Il Dipartimento del Lavoro Wage and Hour Division e il Fair Labor Standards Act impongono alle aziende di conservare i registri delle buste paga e altra documentazione sui dipendenti. L’Internal Revenue Service richiede anche di conservare i registri delle buste paga per tutti i dipendenti attuali per un minimo di sei anni dopo la fine del rapporto di lavoro. I datori di lavoro devono tenere traccia della compensazione e del tempo libero.
Quali registri della busta paga i datori di lavoro devono tenere?
Dovreste normalmente tenere la maggior parte dei registri richiesti dalla legge nel corso degli affari, quindi rispettare la legge non dovrebbe richiedere molti passi in più. Esaminate i registri che avete già per assicurarvi di essere in linea con i requisiti IRS e FLSA.
I registri possono essere mantenuti in qualsiasi forma, anche elettronicamente. Per tutti i dipendenti non esenti e quelli coperti dai requisiti del salario minimo, avrai bisogno di:
- Informazioni personali, compreso il nome del dipendente, indirizzo di casa, occupazione, sesso, e data di nascita se ha meno di 19 anni
- L’ora e il giorno in cui inizia la sua settimana lavorativa
- Totale delle ore lavorate ogni giorno e ogni settimana lavorativa
- Totale dei guadagni giornalieri o settimanalitempo
- Tasso di paga oraria regolare per ogni settimana in cui si fanno gli straordinari
- Totale degli straordinari per la settimana lavorativa
- Totale dei salari pagati per ogni periodo di paga
- Data di pagamento e periodo di paga coperto.
Dipendenti non esenti
I dipendenti non esenti devono essere pagati almeno il salario minimo e ricevere gli straordinari per tutte le ore lavorate oltre le 40 a settimana. A partire dal 30 novembre 2016, un dipendente potrebbe essere esente se è pagato almeno 455 dollari a settimana su base salariale e se svolge determinati compiti lavorativi. Queste funzioni sono tipicamente amministrative, esecutive o di gestione.
La paga a tempo pieno è quella che viene guadagnata durante le prime 40 ore in una settimana lavorativa.
Dipendenti esenti
I registri richiesti per i dipendenti esenti differiscono da quelli per i lavoratori non esenti, e informazioni speciali sono richieste per i dipendenti domestici, per i dipendenti che lavorano sotto accordi di paga non comuni, per i dipendenti ai quali vengono forniti alloggi o altre strutture, e per i dipendenti che ricevono un’istruzione di recupero. Se qualcuno dei vostri lavoratori rientra in queste categorie, consultate un avvocato.
Forme che devi tenere
Oltre ai registri delle buste paga, dovresti tenere alcuni altri documenti in archivio per ogni dipendente.
- Una copia firmata del suo modulo W-4 che mostra la trattenuta federale. I dipendenti possono cambiare questo modulo in qualsiasi momento, quindi assicuratevi di tenere il modulo più recente in cima.
- Una copia di qualsiasi modulo su cui un dipendente ha autorizzato le detrazioni di stipendio, compresi i benefici e le donazioni speciali come United Way o altri enti di beneficenza.
- Una copia del modulo di domanda originale del dipendente e qualsiasi documento di supporto come un curriculum o trascrizioni.
- Record sui cambiamenti nei livelli di stipendio, comprese le promozioni o le retrocessioni, e le ragioni di queste azioni.
Qual è il modo migliore per conservare i registri delle buste paga?
I registri delle buste paga, compresi quelli che documentano tutte le ore lavorate, i cambiamenti di stato salariale e i tassi di paga dovrebbero essere conservati in un file separato per ogni dipendente.
Devi anche tenere i registri di tutte le modifiche apportate alla paga e ai benefici dei dipendenti, compresi i consensi dei dipendenti. Devi avere un consenso scritto in archivio per qualsiasi deduzione dalla paga di un dipendente, ad eccezione delle tasse FICA e dei pignoramenti.
Chi è autorizzato a vedere i registri dei dipendenti?
La maggior parte delle aziende tengono i registri dei dipendenti in un’area riservata e permettono l’accesso solo alle persone che potrebbero aver bisogno di rivederli a causa del loro grado di occupazione o posizione. Designare quali dipendenti dell’azienda possono vedere i registri dei dipendenti. L’accesso è di solito limitato a quelli del dipartimento delle risorse umane e ai manager e dirigenti al di sopra di un certo livello.
I registri dei dipendenti non dovrebbero mai essere rimossi dalla stanza dei registri. In un’azienda molto piccola, potresti voler tenere questi registri nel tuo ufficio personale, o nell’ufficio del tuo contabile se ha il suo spazio separato. Ai dipendenti dovrebbe essere permesso di vedere i propri registri, ma si potrebbe desiderare che qualcuno rimanga nella stanza con il lavoratore mentre sta visualizzando la sua documentazione.
Se hai più di qualche dipendente, potresti voler impostare una politica di accesso ai file personali in modo che i dipendenti delle risorse umane sappiano come rispondere alle richieste.
A vari revisori federali e statali potrebbe essere consentito l’accesso ai documenti dei dipendenti per scopi di controllo. È possibile richiedere un mandato prima di consentire a un revisore l’accesso ai registri dei dipendenti.
Gli avvocati che rappresentano i dipendenti in cause legali potrebbero avere accesso in alcuni casi specifici. Un funzionario di alto livello o l’avvocato della società dovrebbe verificare la richiesta dell’avvocato prima di permettere la visione dei registri, e un mandato o una citazione potrebbe essere necessaria anche in questo caso.