L’emissione di un ordine in blocco permette a un cliente di non tenere più scorte del necessario in qualsiasi momento, ed evita la spesa amministrativa di elaborare frequenti ordini di acquisto, favorendo allo stesso tempo prezzi scontati attraverso impegni di volume o interruzioni di prezzo. Dal lato del fornitore, un ordine a tappeto può fornire il vantaggio di garantire un business continuo e anche aiutare i fornitori a prevedere meglio i flussi di cassa e gli ordini futuri.
Un ordine a tappeto è fissato a un contratto a prezzo fisso per un periodo di tempo. L’acquirente cerca il miglior prezzo tra le offerte dei fornitori concorrenti. Dopo aver scelto il migliore, i prezzi delle merci sono fissati, e anche le quantità di ogni prodotto sono date al fornitore per preparare lo stock per la consegna richiesta.
La quantità prevista è fornita dall’acquirente come quantità d’uso completa registrata storicamente alcuni anni o come necessario per l’analisi quantitativa. Il fornitore può dare una condizione di quantità da fornire per questo. Per esempio, l’80% della quantità prevista deve essere acquistata alla fine del contratto, che può essere di uno o due anni.
L’ordine in bianco addebiterà la consegna ritardata se il fornitore non può fornire i prodotti nel contratto in tempo. Comunque, dato che il fornitore ha già tenuto lo stock per la pronta consegna per il primo anno o per il periodo concordato, se l’acquirente non potesse soddisfare le condizioni del contratto, come “deve comprare l’80% della quantità prevista entro un anno”, il contratto può essere esteso, o l’addebito del ritardo potrebbe non essere più, o nessun altro addebito richiesto dall’acquirente.
Realisticamente, alla fine del contratto di ordine generale, l’acquirente non comprerebbe alla quantità prevista come concordato nel contratto, ad esempio, l’80% della domanda inviata al fornitore. L’acquirente permetterà anche al fornitore di vendere i prodotti nel contratto per ridurre la quantità. Il fornitore deve anche parlare e informare l’acquirente sulle quantità di merci conservate in modo che l’acquirente possa conoscere lo stato dello stock. Prima che l’acquirente emetta l’ordine di acquisto al fornitore, l’acquirente deve chiedere prima al fornitore la disponibilità delle scorte per evitare il problema della mancanza di disponibilità delle scorte.
Gli ordini a vuoto o gli ordini call-off possono anche essere usati per ordinare servizi, per esempio per servizi di manutenzione e riparazione. In questi casi, i benefici associati con la detenzione di scorte non si presentano, ma l’ordine call-off può permettere di organizzare facilmente riparazioni d’emergenza o manutenzione su chiamata a tariffe garantite.
Il fornitore deve essere in grado di ordinare un servizio.