La tua prossima presentazione a clienti o colleghi è dietro l’angolo e stai pensando di includere una dispensa? Ottima idea! Anche se molte persone associano le dispense alle conferenze, sono uno strumento collaudato nell’ambiente aziendale, permettendo al tuo pubblico una comprensione più profonda e duratura della tua presentazione. Che si tratti di una riunione d’affari o di un corso di formazione, un volantino sottolineerà i vostri punti e sosterrà la vostra presentazione se fatto bene. Può essere difficile, però, decidere cosa includere, il formato, come strutturare un volantino e a che punto della presentazione distribuirlo. Questo post del blog mira a portare luce nell’oscurità; analizzeremo cosa rende un volantino davvero buono e come creare con fiducia il proprio.
Cos’è un volantino?
Come suggerisce il nome, un volantino è qualsiasi tipo di documento che un oratore distribuisce ai partecipanti durante una lezione, presentazione, conferenza o riunione. Permette al tuo pubblico di avere una chiara visione d’insieme dei punti principali, o di riassumere ciò che ha sentito in seguito.
Un handout non è solo un riassunto dei titoli delle diapositive; può essere molto più dettagliato, riassumendo ogni singolo argomento e servendo da riferimento per i concetti chiave e le intuizioni centrali.
Qual è il punto essenziale di un handout?
In poche parole, il tuo handout deve fornire valore aggiunto. Combina gli aspetti più importanti della tua presentazione in una pratica forma di testo. Non solo può riassumere i tuoi argomenti, ma può alleggerire la pressione sulle tue diapositive: fatti e cifre dense possono essere messe da parte per l’handout, permettendo alla tua presentazione PowerPoint di essere lucida e professionale. Le dispense offrono tre vantaggi principali al vostro pubblico, a seconda di quando vengono distribuite:
- i partecipanti possono seguire ciò che viene detto durante la presentazione
- gli ascoltatori possono aggiungere le loro note
- il tuo pubblico ottiene un ampio schema delle tue idee
Un volantino non solo significa che puoi creare una presentazione pulita e ordinata, ma permette al tuo pubblico di capire meglio i tuoi punti e ricordarli dopo. È anche molto utile per trasmettere i tuoi argomenti a chiunque possa aver perso la presentazione vera e propria.
Creare un volantino efficace
È ovvio, quindi, che un volantino può essere molto utile per il tuo pubblico, la tua presentazione e te stesso. Una volta che sapete cosa fare, possono essere relativamente semplici da produrre. Naturalmente, questo richiede ancora del tempo, ed è necessario tenerne conto. Mettere insieme un volantino all’ultimo momento non solo è stressante, ma può essere controproducente, perché mina la tua professionalità e non passa mai inosservato.
TIP: Per cambiare, perché non iniziare la tua presentazione con un volantino? Tirando fuori prima l’essenziale, puoi poi sviluppare la tua presentazione passo dopo passo usando il volantino come base. I vantaggi di questo sono che il tuo pubblico ha una solida comprensione dei tuoi argomenti e un testo dettagliato a cui fare riferimento, e tu puoi fare una presentazione nitida e professionale.
Clear and Concise: How to Structure a Handout
Come per la maggior parte delle cose riguardanti il design, il motto “less is more” si applica molto efficacemente agli handout. In termini concreti, questo significa: fate a meno di frasi intere e fate uso di punti chiave, abbreviazioni, frecce e simboli. Idealmente, il vostro volantino non dovrebbe consistere di più di due pagine A4.
Oltre alle informazioni importanti della tua presentazione, un handout deve includere quanto segue:
- informazioni di base, probabilmente nell’angolo superiore sinistro del volantino, come il luogo della presentazione e il nome e il titolo del relatore
- la data, probabilmente nell’angolo superiore destro
- un titolo conciso – preferibilmente il titolo della tua presentazione – centrato
- i numeri di pagina nel piè di pagina
- una struttura chiara, basata sui singoli titoli della presentazione
- un’impaginazione coerente usando un carattere standard come Arial o Times New Roman
La struttura del tuo handout dovrebbe seguire la struttura della tua presentazione, specialmente se distribuisci l’handout durante la presentazione. E’ meglio limitare i punti a quelli che sostengono il tuo argomento principale. Mantieni le sotto-voci sul volantino il più semplice possibile e non entrare troppo nei dettagli. Per rendere il tuo volantino visivamente attraente, aiuta a pensare al carattere. Oltre ad usare caratteri chiari e standard, come menzionato sopra, cerca di mantenere la dimensione dei caratteri nelle intestazioni e nei piè di pagina uniforme e più piccola che nella parte principale.
TIP: Crea un’area per il tuo pubblico per fare le proprie note sulla tua dispensa. O rendi il margine destro più ampio o lascia qualche riga di spazio sotto il tuo ultimo punto.
Contenuti dell’opuscolo – Breve e mirato
Hai deciso il layout del tuo opuscolo, inserito i punti chiave e creato uno schema approssimativo. Ora è il momento di espandere i singoli punti e creare il contenuto principale del tuo volantino. Prima di farlo, concentrati sul tuo pubblico di riferimento: quante conoscenze di base puoi supporre che abbiano sull’argomento della tua presentazione? Tenere a mente il tuo pubblico significa adattare l’opuscolo al suo livello, evitando i termini tecnici dove distrarrebbero dal tuo punto, includendoli quando ti trovi di fronte a un pubblico esperto in una particolare disciplina, È molto importante condensare le affermazioni principali della tua presentazione in punti chiave, piuttosto che includere un flusso di testo che distrae. In questo modo, manterrai la piena attenzione del tuo pubblico.
TIP: Per suscitare la curiosità del tuo pubblico proprio all’inizio della tua presentazione, potresti includere una citazione ottimistica, un proverbio o una domanda (che potresti scegliere di rendere un po’ provocatoria) come introduzione – questo può formare il primo paragrafo del tuo handout.
Anche se la cosa principale degli handout è che dovrebbero essere brevi e concisi, dovrebbero comunque essere comprensibili se letti fuori dal contesto della tua presentazione. Se questo viene dimenticato, non possono agire come un aiuto per la memoria del tuo pubblico in seguito.
Informazioni aggiuntive sul tuo volantino
Gli elementi principali di un volantino, come coperto sopra, possono essere integrati da informazioni aggiuntive a tua scelta. Questo può anche includere immagini o grafici. A seconda dell’argomento, un elemento visivo può davvero chiarire e integrare il tuo argomento principale e legare le cose insieme. Come regola, tuttavia, conviene tenere le immagini e i grafici sulle diapositive della presentazione perché occupano troppo spazio sul volantino. I costi e i benefici devono essere soppesati in ogni singolo caso.
È anche una buona idea includere informazioni di contatto sul volantino; un indirizzo e-mail è il minimo. A seconda del tipo e dello scopo della presentazione, potete anche fornire il vostro indirizzo commerciale e il numero di telefono. Se il tuo volantino consiste di diverse pagine, aiuta a mettere i tuoi dati di contatto nell’intestazione in modo che appaiano su ogni pagina. Può essere utile includere una breve bibliografia nel tuo volantino se stai usando citazioni o informazioni da altre fonti. In questo modo puoi anche linkare a siti web rilevanti o ulteriori letture sul tuo argomento che possono essere interessanti per il tuo pubblico.
TIP: Alla fine delle tue dispense puoi includere domande o spunti di riflessione per stimolare la discussione. Questo è particolarmente utile se vuoi condurre una sessione di domande e risposte dopo la tua presentazione.
Semplice e veloce: Creare un volantino con PowerPoint
Quando il tempo è fondamentale, PowerPoint ha una funzione che ti permette di creare un volantino in pochi minuti. Utilizzando la funzione “Create handout”, è possibile trasferire una presentazione PowerPoint a Microsoft Word, adattarla lì e ottimizzarla per la stampa. Con pochi clic è possibile scegliere quali diapositive della presentazione devono apparire sul volantino. Il numero di diapositive può anche essere facilmente regolato e si può tagliare il testo o espanderlo come necessario. Potete anche decidere se l’handout deve includere un margine di nota, un’intestazione e/o un piè di pagina. La vostra presentazione PowerPoint rimane intatta durante l’intero processo. Oltre alla possibilità di stampare il volantino, puoi anche salvarlo direttamente in Word come documento Word o PDF – un modo semplice per rendere il volantino digitalmente disponibile al tuo pubblico.
Quando è il momento migliore per distribuire il tuo volantino?
Non esiste il momento perfetto. Per aiutarti a decidere il momento per la tua particolare presentazione, aiuta a capire come i tempi influenzano il tuo pubblico:
- Distribuzione prima della presentazione: In questo caso, devi aspettarti che almeno una parte del tuo pubblico abbia sfogliato il volantino e letto in anticipo, il che significa che in qualsiasi momento sa cosa c’è dopo. Questo può a volte significare che la concentrazione del tuo pubblico è divisa, quindi devi considerare attentamente se questa opzione è appropriata.
- Dispensa durante la presentazione: Distribuisci il tuo handout nel momento in cui è utile come supporto, sia in termini di illustrazione visiva o come mezzo per sottolineare il tuo argomento.
- Handout dopo la presentazione: Se scegli questa opzione, non dimenticare di includere i tuoi dati di contatto. Se stai inviando un volantino elettronicamente, il PDF è una buona scelta. A seconda della situazione e del destinatario, potrebbe essere consigliabile aggiungere il copyright nel piè di pagina.
Qualunque sia il momento che decidiate, un volantino ben preparato può essere uno strumento efficace per sostenere la vostra presentazione, agendo come una guida e un aiuto alla memoria sia per voi che per il vostro pubblico. Usati correttamente, possono aumentare l’interesse e l’attenzione del tuo pubblico, e permetterti di fare una presentazione chiara e professionale.
Hai bisogno di aiuto per creare un ottimo volantino o una presentazione? Saremo più che felici di aiutarti, utilizzando la nostra lunga esperienza come agenzia di presentazioni. Siamo sempre felici di sostenerti!
