採点しました。 そして、各タスクを合計し、スコアが最も高いものが DRY 処置の対象となります。
Eliminate Repetition at Work
これで、DRY が役立つタスクがはっきりしたので、次は繰り返しをなくすことにしましょう。
ヒント 1: テンプレートを作成する
仕事において DRY を使用するための基礎となるのは、地味なテンプレートです。 電子メール、ビジネス文書、またはインフォグラフィックなど、何かを作成するときはいつでも、将来使用するために保存できるものがあるかどうかを考えてください。 テンプレートを作成するのに費やした時間は、将来、飛躍的に多くの時間を節約することになるでしょう。
タスクが基本テンプレートでは複雑すぎるような場合、標準作業手順書 (SOP) を作成するとよいでしょう。 タスクを通して、それを個々のステップに分解し、それを自分のSOPの基礎として使用するか、タスクを他の人に委任します。
以下は、テンプレートが最も適している分野です：
電子メール
1日平均31通のビジネス電子メールが送信されると言われており、受信トレイは知識労働者の世界の中心となっています。 しかし、それはまた、同じメールを何度も送っている可能性があることを意味します。
個人情報をすべて削除するだけで、独自のテンプレートを作成し、将来使用するために保存することができます。 さまざまなメール アプリケーションでテンプレートを使用する方法の詳細については、受信トレイの自動化についてを参照してください。 最新のコミュニケーションにざっと目を通し、パターンを探します。たとえ最低限のテンプレートでも、毎回フォーマットする手間を省くことができます。 顧客やパートナーに固有の情報を削除することで、作業用のテンプレートができ、各ユースケースに合わせて微調整できます。
プレゼンテーション
年に1回以上プレゼンテーションを行う場合は、自分用のプレゼンテーション・テンプレートを作成します。 それぞれのプレゼンテーションが大きく異なっていても、骨格は同じにすることができます。
テンプレートは生きたドキュメントです。
テンプレートは生きている文書です。何度も同じ変更を加えていることに気づいたら、それはテンプレート自体を更新する時期であることを意味します。 その結果、プロセスを合理化し、美しくデザインされた提案書をクライアントに送信し、それらがレビューされたら知らせてくれる提案書ソフトウェアが豊富にあります。 また、Google DocsやMicrosoft Wordで請求書のテンプレートを作成することもできますが、請求書作成ソフトを使えば、請求書に自動的に番号を振り、支払い済みかどうかを記録し、確定申告を簡単に行うことができるのです。
同じことが、会議のスケジュールからアンケートの作成まで、基本的に何にでも当てはまります。
ですから、最高のテンプレートを使用しても、手動で調整するのにかなりの時間を費やしていることがわかったら、アプリの使用を検討する時期が来たのです。 適材適所のツールは、簡単な仕事か、ドライバーで釘を打つかの違いを意味します。
テンプレート用のアプリケーションもあります。 テキスト拡張機能を使用すると、どのアプリでも何度も使用できるさまざまなテキスト スニペットを簡単に作成できます。
Tip 3: 反復作業を自動化する
一連の DRY アプリを選び出したら、何かに気づくでしょう。 そして、特定の仕事をするために専用のツールを持つことは、非常に理にかなっています。 しかし、仕事がそれほど単純であることはまれで、毎日のワークフローでアプリからアプリへと飛び回っていることに気づくかもしれません。
Zapierを使用すると、最も使用するアプリを互いに呼び出すことができます。 Zapier と呼ばれる自動化されたワークフローを使用すると、アプリ間で自動的にデータを送信でき、日常業務の多くから手作業を取り除くことができます。
DRY評価でどのタスクが最高得点だったかによって、独自のワークフローを作成したくなるかもしれませんが、ここでは、始めるためのアイデアをいくつか紹介します。 反復作業をすべて機械にアウトソースすることで、人間の頭脳を必要とするプロジェクトに集中できます。
おそらく、テンプレート、アプリ、および Zap の武器を使って削減できるすべてのタスクをすでに考えていることでしょう。 しかし、自分自身を先取りしないでください。 前もってハックを考えるのではなく、現実のタスクに DRY を基づかせます。
そして、それがどのように機能しているかを常にチェックするようにします。 時間を節約できていますか。 ストレスは軽減されましたか。 あるいは、新しいプロセスになぜかもっと時間がかかるようになっていませんか?
コーディングでは、DRY は、不格好で壊れたアプリケーションとスムーズで効率的なアプリケーションの違いを意味します。 同じ原則を仕事に導入すれば、重要なことにもっと時間を費やすことができ、残りはテンプレートとロボットが処理します。 メモを取る手のイメージ from StartupStockPhotos via . 掲示板を見ている人のイメージ from StartupStockPhotos via . xkcd.
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