毎日を最大限に活用するためのスケジュールの立て方については、当社の完全ガイドをご覧ください。
私たちには毎日、同じ24時間があります。
その1つの答えが、時間管理です。 多くの人が、1日を通して時間を効率的に使うことに苦労しています。 しかし、もしあなたがそうだとしても、心配は無用です。 生産性のヒントを使い、効率的な毎日のスケジュールを作成し、それを守ることで、毎日、より多く、よりうまくやることができるのです。
なぜ1日のスケジュールを立てることが重要なのか
1日のスケジュールの立て方
- なぜを明確にする
- 優先事項を決める
- 仕事にかかる時間を推定する
- 賢く仕事をすること。 3498>
スケジューリングテクニックの種類
- 生産的な朝の習慣を作る
- タスクの切り替えを避ける
- バッチタスク
- 想定外を期待する
- Leverage Technology
- Remember Paper
- Eat the Frog
- Evaluate and Pivot
- 無駄な時間を減らす：「ソーシャルメディアとビデオゲームに2時間費やす」と毎日のスケジュールに書いていない限り、スケジュールを使えば、予定にないことに時間を浪費することがなくなります。 科学も認めています。 スケジュールに従うと、より幸せになれます！
- 生産性を向上させる。
- 生産性の向上: スケジュールに従うと、より多くのことができる。
- ストレスを軽減する: スケジューリングは、ストレスを軽減し、健康を向上させる、より確実なものを作成します。 Win-Win！
- コラボレーションを促進する。
- 締め切りを守っているか?
- 予期せぬ問題がタイムラインに干渉したか。
- 時間に追われるプレッシャーを感じたか。
- ミーティングのスケジュールはうまくいったか。
- スケジューリングテクニックの種類は？
Why Scheduling Your Day is Important
Time is a finite resource for all of us. 限られた日数や時間をやりくりすることは、責任ある資源管理とは言えません。
How to Schedule Your Day
スケジューリングが重要であることは明らかです。 しかし、ただCute Kittensのカレンダーに予定を放り込んで、生産的な生活を望むことはできません。
その代わりに、生産性を高めるためのスケジュールを立て、重要な仕事を効率的に終わらせるための戦略が必要です。
1) 理由を明確にする
現実を直視することです。 1日にすることのすべてが楽しいわけではありません。 単にやりたくない仕事も間違いなくあります。 根性と決断力に頼って乗り切ることもできますが、それではエネルギーが枯渇してしまいます。 その代わりに、「なぜ」を明確にすることで、内なるモチベーションを見つけましょう。 この概念は、サイモン・シネックの著書『Start With Why』で一般化されました。
「なぜ」は、「しなければならないから」「誰かに言われたから」よりも大きな理由であるべきです。 個人にとっては、子供たちに安全で幸せな生活を提供することが理由かもしれません。
そして、個人として、あるいは企業として行うすべてのことは、その理由に対して奉仕するものでなければなりません。
2) 優先順位を決める
1日を過ごす方法は、文字通り何百万通りもあります。 そして、すべてを行うことはできません。 優先順位をつけなければ、どこにも到達しない仕事に時間を費やしてしまうかもしれません。
そこで、「なぜ」のために目標を達成するために、本当に必要なことは何かを考えなければなりません。 まず、思いつくものをすべて書き出してみてください。 そして、whyに関係ないものを排除する。 そして、優先順位を重要度の高い順に並べます。
進むべき方向を持つことは、行くことと同じくらい重要です。
方向性を持つことは、行くことと同じくらい重要です。目的地のない旅は面白いかもしれませんが、目的地を決めずにどこにたどり着くかは誰にもわかりません。 そして、空想の世界でかかる時間の話をしているのではありません。
人が犯す最も一般的なスケジュールの間違いの1つは、タスクやプロジェクトにかかる時間を正しく見積もっていないことです。 「実際にかかる時間を過大評価したり過小評価したりすると、スケジュール全体が狂ってしまう可能性が高くなります。 さらに悪いことに、締め切りに間に合わなかったり、自分や従業員、顧客などの主要な利害関係者の貴重な時間を無駄にしたりする可能性があります」
ですから、自分自身と真剣に向き合い、チームにも同じようにするように促す必要があります。 1週間か2週間かけて、自分の時間を記録してください。 1,000字を書いたり、電子メールに返信したりするのに、どれくらいの時間がかかりますか？
4) より賢く、よりハードに働こう
Tim Ferriss, the author of the 4-Hour Work Weekは、何かを掴んでいます。 ハッスルする時代、私たちは常にゴーゴーしていなければならないように感じることがあります。 しかし、もし私たちが、より少ない労力で済むような時間の使い方をしたらどうでしょう？
フェリスは、「不始末ができない」システムを使った、よりスマートな仕事術を提唱しています。 そうすれば、意志の力という有限な資源に頼る必要はない。 そこで、生産的なシステムを確立することが、フェリスにとっての重要なステップとなります。
賢く働くための他の方法としては、1日のうち最も生産的な時間帯を特定し、その時間帯の主要タスクをスケジューリングすることが挙げられます。 私たちの多くは、午前中にエネルギーレベルが最も高くなります。 しかし、夜型の人は、その時間帯を利用して、自由に物事を進めてください。 そう、目標に到達するための方法はたくさんあるのです。 どの道を選ぶかは、自分がやっていることのリスクとベネフィットを考慮することです。 100人にコールドコールして、1人のイエスが得られるかもしれない。 あるいは、同じ利益のために、正しい10人に電話をかけることもできます。
スケジューリングテクニックの種類
最も生産的なスケジュールを作成するための1サイズフィットのすべての解決策は存在しない。
1）生産的な朝の習慣を作る
生産性を強化する朝の習慣で、1日を正しくスタートする。
The Miracle Morningの著者、Hal Elrodによると、「毎日の目覚めと朝の習慣（またはその欠如）が、人生のあらゆる領域での成功レベルに劇的に影響する」のだそうです。 集中し、生産的で、成功した朝は、集中し、生産的で、成功した一日を生み出す」
エルロッド氏は、朝5時に起床し、静かに時間を過ごし、瞑想、読書、エクササイズをすることで人生を好転させたのだそうです。
あなたの完璧な朝は、エルロンドとは違うかもしれませんが、1日の残りのコースを決定するために、毎日早い時間に時間を確保することは理にかなっています。 結局のところ、一度に多くのことをやっているのでしょう？ しかし、そうではありません。 実際、一度に多くのことを行っていますが、本当に多くのことを行っているわけではありません。 実際、マルチタスクの真のコストは、生産性の40％にものぼります。 タスク間を移動するたびに、脳は切り替えに時間を要します。 さらに、人はタスク切り替えの際にミスを犯しやすくなります。 そして、タスクが複雑であればあるほど、その損失は大きくなります。
ですから、一度にひとつのことだけを行うのは理にかなっています。 これによって、自分がやっていることに心から集中することができます。
1日のスケジュールを立てるとき、可能であればタスクの切り替えは避けましょう。 一度にタスクを完了できるよう、十分な時間を確保しましょう。 ああ、そうしているときは？
3) バッチタスク & ブロックスケジューリング
タスクの切り替えが生産性に影響を与えることは、これまで見てきたとおりです。 しかし、私たちは皆、1日にやるべきことは1つではありません。 そこで、タスクをバッチ化し、ブロックスケジューリングを行うことで、タスク切り替えの影響を最小限に抑えることができます。 しかし、重要なのは、タスクは一緒に行うとより効率的になるような統一された特徴を持つべきであるということです。 用事を済ませることを考えてみてください。
同様に、タスクを実行するのに必要な考え方の観点から、タスクを一括することができます。 たとえば、管理業務にはある種の考え方が必要ですが、ブログの記事を書いたり、コードをデバッグしたりといった創造的な業務には、まったく別のものが必要です。
イーロン・マスクは、自分のビジネスのためにすべてを終わらせながら、家族との時間を確保するために、タスク バッチングを使用しているのは有名な話です。
イーロン・マスクは、ビジネスをすべて終わらせ、なおかつ家族の時間も確保するために、タスクバッチを使用しています。
4) 予想外のことを期待する
未来を予測することはできませんが、ある時点で予想外のことが起きることは間違いないでしょう。 それが何であるか、いつ来るかはわかりませんが、それはそこにあるのです。 生産的なスケジュールは、それを考慮したものです。
おそらくあなたにも起こったことでしょう。 あなたは、なぜそうするのかを特定し、優先順位とタスクを作成しました。 そして、最も生産性の高い時間に、重要なタスクをスケジュールしました。 生産性の星だったのです。
ところが、突然、緊急事態が発生しました。 あなたはこの緊急のタスクに対処するために、すべてを横に押しやりました。
それは、緊急のプロジェクトである必要はありません。 子供の病気のためにチームメンバーを家に閉じ込めてしまうこともあり得ます。 天候の悪化で全員が家にいないこともあり得ます。 予期せぬサーバーのダウンタイムでみんなのペースが落ちてしまうかもしれません。 このような些細なことが、大きな出来事と同じくらい効果的に生産性を低下させることがあるのです。
緊急時の貯蓄資金を持つことが賢いお金の使い方であるように、緊急時の資金も持っておくべきです。 もちろん、時間を備蓄することはできませんが、スケジュールに時間の余裕を持たせることは可能です。
5) テクノロジーを活用する
テクノロジーは、スケジュール管理に非常に適しています。 結局のところ、基本的なレベルでは、スケジュールは単なるスプレッドシートに過ぎないのです。 しかし、スケジューリング技術は、単純なグリッドをはるかに超えることができます。
Google カレンダーなどのツールを使用すると、定期的なタスクをスケジュールし、タスクを色分けし、リマインダーを設定し、さらにチーム間でカレンダーを共有することができます。 これらすべてにより、スケジュールの効率が向上します。 さらに、クライアントとのミーティングを忘れることもなくなります。
しかし、もっと多くのことができます。 iPhone のアプリを使用して、外出先からカレンダーにアクセスします。
可能性は無限大です！
6) ペーパープランナー、バレットジャーナル、& To-Do リスト
テクノロジーがあなたのスケジュールのゲームをアップで良いように、このデジタル世界では紙の価値を割り引かないようにしてください。
実際、プランナー業界のリーダーである Erin Condren の Lifeplanner は、生産性ツールとして Good Housekeeping の承認印を受けています。 また、Ryder XXX Bullet Journal のようなノートブック システムも、生産性向上ツールとしてトレンドになっています。
もちろん、個人が軌道に乗るためには、昔ながらの良い ToDo リストに勝るものはないでしょう。 物事を書き留めることで、それを思い出す手間を省くことができます。
7) カエルを食べる
マーク・トウェインによると、「カエルを食べるのが仕事なら、朝一番にするのが一番だ。 そして、2匹のカエルを食べるのが仕事なら、一番大きなカエルを最初に食べるのがベストだ」
この論理を用いると、最も難しく、最も重要な仕事を最初にするのが1つのスケジュール方法です。
この方法を使うには、その日の重要な優先順位を見極める必要がある。 一度に2つのことをすることはできないので、最終的に、優先順位は1つであるべきです。 (「タスク切り替え」を参照!)
難しいタスクほど、先延ばしになりがちです。 結局のところ、私たちのほとんどは、本当はカエルを食べたくないのです。 だから、朝一番にやることで、一日中先延ばしにすることを防げるのです。
8) 評価とピボット
生産性のためのスケジューリングは、動く目標である可能性があります。 そして、あなたは完璧なスケジュールを持っているかもしれませんが、だから、あなたの努力の結果を評価するために時間をかけてください。
ここで、スケジュールの有効性を評価するために、自分自身とチームに尋ねるべき重要な質問をいくつか紹介します:
データを収集したら、これからどうすればいいか、十分な情報に基づいて判断することができるようになりました。 締め切りに間に合わなかった場合は、時間配分の悪さを示している可能性があり、この問題は次の月、スプリント、または四半期で簡単に解決できます。 余計な会議は排除することができます。
Conclusion
職場や家庭で実際に機能する、創造的で生産的なスケジュールのための非常に多くのトリックやツールがあります。 もし、それらを試していないのであれば、窓からお金を投げ捨てていることになるかもしれません。 そして、我々はそれよりも生産性の低いものを考えることはできません！
What are your best productivity tips and routines?