Quante volte avete usato Microsoft Word, Excel o Outlook e avete pensato, “vorrei che il programma potesse fare quello”, “quello” intendendo caratteristiche di buon senso che, per qualsiasi motivo, non erano incluse nei prodotti venduti da Microsoft? Il vostro desiderio è stato esaudito, con un prodotto chiamato Kutools che aggiunge molte delle caratteristiche mancanti nella suite Microsoft Office.
Ho scoperto Kutools per frustrazione. Tante volte posso ricordare la mia frustrazione nel desiderare che Word, Excel o PowerPoint potessero fare qualcosa che sembrava un bisogno ovvio eppure non era incluso nel programma. Quasi ogni volta che ho cercato una soluzione, i risultati della ricerca hanno rivelato programmi chiamati Kutools, disponibili sul sito web ExtendOffice dal nome appropriato.
Alla fine ho deciso di provare Kutools. Ora tutto il mio ufficio usa il prodotto. Anche se Kutools non fa tutto quello che vogliamo, aggiunge così tante caratteristiche e opzioni che è difficile credere che i programmatori di Microsoft o le hanno omesse tutte o hanno reso le caratteristiche così difficili da trovare che non si finisce mai di usarle.
Come Kutools aiuta
Cosa voglio dire? Che ne dici di quando hai unito più liste in un foglio di calcolo di Microsoft Excel? Alcuni erano formattati con tutte le lettere maiuscole, altri erano minuscoli e alcuni sembravano essere formattati da gremlins? Tutto quello che volevi fare era cambiare le maiuscole per mettere la prima lettera di ogni parola. Word può farlo, ma Excel no.
Oppure avete mai voluto criptare un gruppo di celle o un foglio di calcolo in Excel? O la capacità limitata di Excel di filtrare i dati vi frustra?
Inoltre, considerate le frustrazioni di Microsoft Word. Non sarebbe bello rinominare un documento o aggiungere una casella di controllo con un solo clic? Oppure pensate ai documenti che avete creato da altri programmi che contengono interruzioni casuali, rientri e altri fastidi in Word. Non sarebbe utile essere in grado di rimuovere tutte le interruzioni di sezione, o anche tutte quelle interruzioni, con un clic?
Un’altra lamentela comune su tutti i documenti di Microsoft Office è che ognuno si apre in una finestra separata, quando averli aperti in schede sarebbe molto più facile. Già che ci sei, non sarebbe ancora meglio se potessi anche cambiare lo stile delle schede in modo che sia più facile per te vedere le schede?
Questi sono solo un piccolo assaggio di tutti gli strumenti e le caratteristiche aggiunte disponibili da ExtendOffice e Kutools. Inoltre, quando acquisti Kutools, installa due schede sulle barre multifunzione di Excel e Word, una chiamata Kutools, l’altra chiamata Enterprise in Word o Kutools Plus in Excel.
La scheda Kutools contiene le caratteristiche specifiche del programma. Come spiega il sito web di ExtendOffice, Kutools per Excel combina più di 300 funzioni e strumenti avanzati in un add-in incredibilmente comodo che vi farà risparmiare tempo e fatica. Allo stesso modo, Kutools for Word è un add-in altrettanto potente che include molte operazioni che richiedono tempo e che gli utenti di Word eseguono continuamente.
And There’s More
Kutools for Outlook è altrettanto utile. Per esempio, molti utenti di Outlook non hanno Exchange Server, quindi è difficile creare messaggi “fuori ufficio”. Non con Kutools for Outlook, che lo rende facile. Kutools for Outlook può anche creare copie carbone automatiche o copie carbone cieche, può eliminare contatti e attività duplicate, e ha la capacità di consentire agli utenti di rispondere o inoltrare più e-mail contemporaneamente.
Se questo non è abbastanza per attirare il vostro interesse, allora considerate il pannello Kutools, che espande e visualizza Word AutoText, rendendo più facile creare, classificare e utilizzare AutoText, Bookmarks e Captions. Per gli utenti di Excel, il pannello Kutools Navigation è pieno di funzioni utili. La sezione Workbook & Sheet visualizza tutte le cartelle di lavoro e i fogli di calcolo aperti, mentre la sezione AutoText permette la facile creazione di grafici, clip art, formule, immagini e intervalli di dati. Altre sezioni facilitano la visualizzazione dell’intera gamma di nomi e colonne e rendono semplice l’uso di Trova e sostituisci.
Perché nel nostro ufficio usiamo Word e Outlook più di Excel, commentiamo regolarmente quante caratteristiche ha Kutools per questi programmi. Per esempio, amiamo la funzione Converti elenco a testo, che converte un elenco puntato o numerato (che può cambiare automaticamente quando si aggiunge un paragrafo) in testo, eliminando la fastidiosa propensione di Word a rinumerare i paragrafi che si desidera rimangano numerati, come le sezioni di un breve o di un contratto che sono state finalizzate. Questa caratteristica rende anche più facile aggiungere testo sotto i titoli numerati senza numerare accidentalmente altri paragrafi.
Le schede Enterprise o Kutools Plus contengono una vasta gamma di funzioni aggiuntive. In Word, per esempio, è possibile gestire i documenti, convertire uno o più documenti dal formato .doc al formato .docx, lavorare con e risolvere problemi di collegamenti ipertestuali o eliminare le ultime righe corte che spesso fanno sì che i documenti Word stampino una pagina finale con una sola riga di testo. In Excel la scheda Kutools Plus contiene numerose opzioni Excel aggiuntive, comprese quelle che rendono molto più semplice il filtraggio e l’analisi dei dati dei fogli di calcolo.
ExtendOffice offre cinque prodotti: Kutools for Excel, Office Tab, Kutools for Outlook, Kutools for Word e Classic Menu for Office. Office Tab abilita l’uso di schede in Microsoft Office, consentendo ai programmi di visualizzare documenti e fogli di calcolo nel formato a schede utilizzato dai browser web. È importante notare che è possibile disattivare questa opzione dal Centro schede di Office o scegliere selettivamente di aprire un documento a schede in precedenza nella propria finestra. Infine, per gli utenti che desiderano i giorni prima della barra multifunzione, Classic Menu ripristina l’aspetto e i menu di Office 2003. Il sito web di ExtendOffice contiene anche utili suggerimenti e trucchi, così come tutorial che dimostrano molte delle caratteristiche del programma.
Costo
I vari prodotti Kutools sono concessi in licenza in base al numero di licenze utente acquistate, con sconti sostanziali per acquisti di grandi volumi. Al momento di scrivere questa colonna, le licenze singole di Kutools per Excel, Word o Outlook costano $39 ciascuna, Office Tab è $29, Office Tab Enterprise è $39, Classic Menu per Office è $29.50, Classic Menu per Office Enterprise è $35, e Classic Menu per Office Home and Business è $25.