Le tavole rotonde sono un affare complicato. Possono essere molto buone o molto cattive, e tutto dipende dal moderatore.
Non farti prendere dal panico, però. Se non hai mai moderato un panel e ti è stato chiesto di farne uno, ecco la tua fonte di saggezza.
Abbiamo chiesto a tre dei nostri colleghi – che sono tutti moderatori esperti di panel – di mettere insieme una lista di consigli essenziali per fornire una discussione dinamica e di grande impatto. Tutti provati e testati. Provate e testate anche voi.
Fate una ricerca approfondita sull’argomento
Per essere un buon moderatore, dovete capire a fondo il contesto. Quindi, prima del panel, approfondisci e familiarizza con l’argomento. Non lasciare che qualcosa ti sorprenda.
Se applicabile, rivedi i pezzi pubblicati dai tuoi relatori in modo da poterti relazionare meglio con i loro argomenti, o fai riferimento al loro lavoro durante la discussione del panel.
Oltre a questo, è bene essere aggiornati su ciò che è di tendenza nel settore. Passare in rassegna Twitter, o leggere un paio di nuovi post sul blog di persone influenti, non può fare male.
Incontrare i relatori prima del panel
Fare una telefonata di preparazione con tutti i relatori (o fare chiamate individuali) una o due settimane prima, per discutere il flusso della discussione del panel.
Chiedere loro la prospettiva che hanno intenzione di portare alla discussione. Questo vi aiuterà a capire meglio i loro punti di vista e a preparare domande più appropriate.
Come ha detto il nostro Brand and Communications Director e facilitatore esperto, Kursha Woodgate:
“Avere qualche discussione in anticipo aiuta il moderatore a ottenere un po’ di background su ciascuno dei partecipanti e dà alla conversazione un flusso più naturale.”
Se il tempo, o il calendario pieno, non lo permettono, incontratevi almeno il giorno del panel. La sincronizzazione dell’ultimo minuto è sempre meglio che andare in diretta per la prima volta sul palco.
Gestire il tempo in modo efficace
Iniziare sempre in tempo e finire in tempo. Sembra facile, ma con un programma serrato e panelisti loquaci, questa può essere una bella sfida.
Prima di tutto, crea un’agenda dettagliata: stabilisci un tempo realistico per la tua apertura, le introduzioni e le tue domande, tenendo conto anche delle domande del pubblico.
Passa l’agenda con i relatori prima che inizi la tavola rotonda. Dite loro quanto tempo (approssimativamente) hanno per ogni risposta e fategli sapere che li interromperete se sono in ritardo.
Fatevi ispirare dalle presentazioni dei keynote e tenete il contatore dell’orologio visibile, così sia voi che i panelisti sapete quanto tempo vi rimane.
Inizia con un’apertura potente
Un’introduzione ben provata e raffinata funziona come un teaser per il pubblico, e un kick-starter per i panelisti.
Il nostro Head of Strategic Partnerships e moderatore esperto di panel, Juraj Pal, consiglia:
“Dopo aver salutato il pubblico, condivido con loro gli obiettivi del panel e il motivo per cui abbiamo deciso di organizzarlo. Aiuta a preparare il palcoscenico e il contesto sia per il pubblico che per i relatori.”
Un bel modo per dare il via al panel è fare un sondaggio di riscaldamento.
Chiedete al pubblico di esprimere i loro voti, e una volta che avete abbastanza input, invitate i relatori a commentare i risultati. È coinvolgente e avvia un dialogo tra i relatori e il pubblico.
“Mi piace fare domande come: ‘In una parola, cosa ti viene in mente quando qualcuno dice ‘riunione aziendale’? Una serie di associazioni inizia a fluire, il che mi dà un sacco di informazioni sulla mente del pubblico. Mi piace usare i risultati per avere il polso dei partecipanti e come ponte verso l’argomento principale del panel”, dice Juraj Pal.
Consiglio extra: preparate brevi introduzioni per ogni panelista e incorporatele nella vostra apertura. Non lasciate che i panelisti si presentino da soli, per evitare lunghe e noiose biografie.
Siate rigorosamente neutrali
Non prendete mai posizione o esprimete le vostre opinioni. Nella discussione, è compito del panelista fornire e modellare gli argomenti, mentre il tuo, come moderatore, è quello di assicurarti che la discussione fluisca e che il pubblico ne tragga il massimo beneficio.
“Evita frasi come: ‘Questo è un ottimo punto’, ‘Brillante’, o ‘Interessante’. Sei lì per facilitare la conversazione, non per dire al pubblico cosa pensi sia bello o no.
Tali osservazioni provenienti dal moderatore possono essere suggestive, e tu vuoi che il pubblico formi le proprie opinioni in base a ciò che sta ascoltando”, ha notato Juraj Pal.
Invece, annuite leggermente, o dite, “Grazie, Linda, per questo”, che suona neutrale e di basso profilo.
Mischiate le domande del pubblico durante il dibattito
Anche se avete preparato attentamente una serie di domande, non attenetevi rigidamente al vostro flusso.
Quello che rende davvero dinamica una conversazione, sono le domande del pubblico. Dopo tutto, sono la ragione principale per cui avete riunito il panel.
Utilizzate una piattaforma Q&A per raccogliere le domande dei partecipanti in tempo reale e incorporare le domande presentate nella discussione del panel. Ci sono due modi per farlo.
“Il primo consiste nell’inserire le domande in arrivo nel flusso continuo.
Questa opzione è più impegnativa, perché richiede buone capacità multi-tasking: È necessario guardare le domande in arrivo mentre si ascolta ciò che dicono i relatori. Tuttavia, se fatto bene, questo stile rende la discussione molto coinvolgente e inclusiva.
Come seconda opzione, puoi raccogliere le domande durante tutto il tempo e poi affrontarle nello spazio dedicato alle Q&A.
Questo funziona bene nella maggior parte dei casi, ma rischi di perdere il pubblico, che deve aspettare la discussione principale prima che tu arrivi alle loro domande. È un dilemma da risolvere per ogni panel che moderi”, condivide Juraj Holub, chief meeting designer di Slido.
Non aver paura di interrompere i panelisti
I panelisti possono facilmente essere troppo assorbiti dalla conversazione e monopolizzare il microfono. In questo caso, è necessario interromperli con tatto per mantenere viva la discussione del panel.
Ovviamente, questo può essere difficile, perché non si vuole essere scortesi o offendere i relatori.
“Stabilire le aspettative è davvero importante. Aver incontrato i relatori prima del dibattito vero e proprio li aiuta a essere più indulgenti se si taglia corto. Questo aiuta anche a costruire un piccolo rapporto per renderti più a tuo agio nel farlo, e i panelisti più propensi ad accettarlo”, ha notato Kursha.
Segui il modello di frase delle persone e intervieni dove necessario. “Vai per affermazioni di rinforzo gentili come, ‘Quindi quello che stai dicendo è…’, o passa la voce ad un altro panelista con, ‘Grazie, Mike. Jane, so che anche tu hai una certa esperienza qui…’.
Anche il sottile linguaggio del corpo funziona magicamente. Prova un gesto della mano che sembra che tu voglia contribuire, o guarda il relatore negli occhi e fai un respiro profondo come se volessi dire qualcosa”, consiglia Kursha.
Concludere il pannello con una domanda vivace
Quando il tempo del tuo pannello è quasi finito, assicurati di chiudere la discussione in modo significativo. Un finale efficace è importante quanto un’apertura efficace.
Poni un’ultima domanda conclusiva e invita i partecipanti a rispondere a turno.
Per assicurarti che la discussione non si trascini per altri dieci minuti, fai una domanda che incoraggi risposte vivaci e mirate. Prendete ispirazione dai dibattiti politici, dove un moderatore invita i partecipanti a concludere i loro argomenti in una rapida dichiarazione finale.
Provare qualcosa come: “Dato che abbiamo quasi finito il tempo, in 30 secondi, qual è il messaggio principale che vorresti che il pubblico portasse via?” Oppure: “Qual è il consiglio finale che vorresti dare al pubblico?”. Ricordatevi di tenere d’occhio la durata della risposta di ogni panelista.
Negli ultimi due secondi, ringraziate sia i relatori che il pubblico per la loro partecipazione.
Per concludere
Sebbene moderare un panel possa essere difficile, la ricompensa per un lavoro ben fatto sarà una conversazione coinvolgente e dinamica, preziosa sia per il pubblico che per i panelisti stessi.
Speriamo che questi consigli vi siano stati utili e che vi aiutino a vincere il vostro primo panel. Buona fortuna!