Realizzare di dover fare un contributo qualificato non elettivo (QNEC) o un contributo qualificato corrispondente (QMAC) non è un momento divertente.
Forse hai fatto i conti e ti sei reso conto che quasi certamente fallirai il tuo test ADP o ACP. Forse state esaminando le carte e notate un dettaglio che vi fa cadere lo stomaco. In qualche modo, un dipendente che aveva diritto al contributo per il 401(k) della tua azienda non è stato avvisato o non gli è stata data l’opportunità.
In ogni caso, quello che hai trovato è un problema.
Per fortuna, c’è una soluzione.
Fare un QNEC o un QMAC può aiutarvi a risolverlo (si spera prima che venga fatto qualche danno importante). In questo post, esamineremo esattamente cosa sono i QNEC/QMAC, come possono aiutare (o sono necessari), come calcolare e fare un QNEC/QMAC, e tutte le specifiche importanti, regole, scadenze e dettagli che devi conoscere.
Per iniziare, affrontiamo ciascuno di questi contributi separatamente.
Che cos’è un QNEC?
Un contributo qualificato non elettivo (QNEC) è un modo per i datori di lavoro di correggere un test di non discriminazione fallito (NDT) o compensare l’opportunità persa da un dipendente di fare rinvii elettivi. Fondamentalmente, i QNEC sono contributi fatti per conto del dipendente – di solito un dipendente non altamente compensato (NHCE) – che sono immediatamente acquisiti al 100%. Questi contributi non sono elettivi, il che significa che non sono determinati da quanto un dipendente rinvia. Ai fini del test, possono essere trattati come rinvii elettivi o come un contributo del datore di lavoro, il che significa che possono essere usati per aiutare a correggere un test ADP o ACP fallito.
Che cos’è un QMAC?
I contributi corrispondenti qualificati (QMAC) sono come i QNEC, tranne che non sono non elettivi, sono contributi corrispondenti, fatti come una percentuale del rinvio elettivo del dipendente. Sono tipicamente usati per aiutare a superare il test ACP – nello stesso modo in cui i QNEC sono usati per aiutare a superare il test ADP. Un QMAC può anche essere usato per soddisfare il test ADP, entrando nel calcolo come un rinvio del dipendente.
È importante notare che un contributo QNEC o un QMAC può essere usato solo per soddisfare il fallimento di uno dei test, ADP o ACP, non entrambi. Di conseguenza ci potrebbero essere circostanze in cui devono essere prese misure aggiuntive, o devono essere fatti entrambi i tipi di contributo.
QNECs vs. QMACs
Anche se i QMACs sono spesso menzionati nella stessa frase dei QNECs e usati insieme, hanno alcune distinzioni chiave. Abbiamo suddiviso le principali differenze nella tabella qui sotto:
| ## QNECs vs. QMACs | |
|---|---|
| QNEC | QMAC |
| Qualified Non-Elective Contributions | Qualified Matching Contributions |
| Importo basato su: % della compensazione del dipendente | Importo basato su: % del differimento elettivo del dipendente |
| Generalmente usato per passare il test di non discriminazione ADP | Generalmente usato per passare il test di non discriminazione ACP, tuttavia, può anche essere usato per passare il test di non discriminazione ADP |
Comprensione delle QNECs/QMACs
Come abbiamo detto sopra, lo scopo di una QNEC o QMAC è di correggere un errore, quindi non preoccupatevi troppo se avete fatto un errore. Andremo oltre gli errori comuni, cosa fare per correggere e le regole importanti per i QNEC/QMAC. Ma facciamo un salto prima di andare avanti:
Errori comuni: quando devi fare un QNEC/QMAC?
L’amministrazione del piano 401(k) non è facile – e con tutte le parti mobili coinvolte, le persone commettono errori. Alcuni di questi comuni errori di amministrazione del 401(k) includono:
- Gli sponsor del piano possono supporre che il loro piano 401(k) non copra i dipendenti non standard o part-time (quando in realtà lo fa).
- Durante i calcoli di differimento o i test di non discriminazione, gli sponsor del piano possono dimenticare di includere i dipendenti idonei che non hanno fatto differimenti elettivi.
- Gli sponsor del piano possono accidentalmente non permettere a un dipendente di fare rinvii elettivi, (spesso a causa del turnover amministrativo o altre complicazioni burocratiche).
Questi errori comuni possono risultare nel fallimento del test di non discriminazione, o nel trascurare di iscrivere correttamente e offrire rinvii per un dipendente idoneo.
Se hai fallito il tuo test ADP (o pensi che potresti):
Spesso, quando un’azienda fallisce i suoi NDT, i QNEC/QMAC non sono l’unica opzione, o anche la più comune. Le aziende usano più comunemente distribuzioni correttive, rinvii che vengono rimborsati agli HCE. Tuttavia, questi possono inaspettatamente caricare i tuoi HCE con un reddito extra completamente tassabile quell’anno – non una ricetta per i piani alti felici. Ecco dove entra in gioco un QNEC/QMAC.
Un QNEC/QMAC è un modo per lo sponsor del piano o il datore di lavoro di correggere il loro piano 401(k) senza sconvolgere i libretti degli assegni dei loro dipendenti.
Se non avete dato a un dipendente la possibilità di fare dei rinvii elettivi (o volete assicurarvi che non sia successo):
In questo caso, il QNEC/QMAC ha lo scopo di compensare il dipendente per la sua mancata opportunità di rinvio. Lo sponsor del piano effettua il pagamento correttivo, piuttosto che il dipendente deve soffrire per la svista dell’azienda.
Costi QNEC/QMAC dello sponsor del piano
Un QNEC o QMAC non è normalmente l’azione correttiva più popolare perché, beh, costa al datore di lavoro. Gli sponsor del piano che scelgono di usare questa strada come azione correttiva devono pagare il conto per un test ACP/ADP fallito o un blip burocratico, e questo può essere un costo doloroso, specialmente quando è inaspettato.
Il lato positivo: QNECs/QMACs significa che i dipendenti sono mantenuti felici. I dipendenti altamente compensati non devono farsi rimborsare i loro rinvii, e qualsiasi dipendente che non ha avuto l’opportunità di rinviare riceve ancora denaro sul suo conto (ed è maturato al 100%, il che significa che è subito loro).
Come calcolare l’importo di un QNEC/QMAC:
Per un test ADP o ACP fallito:
Se non hai superato il tuo test ADP o ACP e decidi di fare QNEC/QMAC per fare la correzione, dovrai fare QNEC/QMAC fino al punto in cui il tuo piano supera il test. In pratica, dovete riequilibrare la scala. Ecco come calcolare questi importi:
Step #1:
Guarda il tuo test ADP o ACP fallito e confronta le tue percentuali NHCE/HCE con i requisiti pass/fail indicati nel grafico qui sotto.
| Tabella di calcolo NHCE QNEC | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Dipendente | Compensazione | Deferenza | Partita del datore di lavoro | ADP | ACP |
| HCE 1 | $160,000 | $11,200 | $1,120 | 7.00% | 0,70% |
| HCE 2 | $135.000 | $12.150 | $1.215 | 9,00% | 0.90% |
| HCE 3 | $120.000 | $7.200 | $720 | 6,00% | 0.60% |
| HCE Media: | 7,33% | 0.73% | |||
| NHCE 1 | $ 50.000 | $ 2.500 | 1,53% | 5.00% | 0,50% |
| NHCE 2 | $ 42.000 | $ 2.520 | 1.53% | 6.00% | 0.60% |
| NHCE 3 | $ 39.000 | $ 2.340 | 1.53% | 6.00% | 0.60% |
| NHCE 4 | $ 39.000 | $ 780 | 1.53% | 2.00% | 0,20% |
| NHCE 5 | $ 35.000 | – | 1,53% | 0.00% | 0.00% |
| NHCE Media: | 3.80% | 0.38% | |||
Ecco le soglie accettabili per passare il test ADP/ACP.
| Soglie ADP/ACP: | |
|---|---|
| Percentuale di NHCE | Percentuale massima consentita di HCE |
| 2% o meno | NHCE % x 2 |
| 2% – 8% | NHCE % + 2 |
| più di 8% | NHCE % x 1.25 |
Per questo esempio, ci concentreremo sul test ADP. Il nostro NHCE ADP era del 3,80%, mentre il nostro HCE ADP era del 7,33% – che supera la percentuale massima consentita, non superando così il test ADP.
Step #2:
Calcola la percentuale di contributo che devi dare agli NHCE per portare il tuo piano in equilibrio e aiutarti a superare il test di non discriminazione.
(HCE ADP % – 2) – NHCE ADP % = QNEC richiesto
Ecco il nostro esempio:
(7,33% – 2) – 3,80% = 1,53%
Nota: Se il tuo NHCE ADP fosse superiore all’8%, il tuo calcolo sarebbe come:
(HCE ADP % / 1.25) – NHCE ADP % = QNEC % richiesto
Step #3:
Moltiplica la percentuale QNEC che hai calcolato nel passo 2 per ciascuna delle tue compensazioni NHCEs per calcolare il totale QNEC che deve essere fatto a ciascun dipendente.
| Tabella di calcolo QNEC per NHCE | ||||
|---|---|---|---|---|
| Dipendente | Compensazione | Deferenza | QNEC % | QNEC Importo |
| NHCE 1 | $ 50,000 | $ 2,500 | 1.53% | $ 765 |
| NHCE 2 | $ 42,000 | $ 2,520 | 1.53% | $ 643 |
| NHCE 3 | $ 39.000 | $ 2.340 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 4 | $ 39.000 | $ 780 | 1.53% | $ 597 |
| NHCE 5 | $ 35.000 | – | 1.53% | $ 536 |
| TOTALE QNEC/QMAC: | $ 3.137 | |||
Per questo esempio, il nostro QNEC totale sarebbe di $ 3.137, distribuito pro rata, o proporzionalmente, ai nostri NHCE.
Se, d’altra parte, state considerando un QNEC per compensare un’opportunità di differimento mancata, il vostro calcolo sarà diverso.
Deferimenti dei dipendenti mancati
Se un dipendente che era idoneo e disposto a fare dei differimenti elettivi non è stato in grado di farlo per qualsiasi motivo, dovete fare un QNEC/QMAC pari alla metà dell’importo che avrebbero differito come calcolato dall’ADP del loro rispettivo gruppo – sia che si tratti di un HCE o NHCE.
Calcolare un QNEC/QMAC in questa situazione può essere fatto in 2 passi:
Passo 1: Calcolare il differenziale mancato del dipendente
Per calcolare l’ammontare di un QNEC/QMAC, bisogna prima trovare il differenziale mancato del dipendente. Si assicuri di sapere a quale gruppo (HCE o NHCE) appartiene il dipendente in questione.
(HCE o NHCE) Percentuale di Deferral effettivo * Compensazione del dipendente
= Deferral mancato del dipendente
Se, per esempio, a NHCE #2 (compensazione: $42.000) non è mai stata data l’opportunità di contribuire al piano, il calcolo del suo mancato deferral sarebbe: 3,80% * $42.000 = $1.596
Nota: In questo calcolo, usare la percentuale di rinvio effettivo del gruppo e la compensazione del dipendente per l’anno in cui il dipendente è stato escluso dai rinvii.
Passo 2: Calcolare l’importo effettivo QNEC/QMAC
Da qui, il calcolo QNEC/QMAC stesso è una passeggiata:
Il differenziale mancato del dipendente / 2 = importo QNEC
Nel nostro esempio, prendiamo semplicemente il 50% dell’importo del differenziale mancato: $1,596 / 2 = $798
Tutto questo potrebbe sembrare scoraggiante, ma ci sono alcuni modi in cui è possibile eliminare un po’ di quel costo subito se si soddisfano le condizioni per un metodo correttivo safe harbor.
Scadenza per fare QNECs/QMACs
Nella maggior parte dei casi, la scadenza per fare QNECs è la fine dell’anno dopo l’anno del piano (12 mesi dopo la data finale dell’anno del piano in questione). Per gli anni solari, questa data è il 31 dicembre.
Tuttavia, ci sono diverse situazioni in cui le scadenze e i requisiti QNEC possono essere flessibili, anche quando si utilizzano metodi di correzione IRS safe harbor:
Metodi correttivi IRS Safe Harbor
Termini per correggere i depositi elettivi per piani con contributi automatici
I fallimenti non sono rari nei piani con caratteristiche di contributi automatici. Gli amministratori del piano possono fallire nell’implementare i contributi automatici, o fallire nell’implementare un’elezione affermativa. In ognuno di questi casi, tuttavia, gli sponsor e gli amministratori del piano possono evitare di fare il 50% normalmente richiesto di rinvii elettivi mancati QNECs se i seguenti requisiti sono soddisfatti:
- Il fallimento non è continuato più di 9 mesi e mezzo dopo la fine dell’anno del piano (in cui l’errore si è verificato inizialmente).
- I rinvii elettivi corretti sono ripartiti entro la prima data di paga successiva (o entro la prima data di paga del mese successivo alla notifica del problema all’amministratore o allo sponsor del piano).
- Entro 45 giorni dalla correzione, il dipendente ha ricevuto un avviso speciale che ora ha la possibilità di contribuire. Questo avviso deve contenere quanto segue: – Una spiegazione dell’errore
- Una spiegazione del processo di correzione
- Una dichiarazione che il contributo è stato fatto per compensare le opportunità di differimento mancate
- Una dichiarazione che ricordi al partecipante la sua capacità di aumentare o diminuire i suoi contributi elettivi
- Informazioni di contatto per l’amministratore del piano e gli sponsor
Termini per Non-Automatic 401(k) Elective Deferral Failures
L’IRS fornisce anche metodi correttivi safe harbor per elective deferral failures per piani senza caratteristiche di contributo automobilistico che possono significare ridurre l’importo QNEC, o evitarli completamente.
Se il fallimento elettivo deferral continua per:
- Meno di tre mesi: – Nessun QNEC richiesto per il mancato rinvio elettivo.
- L’amministratore del piano deve aver corretto rapidamente il fallimento e notificato il partecipante colpito dall’errore (vedere i requisiti di notifica sopra).
- Più a lungo di tre mesi (ma non oltre la fine del secondo anno di piano dopo che l’errore è stato fatto): – QNEC ridotto – pari al 25% del differimento mancato (più qualsiasi contributo corrispondente mancato e guadagni).
- Ancora una volta, l’amministratore del piano deve aver corretto rapidamente l’errore e notificato il partecipante interessato dall’errore (vedere i requisiti di notifica sopra).
Programmi correttivi dell’IRS
Fare QNEC o QMAC per correggere un errore comporta l’uso di un programma correttivo prescritto dall’IRS – un insieme di linee guida e requisiti per correggere l’errore. Ci sono tre programmi correttivi che l’IRS permette di usare: l’autocorrezione, la correzione volontaria, e i programmi di accordo di chiusura dell’audit.
Quale programma correttivo si usa dipende da quanto significativo è l’errore e/o quanto ritardata è la realizzazione che è necessario fare un QNEC o QMAC.
Esamineremo ognuno di essi di seguito:
Programma di autocorrezione
Buone notizie: Il Self-Correction Program (SCP) vi permette di correggere un errore nell’amministrazione del vostro piano 401(k) prima che vi colpisca (o che colpisca i vostri dipendenti) nel portafoglio. L’SCP significa che puoi risolvere il problema senza contattare l’IRS, pagare una tassa, compilare una domanda o presentare un rapporto.
Con l’SCP, potete auto-correggere errori operativi insignificanti in qualsiasi momento (anche se troppo tardi e dovrete fare un programma di correzione volontaria, o VCP). Gli errori “operativi” sono quelli che derivano dal non seguire esattamente i termini scritti del piano. Naturalmente, dato che la maggior parte dei piani 401(k) sono una foresta di scritte sottili, gli errori operativi sono comuni, e così l’SCP permette una correzione rapida e facile.
Se si adottano azioni correttive durante il primo anno dopo l’anno del piano (o anno solare: 01/01/2017 – 12/31/2017) è possibile utilizzare l’SCP per correggere errori operativi significativi. Dopo l’anno, puoi ancora usare l’SCP per correggere errori operativi non significativi.
Programma di Correzione Volontaria
Il Programma di Correzione Volontaria (VCP) è per la correzione di errori che sono un passo avanti nella gravità di quelli corretti dal Programma di Auto Correzione.
In pratica, se non siete sotto controllo, ma avete ancora problemi significativi con il linguaggio del vostro documento del piano o con l’amministrazione del piano 401(k), potete chiedere di correggere l’errore con il VCP. Ciò richiede l’invio all’Internal Revenue Service di una presentazione scritta che espone i metodi proposti per la correzione, e il pagamento della tassa di applicazione VC. L’IRS esamina quindi la vostra domanda e i vostri metodi e prende una decisione.
Come per lo SCP, potete usare il VCP per correggere errori significativi o insignificanti prima della scadenza dell’anno. Dopo quella scadenza, dovete correggere gli errori significativi usando il VCP.
Programma di Accordo di Chiusura di Audit
Il Programma di Accordo di Chiusura di Audit significa che siete sotto audit. Le azioni correttive fatte nell’ambito di questo programma sono parte dell’audit come delineato e concordato dall’IRS e dall’azienda. Le penalità e le sanzioni sono basate sul fatto e sulle circostanze degli errori di amministrazione del piano.
Perché non sono contributi del dipendente, i QNEC e i QMAC non sono considerati parte dell’importo massimo distribuibile in un momento di difficoltà finanziaria. In sostanza, il denaro contribuito dallo sponsor del piano come parte di un QNEC o QMAC non può essere utilizzato come parte di un prelievo di avversità.
Come evitare di dover fare QNECs/QMACs
Va bene, questa è una tonnellata di informazioni e nessuna di queste è stata “la migliore notizia di sempre”. Quindi cerchiamo di ravvivare l’atmosfera. Le QNEC/QMAC sono lunghe, confuse e costose. Ecco alcuni consigli, trucchi e strategie infallibili per evitare tutte queste seccature in primo luogo:
Passare i test di non discriminazione con questi consigli e trucchi
Passare i test di non discriminazione è uno dei soli modi per evitare un errore. È troppo tardi per questi consigli se dovete già fare un QNEC o un QMAC, ma possono certamente risparmiarvi un grosso mal di testa la prossima volta.
Correggi la compensazione
Raccogli i rapporti sul libro paga e i W2 prima del test.
Assicurati che siano aggiornati e per il periodo di tempo calcolato.
Il periodo di calcolo è importante
Sia che si tratti di un anno solare o di un anno di piano, dovrete assicurarvi che i vostri dati e calcoli corrispondano a questo, o avrete a che fare con grandi imprecisioni.
Controllate rigorosamente chi sono gli HCE e i dipendenti chiave
Le cose cambiano. Non date per scontato che un NHCE dell’anno scorso sia un NHCE quest’anno.
Siate anche consapevoli di importanti circostanze di impiego speciali che potrebbero avere un impatto sulla categoria del gruppo, come i membri della famiglia/parenti del proprietario(i) dell’azienda.
Migliorate la partecipazione dei vostri dipendenti e i tassi di differimento
I dipendenti che non partecipano al piano 401(k) abbassano i tassi medi di differimento del loro gruppo, il che significa una soglia di contribuzione più bassa per i vostri HCE e un piano con maggiori probabilità di fallire i test.
Naturalmente, aumentare i vostri tassi di contribuzione e di iscrizione NHCE significa una migliore percentuale media di differimento effettivo che vi aiuterà a superare i vostri test ACP/ADP in futuro, permettendovi di evitare di dover fare QNECs o QMACs.
O… Stabilire un piano Safe Harbor 401(k)
Un Safe Harbor 401(k) è un tipo di piano 401(k) che permette di aggirare questi fastidiosi test di non discriminazione. La ragione per cui questi piani sono esenti dai test è che l’IRS richiede agli sponsor del piano Safe Harbor di versare regolarmente i contributi del datore di lavoro.
Ecco i tipi di contributi del datore di lavoro disponibili tramite i piani Safe Harbor:
1. Corrispondenza di base: 100% di corrispondenza dei rinvii dei dipendenti fino al 3% della loro compensazione, e poi un 50% di corrispondenza sul successivo 2% della loro compensazione.
2. Abbinamento avanzato: 100% di corrispondenza (o più) dei rinvii dei dipendenti su almeno il 4% (massimo: 6%) della loro compensazione.
3. QACA Safe Harbor Match: 100% di corrispondenza sul primo 1% della compensazione del dipendente e poi una corrispondenza del 50% sul successivo 5% della loro compensazione.
4. Non-elettivo 3% Safe Harbor: Il datore di lavoro contribuisce almeno al 3% del compenso di ogni dipendente, indipendentemente dal fatto che il dipendente contribuisca al piano.
Questi piani vi esentano dai test ADP e ACP rendendoli effettivamente inutili. Imponendo contributi specifici al datore di lavoro, l’IRS può essere ragionevolmente sicuro di un piano 401(k) sano ed equo.
Conclusione
Speriamo di aver fatto qualche passo avanti nel districare i QNEC e i QMAC. Abbiamo coperto tutto, dalla definizione di base di un contributo qualificato non elettivo e di un contributo corrispondente qualificato e come calcolarli, ai programmi correttivi e alle opzioni di approdo sicuro, a come evitare di avere a che fare con questo in futuro.
Se avete domande su QNECs o QMACs a cui non abbiamo risposto qui, non esitate a contattarci a [email protected]
O
Se volete un’alternativa a fare QNECs/QMACs, leggete tutto quello che dovete sapere sulle distribuzioni correttive in “The Complete Guide to 401(k) Corrective Distributions”
