Non'ripetere te stesso: Get More Done with the DRY Principle

Abbiamo tutti annuito quando qualcuno ha detto che dobbiamo lavorare in modo più intelligente, non più duro. Ma cosa significa, in termini pratici?

I programmatori di computer hanno una risposta con un concetto che usano per scrivere codice più efficiente: Don’t Repeat Yourself (DRY). Non devi essere un programmatore per usare lo stesso principio nel tuo lavoro quotidiano, quindi diamo un’occhiata a come applicarlo ai tuoi compiti quotidiani.

Che cos’è DRY?

Il termine “non ripetersi” fu coniato nel 1999 da Andy Hunt e Dave Thomas nel loro libro The Pragmatic Programmer. Lo hanno definito come “Ogni pezzo di conoscenza deve avere una singola, non ambigua, autorevole rappresentazione all’interno di un sistema.”

Nell’ingegneria del software, DRY è il principio di ridurre la ripetizione nel codice, facendo riferimento ad una singola fonte – o “snippet” – di codice riutilizzabile ogni volta che ne avete bisogno.

Immaginate di aver programmato un’applicazione che lancia una palla per il vostro cane una volta all’ora durante la giornata. Invece di scrivere l’intero codice per localizzare la palla, raccogliere la palla e lanciarla 24 volte (una volta per ogni ora), scrivete il codice una volta e dategli un nome, come throw.ball. Poi, tutto quello che dovete fare è digitare throw.ball ogni volta.

Oltre a risparmiare lo sforzo iniziale, significa anche meno spazio per l’errore umano: Se scrivi la stessa cosa 24 volte, sei destinato a sbagliare almeno una volta. Inoltre, se decidi, per esempio, che la tua app ha bisogno di lanciare un osso invece di una palla, hai solo bisogno di cambiare il codice una volta, piuttosto che 24 volte.

I codificatori hanno il senso dell’umorismo, quindi hanno anche inventato un sostantivo per DRY: WET, che può significare o We Enjoy Typing o Wasting Everyone’s Time, a seconda di chi lo chiede.

Questo è un esempio di codifica, ma tutti noi istintivamente evitiamo la ripetizione dove c’è una soluzione ovvia. Lasciamo che i siti web memorizzino cookie sul nostro computer per ricordare le nostre preferenze. Creiamo playlist delle nostre canzoni preferite, piuttosto che scegliere da zero ogni volta. E carichiamo i contatti nel nostro telefono invece di digitare i numeri per ogni testo.

Ma come possiamo evitare la ripetizione e risparmiare tempo quando si tratta del nostro lavoro? Tutto inizia con il capire dove ti stai ripetendo.

Scopri dove ti ripeti

Se hai mai provato un sistema di produttività, molto di questo ti suonerà familiare. Sistemi come Getting Things Done (GTD) e Zen to Done seguono un processo simile. La differenza qui è che ci stiamo avvicinando al processo con un focus laser sulla duplicazione non necessaria.

Il primo passo è registrare le tue attività quotidiane – dovrai farlo per almeno una settimana, ma idealmente per un mese. Mentre tieni traccia del tuo tempo, registrerai le attività di routine, ma non vuoi perdere le attività che si presentano meno spesso o non così regolarmente.

Aggiungi le attività che sono probabili ma non pianificate, come trattare un reclamo del cliente.
Non dimenticare i compiti annuali (o mensili, se stai monitorando solo per una settimana): cose come rapporti, audit, ispezioni, fatturazione, manutenzione e altro.
Chiedere agli altri i loro compiti di routine. Questo ti aiuterà a riempire le lacune.

Se vale la pena farlo, vale la pena registrarlo. Per rendere il processo di registrazione delle attività più facile, controlla la nostra selezione delle migliori app per elencare le cose da fare e le migliori app per tenere traccia del tempo. Se non sei interessato ad adottare una nuova app per il processo, puoi sempre usare un foglio di calcolo.

A questo punto, hai una visione ad alta quota dei tuoi compiti. Ora è il momento di capire quali compiti sono candidati principali per DRY. Questo può essere completato in qualsiasi app che avete usato per tracciare i vostri compiti. Puoi creare tag o etichette per ogni categoria nella tua to-do list o app di time-tracking, aggiungere le categorie come colonne aggiuntive in un foglio di calcolo, o semplicemente annotarle con carta e penna.

Ti suggeriamo di concentrarti su quattro aree chiave, prendendo nota di ogni compito che rientra in una o più delle seguenti categorie.

Punti dolenti. Guardando la vostra lista, c’è probabilmente una manciata di compiti che vi fanno girare lo stomaco come un pretzel. Forse hai paura di scrivere il rapporto mensile o di inviare promemoria ai clienti che pagano in ritardo. Segui il tuo istinto in questo caso. Se produce una reazione fisica di panico e repulsione, o ti ritrovi a procrastinare ogni volta che questo compito si presenta, etichettalo.
Bottleneck. Quali compiti bloccano il resto della tua giornata? Forse devi mandare un’e-mail a tutti i capi reparto e aspettare le loro risposte prima di poter iniziare a lavorare su un rapporto. O forse devi importare i dati dei nuovi clienti prima di eseguire l’analisi che ti interessa.
Attività che richiedono tempo. Qui è dove i risultati del vostro time-tracking tornano utili. Passi ore di ogni giorno a pulire la tua casella di posta o a rispondere alle domande dei clienti? Se sei come la maggior parte delle persone, probabilmente hai sottovalutato quanto tempo ti prendono alcuni dei tuoi compiti.
Compiti ripetitivi. Cerca i compiti ripetitivi che seguono uno schema simile ogni volta che li esegui. Pensa a Henry Ford; ha visto che costruire automobili era un processo ripetibile e ha inventato il metodo della catena di montaggio mobile, rivoluzionando la produzione. Forse non stai costruendo un prodotto fisico, ma è probabile che tu stia producendo qualcosa. Può essere semplice come un aggiornamento di un social network, o complesso come una nuova app. Cercate i passi che sono quasi identici ogni volta, in modo da poter costruire la vostra catena di montaggio.

Con tutti i vostri compiti categorizzati, ora potete vedere a colpo d’occhio quali sono i primi candidati per il trattamento DRY. Per definizione, i compiti etichettati come ripetitivi hanno maggiori probabilità di beneficiare di DRY. Se un compito non è ripetitivo, eliminatelo dalla vostra lista. Una volta fatto questo, l’attenzione prioritaria dovrebbe essere data a quei compiti che colpiscono il maggior numero di categorie.

Guardando l’esempio nell’immagine qui sopra, ho segnato ogni compito da 0 a 5 (5 è il massimo) per ciascuna delle quattro categorie. Poi ho totalizzato ogni compito – quelli con i punteggi più alti sono quelli che sono i primi per il trattamento DRY.

Eliminare la ripetizione al lavoro

Ora avete una chiara idea di quali compiti beneficerebbero di DRY, quindi è ora di eliminare la ripetizione.

Tip 1: Creare modelli

La pietra angolare dell’uso di DRY nella tua vita lavorativa è l’umile modello. Ogni volta che crei qualcosa, che sia un’email, un documento di lavoro o un’infografica, pensa se c’è qualcosa che puoi salvare per un uso futuro. Il tempo speso per creare un modello ti farà risparmiare esponenzialmente più tempo lungo la strada.

Se il compito sembra troppo complesso per un modello di base, potresti voler creare una procedura operativa standard (SOP). Esaminate il compito e scomponetelo nei suoi singoli passi, che potete poi usare come base per la vostra SOP, o delegare il compito a qualcun altro.

Queste sono le aree che sono più mature per i modelli:

Emails

Con una media stimata di 31 email aziendali inviate al giorno, la casella di posta è il centro dell’universo del lavoratore della conoscenza. Ma questo significa anche che è probabile che tu stia inviando le stesse email più e più volte.

Semplicemente eliminando tutte le informazioni personali, puoi creare il tuo modello e salvarlo per un uso futuro. Per maggiori dettagli su come utilizzare i modelli all’interno di varie applicazioni di posta elettronica, leggi su come automatizzare la tua casella di posta.

Comunicazioni interne

Se invii aggiornamenti settimanali al tuo manager, crei specifiche per vari stakeholder o scrivi ticket nel tuo bug tracker, probabilmente passi molto tempo a reinventare la ruota. Scorri le tue comunicazioni più recenti e cerca dei modelli: anche un modello ridotto all’osso ti risparmierà il fastidio della formattazione ogni volta.

Documenti esterni

Proposte, contratti, fatture: sono tutti abbastanza simili. Rimuovendo le informazioni specifiche per i vostri clienti e partner, avrete un modello da cui lavorare e potrete modificarlo per ogni caso d’uso.

Presentazioni

Se fate più di una presentazione all’anno, fatevi un modello di presentazione. Anche se ogni presentazione è molto diversa, lo scheletro può essere lo stesso.

I tuoi modelli sono documenti vivi. Se noti che stai facendo lo stesso cambiamento più e più volte, significa che è il momento di aggiornare il modello stesso.

Tip 2: Trova le applicazioni giuste

C’è un’applicazione che può fare il lavoro per te?

La risposta è quasi certamente sì.

Per esempio, forse hai scritto le tue proposte in un elaboratore di testi e le hai inviate come allegato. Come si è scoperto, c’è una ricchezza di software di proposta che semplifica il processo, inviando proposte splendidamente progettate ai vostri clienti e facendovi sapere una volta che sono state esaminate. E mentre non c’è nulla che ti impedisca di creare un modello di fattura in Google Docs o Microsoft Word, il software di fatturazione si prenderà cura di tutte le ripetizioni, come numerare automaticamente le tue fatture, tenere traccia di ciò che è stato pagato, e rendere le tue dichiarazioni dei redditi molto più semplici.

Lo stesso vale praticamente per qualsiasi cosa, dalla programmazione delle riunioni alla creazione di sondaggi.

Quindi se trovi che, anche con i migliori modelli, stai ancora spendendo regolarmente del tempo significativo per adattarli manualmente, è il momento di considerare l’utilizzo di un’applicazione. Lo strumento giusto per il lavoro giusto può fare la differenza tra un lavoro facile o piantare un chiodo con un cacciavite.

C’è persino un’app per i modelli, più o meno. Gli espansori di testo rendono facile la creazione di vari frammenti di testo che puoi usare ancora e ancora, non importa in quale app ti trovi.

Tip 3: Automatizza i tuoi compiti ripetitivi

Una volta che hai scelto la tua suite di app DRY, noterai qualcosa: la maggior parte di esse è costruita per fare bene una cosa. E avere uno strumento dedicato a fare un lavoro specifico ha molto senso. Ma il tuo lavoro è raramente così semplice, e potresti ritrovarti a saltare da un’app all’altra nel tuo flusso di lavoro quotidiano.

Con Zapier, le app che usi di più possono parlare tra loro. Usando flussi di lavoro automatizzati chiamati Zaps, puoi inviare automaticamente i dati tra le app, eliminando il lavoro manuale da molte delle tue attività quotidiane.

A seconda di quali attività hanno ottenuto il punteggio più alto nella tua valutazione DRY, potresti voler creare il tuo flusso di lavoro, ma ecco alcune idee per iniziare:

Gestione dei progetti

Comunicazioni interne

Gestione dei file

L’automazione è lo strumento definitivo per DRY. Ti permette di esternalizzare tutti i tuoi compiti ripetitivi a una macchina in modo da poterti concentrare sui progetti che richiedono il tuo cervello umano.

Probabilmente stai già pensando a tutti i compiti che puoi ridurre con il tuo arsenale di modelli, applicazioni e Zaps. Ma non fare il passo più lungo della gamba. Invece di fare brainstorming di hack in anticipo, basate il vostro DRY sulla realtà dei vostri compiti.

E assicuratevi di tenere sotto controllo come funziona. State risparmiando tempo? Vi sentite meno stressati? O i vostri nuovi processi hanno in qualche modo finito per richiedere più tempo? Hai automatizzato qualcosa che avrebbe dovuto essere più personalizzato?

Nella codifica, DRY può significare la differenza tra app goffe e rotte e app lisce ed efficienti. Se implementate gli stessi principi nel vostro lavoro, potete dedicare più tempo a ciò che conta, mentre template e robot si occupano del resto.

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