受領通知は、受領通知であると同時に広報ツールでもあります。 その目的は、事前のコミュニケーション（通常、問い合わせや注文書）で要求されたアイテムが受領されたことを読者に知らせることです。
その範囲は実際には非常に短く、ビジネスコミュニケーションサイクルを完了させるのに十分です。 アイテムが到着した日を確認したり、リクエストを満たしてくれたことに感謝の気持ちを伝えたりするだけでよいでしょう。
Identify Your Reader
An acknowledgement letter is a professional courtesy routually extended by successful people in building and maintenance of productive business relationships.
Identify Your Reader
送付した商品の受領書を必要とする人に向けて送るべき手紙です。 送り主の名前がわからない場合、例えば、オリジナルの問い合わせや注文書など、以前の手紙のコンプリメンタリー・クロージングにその名前があるかもしれません。 その名前は、謝辞の内側の見出しと敬称に記載します。 また、封筒の一番上の行にも記載します。
人はまず人とビジネスをし、企業はその次であることを忘れないでください。 また、このような場合にも、「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」「謹慎」と呼びます。
Determine Your Scope
謝辞の範囲は非常に短く、1、2行で、その目的は読者に要求が満たされたことを知らせることである。 継続的な対話が必要な場合は、新しい情報を含めるために範囲を広げることができます。
本文では、作家は彼女のアシスタントの名前を提供する必要があり、彼女が電話に出られない場合、彼が話すことができる第二連絡担当者です。
Organize Your Letter
Organizing your acknowledgement letter will establish a logical order in which to present your information.This establish a line of communication that shows her serious interest in exploring a further business relationship.
さらなるビジネス関係を模索するためのコミュニケーションラインを確立すること。 あなたはすでに目的を確立し、あなたの範囲を決定することによって、このタスクを開始しています。 それらを参照してください。
簡単なアウトラインを作成することで、整理することができます。 関連するポイントのリストを作成し、読み手に最も適した順序で配置することから始めましょう。 これらのポイントはあなたの草稿の骨格となり、アウトラインはチェックリストとなります。
Draft Your Letter
アウトラインから作業することは、謝辞を起草するための最も簡単な方法です。 あなたはすでにリストを作成することによって自分自身を整理しています。 そのリストを参照し、それぞれの断片を一つの考えやアイデアを表す完全な文章にします。
あなたの考えやアイデアがまとまった形で伝えられるように、できるだけ自然な響きの声で書きましょう。 原稿を素早く書き、それを声に出して読んでみてください。 自分の目的を相手に伝えることに集中しましょう。 レターの範囲には、組織リストに含まれるすべての関連情報が含まれていることを確認してください。
ラフを書くということを念頭に置いてください。 現時点では、スペル、文法、句読点、文と段落の構造を無視することができます。
Close Your Letter
An acknowledgement letter should close in a professional manner.これらは、最終段階で見直し、修正する際に注意を払うべき技術的な詳細事項です。 最後の段落を書き終えたら、「Sincerely」、「Thank you」などの褒め言葉と、印刷した自分の名前の間にサインをします。
公務に関連して書いている場合は、印刷した名前の下に自分の肩書を記入します。
Review and Revise Your Acknowledgement Letter
Review and revising your acknowledgement letter is the final step in the writing process.書き終えたばかりのAcknowledgement Letterを見直し、修正します。 このステップでは、目的が明確であるか、範囲が簡潔であるかを確認しながら、草稿をチェックすることになります。 読み手の立場になって下書きを検討しましょう。 依頼内容を素早く理解できるか、タイムリーな回答ができるよう十分な情報が含まれているか、受信者である自分に問いかけてみましょう。
まず、明らかな誤りを探します。 スペル、文章構造、文法に間違いがないかチェックしましょう。 受動態は能動態ほど威厳がないことを覚えておいてください。 あなたの手紙を強くしたいので、アクティブボイスで書いてください。
心に留めておくべき重要なことは、ユニット全体の全体的な凝集性です。 正確さ、明瞭さ、そして完成度の高さを探してください。 段落間の移行がうまくいっているか、視点、トーン、スタイルが文章全体で一貫しているか、自問してみましょう。
言葉の選択を注意深く吟味すること。 あいまいな言葉は混乱を招きます。 専門用語や抽象的な言葉は全く理解されないかもしれませんし、気取った言葉、決まり文句、陳腐な言葉は本当の目的を果たさず、あなたの目的を不明瞭にしてしまいます。 読者があなたの目的を正確に理解できるようにしたいので、役に立たないものはすべて取り除いてください。
そして最後に、もしあなたがオープニングや結論を書いていないのなら、今がその時です。 序文は、謝辞の主題に関するしっかりとした声明と、読み手を飽きさせない十分な裏付け情報とともに、手紙の本文につながるものでなければなりません。 締めの言葉は、行動を求める質問で、あなたの目的を繰り返す必要があります。