Strumenti online per pianificare una riunione di famiglia

Pianificare una riunione di famiglia è un grosso lavoro, ma qualcuno deve farlo – e nella tua famiglia, potresti essere tu. Se è così, fai il primo passo importante: Apri il tuo browser web. L’aiuto che cerchi potrebbe essere solo a pochi clic di distanza – e più affidabile di tuo cugino Fred (che Dio lo benedica).

Una gamma completa di strumenti online gratuiti e convenienti rende la pianificazione di una riunione di famiglia più facile dall’inizio alla fine, dalla raccolta della lista degli invitati alla condivisione di video inestimabili dopo.

In molti casi, è possibile utilizzare piattaforme online che si possono già conoscere bene, come Google Drive, Google Maps e Pinterest. Anche se devi imparare un nuovo sito o un’applicazione, è probabile che troverai altri grandi usi per esso molto tempo dopo la fine della tua riunione di famiglia.

Creare la lista degli ospiti

Quando inizi a generare la tua lista degli ospiti, potresti scoprire che la tua rubrica (se ne hai ancora una) è tristemente obsoleta. Potresti non aver tenuto il passo con una cugina da quando è andata a scuola, si è arruolata nell’esercito, si è sposata, ha divorziato, o ha accettato quel lavoro a Topeka… o era Toledo?

Prima di trovare nuove informazioni di contatto per tutti, crea una lista principale di tutti quelli che vuoi invitare. Questo è facile da fare in Google Drive. Da , clicca su New > Google Sheets per creare un foglio di calcolo vuoto. Creare colonne per il nome e diversi tipi di informazioni di contatto, dal momento che probabilmente raggiungerete diverse persone in modi diversi, dai social media alla posta tradizionale (immagine A). Se ne hai bisogno, trova un tutorial su YouTube sull’uso di Google Sheets.

Suggerisco di aggiungere una colonna per il metodo di contatto primario, come posta, email o Facebook. In questo modo, quando si è pronti a inviare messaggi, è possibile ordinare quella colonna per raggruppare i metodi di contatto insieme, quindi indirizzare facilmente tutte le buste o inviare un’e-mail di gruppo. (Puoi copiare e incollare una colonna di indirizzi e-mail direttamente in un’e-mail Gmail.)

Condividi questo file con chiunque possa aiutarti a raccogliere informazioni di contatto. Google Drive salva le tue modifiche istantaneamente; i collaboratori le vedranno anche se hanno il file aperto nello stesso momento. Ora è il momento di raccogliere le informazioni di contatto attuali di tutti. Strumenti online da provare:

Facebook

Facebook è un buon posto per iniziare, dato che circa il 70% degli utenti adulti dei social media sono su di esso. Manda un messaggio ai tuoi parenti per chiedere la loro forma preferita di contatto. (Scorri i loro post per ricordarti il nome di un coniuge o di un nipote. Scorri la loro lista di amici per trovare altri parenti.

Messenger

Anche se non usi Facebook, puoi usare Messenger di Facebook o l’applicazione Messenger (iOS, Android) per raggiungere i tuoi amici: 1,3 miliardi di persone nel mondo chattano in questo modo.

Whitepages

Considera di investire in un abbonamento di prova o di un mese a Whitepages per trovare parenti sfuggenti. Questo è un equivalente online degli elenchi telefonici stampati. Può aiutarti a recuperare indirizzi e numeri di telefono (cellulare e fisso). Le voci a volte elencano anche altri membri attuali o passati della famiglia, aiutandoti a confermare che hai trovato la persona giusta.

Web Browser

O puoi mantenerti semplice usando il tuo browser web preferito per cercare i parenti persi da tempo. Inserisci un nome e qualsiasi cosa tu sappia su qualcuno: lavoro, scuola, luogo, persino un hobby. Potresti capitare su un profilo LinkedIn, un annuncio su un sito web aziendale o qualcosa che hanno postato su un sito di fan o di hobby. Non sei sicuro che un parente sia deceduto? Cerca su Google il loro nome, la città e la parola necrologio per vedere se ne compare uno.

Invitare i tuoi parenti

Il modo in cui inviterai formalmente i parenti alla tua riunione di famiglia dipenderà dai loro metodi di contatto preferiti. Considera l’uso di strumenti per eventi online come:

Eventi Facebook

Gli eventi Facebook sono un’opzione, specialmente se la tua famiglia ha abbastanza membri che usano spesso Facebook. Crea un evento privato su Facebook e invitali tutti. Puoi invitare anche gli utenti non-Facebook via e-mail.

Evite

Evite rende facile creare inviti elettronici e inviarli via e-mail o testo. Tieni traccia delle RSVP e, se vuoi, chiedi ai partecipanti di iscriversi per portare qualcosa (come per un pasto in comune). Puoi anche richiedere contributi finanziari direttamente nell’invito per aiutare a coprire i costi della riunione. Evite ha diversi design carini per le riunioni di famiglia, alcuni gratuiti e altri che richiedono un pagamento o un abbonamento.

Paperless Post

Paperless Post è un altro sito di inviti freemium con tonnellate di design di classe e personalizzabili (inclusi design che incorporano la tua foto di famiglia). Invia un annuncio “Save the Date” e segui i dettagli in un invito. Raccogli le RSVP e gli indirizzi postali per qualsiasi comunicazione successiva. A pagamento, puoi anche richiedere versioni stampate di questi inviti da spedire per posta, perfette per i parenti che non sono online.

Ricorda che gli inviti online non saranno efficaci se il tuo parente non comunica in quel modo. Alcune persone controlleranno l’e-mail ma potrebbero non essere a proprio agio nel cliccare sul vostro sito di inviti. Quindi considera di includere una forma alternativa di contatto nel messaggio che riceveranno via email. Per esempio: “RSVP cliccando qui o chiamando il 555-123-4567.”
Utilizza il sito del tuo evento per seguire chi non risponde; contatta in un altro modo se ancora non rispondono. Ricorda che questi siti tengono traccia delle RSVP solo per coloro che hai invitato attraverso la piattaforma, quindi aggiungi una colonna al tuo foglio di calcolo principale dei partecipanti per tenere traccia di tutte le RSVP.

Scegliere il posto

Se la zia Pat ha offerto di nuovo il suo cortile, non dovrai decidere il luogo della riunione. Altrimenti, potreste voler andare online e iniziare a cercare dei luoghi.

Casa vacanze

Il noleggio di un’intera casa vacanze è una buona opzione per gruppi più piccoli, se vi piace il concetto di spazio condiviso tutto compreso (parcheggio, cucina e sala da pranzo, spazio interno per riunioni e camere da letto). I siti di prenotazione degli affitti come AirBnB, HomeAway e Vrbo elencano molte grandi case; fai una ricerca per località e numero di ospiti.

Campeggi e parchi RV

Campeggi e parchi RV sono più rustici ma possono includere attrazioni all’aperto. I siti per gruppi potrebbero essere ottimi per l’uso diurno, anche se il tuo intero gruppo non vuole campeggiare. Cerca su siti come Campendium, Campground Reviews e GoCampingAmerica.com per le località e i servizi.

Spazi in affitto

Parchi con padiglioni, centri per feste e persino spazi in affitto in chiese o centri comunitari sono anche ottimi quartieri generali per le riunioni. Cerca nel tuo browser web con la frase affitti di feste, affitti di eventi o anche affitti di sale di chiese, più la città e lo stato. Unique Venues eseguirà anche ricerche assistite per quegli spazi fuori dal radar che potrebbero funzionare per il tuo gruppo.

Dire agli ospiti di prenotare il proprio alloggio ti farà risparmiare un sacco di tempo, problemi e possibilmente denaro. (Nell’area di chat del tuo invito online, potresti raccomandare gli alberghi vicini al luogo dell’evento. Incoraggia gli ospiti che vogliono socializzare 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 a condividere le informazioni di prenotazione tra di loro in modo da poter chiacchierare durante il buffet della colazione o l’idromassaggio serale.

Assicurati che i tuoi ospiti raggiungano il posto giusto fornendo loro il miglior indirizzo GPS per il tuo evento. Considera di copiare l’URL di Google Maps che mostra la destinazione e incollalo nel tuo e-invito all’evento.

Suggerimento: Crea un account Google (se non ne hai già uno) per approfittare degli strumenti online gratuiti e del cloud storage. Da www.google.com, clicca su Sign In, poi su Create Account. Segui le istruzioni. Gli strumenti collaborativi e lo spazio di archiviazione online che avrai in Google Drive semplificano il processo di pianificazione.

Predisporre il cibo

Gli organizzatori di eventi professionisti (e tuo zio Saul) ti diranno che l’abbondanza di buon cibo rende ogni riunione degna di nota. Se stai usando un centro feste o un catering, possono fornirti tutto l’aiuto di cui hai bisogno. Anche esternalizzare un grande pasto può essere un aiuto: Pensa al buffet, dove ogni persona paga il proprio conto e può mangiare quello che vuole. Usa Google Maps per localizzare questi servizi (cerca catering vicino a Springfield, IL o ristoranti a buffet a Portland, OR, per esempio).

Se la tua riunione è più un affare fai-da-te, cerca ispirazioni di menu online e calcolatori di cibo. I siti web che vanno da Pinterest al tuo negozio preferito di forniture per ristoranti o alimenti sfusi possono offrire ricette facili e suggerimenti per cucinare per una folla. I calcolatori alimentari possono aiutarti a determinare quanti sloppy joes e quanti mix “Punch party all’ananas” comprare. Prova questi strumenti online gratuiti:

Calcola questo cibo

Calcola questo cibo offre sia idee di menu che calcolatori di cibo. Il calcolatore delle porzioni di carne è particolarmente utile, così come i calcoli delle porzioni per pasti specifici, come il bar di patate, il bar di nacho e il barbecue in giardino.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes ha una guida “Family Reunion Ideas for Meal Planning” che contiene una lista appetitosa di idee di pasti per nutrire un gruppo. Troverete anche strategie intelligenti e consigli per realizzare un piano alimentare più organizzato e sicuro.

Pinterest

Pinterest ha un sacco di suggerimenti per il cibo per le riunioni di famiglia. Inserisci il cibo per una riunione di famiglia che nutre una folla nella casella di ricerca per trovare argomenti come “antipasti per 50” o “dolci facili in teglia”.”

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner ha un calcolatore di porzioni orientato alla pianificazione delle feste. Usalo per calcolare le quantità di zuppe, antipasti, salse e altro. Whole Foods ha anche un hub a tema vacanziero di ricette ispiratrici.

Strumenti online per il potluck

Ha un potluck? Lo strumento di registrazione dei pasti di Evite o un’app come PotluckHub possono assicurarti di avere i condimenti per il nacho bar e che qualcuno porti le forchette di plastica. Il trucco con PotluckHub Party Planner è che i partecipanti devono essere disposti a scaricare e utilizzare l’applicazione. In alternativa, condividi un documento di Google per le iscrizioni al menu.

Allena le attività

Alcuni partecipanti alla riunione di famiglia sono felici solo di sedersi e visitare. Ma molti gruppi apprezzano qualche forma di intrattenimento. Considera l’uso di strumenti online per trovare:

Attività e giochi

Cerca su Pinterest e Google delle idee che possano interessare le età e gli interessi del tuo gruppo. Metti un’iscrizione al talent show nella cartella di Google Drive. Crea un Kahoot, un gioco a quiz personalizzato che i parenti possono giocare sui loro dispositivi mobili. (Invia al tuo nipote esperto di tecnologia una lista di domande sulla storia della famiglia e chiedigli di creare il gioco, poi accoppia gli adolescenti che usano il telefono con i nonni senza dispositivi). Oppure, porta un servizio di photo- o video-booth, un mago o un altro intrattenitore trovando talenti locali su Thumbtack.

Attività locali

Riempi il tempo libero tra gli eventi della riunione con attività opzionali in città. Inizia da TripAdvisor; clicca su Cose da fare, poi inserisci una località. Troverai valutazioni e descrizioni crowd-sourced per le attrazioni in diverse categorie, come gratis, all’aperto e cose da fare con i bambini. Anche Google può essere una buona risorsa: Esegui una ricerca come: “

Servizio

Se il volontariato è un buon modo per avvicinare la tua famiglia, cerca opportunità su VolunteerMatch o JustServe. Anche se non vedi un’attività specifica, contatta potenziali organizzazioni per vedere se c’è qualcosa che potresti fare per loro, dato il tempo e le risorse del tuo gruppo.

Finanziare i festeggiamenti

A meno che tu non abbia un fondo per la riunione ben stabilito, dovrai capire come pagare tutto. Vorrai anche tenere traccia delle spese. Considera di tenere un foglio di Google per tracciare ogni spesa e chi l’ha pagata. Metti i fogli di Google in una cartella Expenses dove puoi caricare le ricevute.

“Cover Charge”

Se una persona sta facendo la maggior parte o tutta la pianificazione, può essere più facile avere un “cover charge” per ogni partecipante. È facile da raccogliere con strumenti di pagamento personale online come Google Pay, PayPal, Venmo o Zelle. Se sei tu a raccogliere i soldi, puoi inviare richieste di pagamento (con promemoria per la zia smemorata). Includi un indirizzo per il pagamento con assegno in una nota con la tua richiesta, nel caso in cui preferiscano pagare in quel modo.

Fundraisers

Alcune famiglie si affidano a raccolte di fondi durante il loro evento, come aste artigianali, lotterie 50-50, giochi di indovinelli o vendite di raccolta fondi. Anche in questo caso, i servizi online possono aiutare con alcuni di questi.

Magliette

Per esempio, ad alcune famiglie piace farsi fare delle magliette. Ottenere le taglie giuste e riscuotere il pagamento può essere un mal di testa. Perché non semplificare il processo e trasformare le magliette in una raccolta di fondi? I siti web di stampa di abbigliamento personalizzato come Custom Ink ti permettono di disegnare la tua maglietta sul sito. Essi raccolgono gli ordini e i pagamenti – con un ritorno monetario per il tuo gruppo.

Libri di cucina

I libri di cucina di famiglia tramandano ricette amate e sono anche un’ottima raccolta di fondi. Raccogliere ricette dai parenti è già un lavoro sufficiente, quindi ottieni un po’ di supporto per pubblicarle. Cookbook Publishers ha stampato un bellissimo libro disegnato da mia suocera per la 50esima riunione della sua famiglia. Esplora i design e i prezzi, e richiedi un kit informativo gratuito sul loro sito web. Se sei un completo fai-da-te, cerca su Google il modello del libro di cucina ed esplora le opzioni che potrebbero fare al caso tuo.

Condividere l’esperienza

C’è sempre qualcuno che usa una macchina fotografica in una riunione di famiglia: scatta selfie tra fratelli, registra video di buffonate ridicole durante la corsa a tre gambe e altro. Ecco alcune idee per condividere foto e video con tutti:

Pagina Facebook

La mia famiglia estesa ha una pagina Facebook privata a cui sono invitati tutti i partecipanti alla riunione. Durante le riunioni, chiediamo a coloro che fanno foto e video di postarli sulla nostra pagina. (Questo ricorda anche a coloro che non hanno potuto partecipare cosa si stanno perdendo!

Strumenti Google

Se la tua famiglia ha lavorato bene con una cartella condivisa di Google, continua a trarne il massimo vantaggio condividendo le foto lì.
Utilizza un servizio gratuito di condivisione foto come Google Photos , accessibile anche attraverso l’applicazione Google Photos. Oppure pubblica i tuoi video – specialmente quella dolce intervista di storia orale che hai fatto con la nonna – privatamente su YouTube e condividi il link con i partecipanti.

Narrazioni video personalizzate

Crea narrazioni video personalizzate del tuo evento con Adobe Spark gratuito o con un servizio freemium come Animoto. Compila le foto migliori in uno “slide show”, e aggiungi quel breve video clip dello zio Saul che canta durante il talent show. Potresti anche aggiungere alcune foto preferite di antenati condivisi o di riunioni precedenti.

Con così tanti strumenti online per la tua prossima riunione di famiglia, realizzare il tuo prossimo evento potrebbe essere più facile di quanto pensi. Potresti anche essere in grado di sederti e goderti il Kahoot e qualche bicchiere di Punch Pineapple Party.