労働省の賃金労働局および公正労働基準法は、企業が給与記録やその他の従業員文書を保管することを義務づけています。 また、内国歳入庁は、雇用終了後最低6年間、現在の全従業員の給与記録を保管するよう求めています。 雇用主は、報酬と休暇を記録しなければなりません。
What Paycheck Records Are Employers Required to Keep?
法律で要求される記録のほとんどは、通常、ビジネスを行う過程で保管されるため、準拠するには余分なステップが必要ではありません。 すでにある記録を見直して、IRSとFLSAの要件に沿っていることを確認してください。
記録は、電子的なものを含め、どのような形でも維持することができます。 すべての非免除従業員および最低賃金要件の対象となる従業員については、以下のものが必要になります。
- 個人情報（従業員の名前、自宅住所、職業、性別など。 310>
- 週の労働開始時間と曜日
- 各日および各週の総労働時間
- 日または週の総直接労働時間
- 日または週の総直接労働時間
- 週の総直接労働時間
- 週の総直接労働時間
- 週の総直接労働時間
- Total overtime pay for workweek
- Total wages paid each pay period
- Date of payment and pay period covered.No.310>
- 時間外労働のある週の通常の時間給
- 時間外労働のある週の給与額。
Non-Exempt Employees
Non-Exempt Employeesは最低賃金を支払い、週40時間を超える労働には残業代を受け取らなければならない。 2016年11月30日以降、従業員は、彼が給与ベースで少なくとも455ドル週を払っている場合、彼は特定のジョブ職務を実行する場合、免除される可能性があります。 これらの職務は、通常、管理職、役員、または管理職である。
Straight-time pay is that that is earned during the first 40 hours in a workweek.
Exempt Employees
Exempt Employeesに必要な記録は、Non Exempt Workersと異なり、世帯員、珍しい給与体系で働く社員、宿泊やその他の施設を提供された社員、補修教育を受ける社員には特別な情報が必要である。 これらのカテゴリーに該当する労働者がいる場合は、弁護士に相談してください。
Forms You Must Keep
給与記録に加え、あなたは各従業員のためにファイルにいくつかの他の文書を保持する必要があります。
- A signed copy of his W-4 form indicating federal wholding. 従業員はいつでもこのフォームを変更することができますので、あなたが一番上に最新のフォームを保つことを確認してください。
- 従業員が給与控除を承認したフォームのコピー。福利厚生やユナイテッドウェイやその他のチャリティーのような特別な寄付を含む。
- 従業員のオリジナルのアプリケーションフォームのコピーと履歴書や成績表などの補足書類。
- 昇格や降格など給与レベルの変更に関する記録とその理由。
給与明細を保管する最適な方法とは？
給与明細の記録は、すべての労働時間、給与状況の変化、給与率などを記録し、従業員ごとに別々のファイルに保存する必要があります。
また、従業員の同意も含め、従業員の給与や福利厚生に加えられたすべての変更の記録も保管しなければならない。 FICA税や差し押さえを除き、従業員の給与から控除する場合は、書面による同意書をファイルしておく必要があります。
従業員記録の閲覧を許可されるのは誰か？
ほとんどの企業は、従業員記録を制限された場所に保管し、雇用ランクや役職のためにそれらを確認する必要がある個人にのみ、アクセスを許可しています。 どの会社の社員が従業員記録を見ることができるかを指定します。 アクセスは通常、人事部、および一定レベル以上のマネージャーやエグゼクティブに制限されます。
従業員の記録は、記録室から決して取り出してはいけません。 非常に小規模なビジネスでは、これらの記録を個人のオフィス、または簿記係が自分の分離されたスペースを持っている場合は簿記係のオフィスに置くとよいでしょう。 従業員は自分の記録を見ることができるはずですが、従業員が自分の書類を閲覧している間は、誰かが一緒に部屋にいるようにするとよいでしょう。
従業員が数人以上いる場合は、人事部の社員が要求にどう対応すればよいかを知っておくために、人事ファイルのアクセスポリシーを設定したほうがよいかもしれません。
さまざまな連邦および州の監査人は、監査の目的で従業員記録へのアクセスを許可されるかもしれません。 監査人に従業員記録へのアクセスを許可する前に、令状を要求することができます。
訴訟で従業員を代理する弁護士は、特定の特定のケースでアクセスを許可される場合があります。 トップレベルの職員または会社の弁護士は、記録の閲覧を許可する前に弁護士の要求を確認する必要があり、この場合にも令状または召喚状が必要になる場合があります