Una lettera di riconoscimento è sia una ricevuta che uno strumento di pubbliche relazioni. Il suo obiettivo è quello di far sapere al lettore che gli elementi richiesti in una comunicazione precedente, di solito una richiesta o una lettera d’ordine, sono stati ricevuti.
Lo scopo può essere abbastanza breve, appena sufficiente per completare un ciclo di comunicazione aziendale. Confermare il giorno in cui un articolo è arrivato o esprimere qualche apprezzamento per aver soddisfatto una richiesta può essere tutto ciò che è necessario.
Ricorda, è il pensiero che conta. Una lettera di riconoscimento è una cortesia professionale abitualmente estesa da persone di successo nella costruzione e nel mantenimento di relazioni commerciali produttive.
Identifica il tuo lettore
Una lettera di riconoscimento dovrebbe essere indirizzata ad una persona che richiede una ricevuta per un articolo inviato. Se non conoscete il nome del mittente, potete trovarlo nella chiusura complimentosa di una lettera precedente; una richiesta originale o una lettera d’ordine, per esempio. Quel nome dovrebbe essere messo nell’intestazione interna e nel saluto della vostra conferma. Dovrebbe anche essere incluso nella linea superiore della tua busta.
Ricorda che le persone fanno affari prima con le persone e poi con le aziende. Quando ti rivolgi al tuo lettore per nome, riconosci la sua importanza e il suo valore come essere umano individuale.
Stabilisci il tuo obiettivo
L’obiettivo di una lettera di conferma è quello di far sapere al lettore che gli articoli attesi sono stati effettivamente ricevuti. Dovrebbe essere breve.
Nel corpo lo scrittore dovrebbe menzionare un punto specifico, chiarendo al lettore che è una parte importante del suo obiettivo generale, facendogli sapere che ci si aspetta un’ulteriore discussione nel loro prossimo incontro.
Determina il tuo scopo
Lo scopo di una lettera di riconoscimento può essere abbastanza breve, una riga o due, il cui obiettivo è di notificare al lettore che una richiesta è stata soddisfatta. Quando è richiesto un dialogo continuo, la portata può essere ampliata per includere nuove informazioni.
Nel corpo lo scrittore dovrebbe fornire il nome del suo assistente, una seconda persona di contatto con cui può parlare nel caso in cui lei non sia disponibile a rispondere alla sua chiamata. Questo stabilisce una linea di comunicazione che indica il suo serio interesse nell’esplorare un’ulteriore relazione d’affari.
Organizza la tua lettera
Organizzare la tua lettera di riconoscimento stabilirà un ordine logico in cui presentare le tue informazioni. Hai già iniziato questo compito stabilendo un obiettivo e determinando il tuo scopo. Fate riferimento ad essi. Insieme includono gran parte del contenuto che diventerà il corpo della tua lettera.
Un semplice schema ti farà organizzare. Comincia a creare una lista di punti rilevanti e mettili nell’ordine sequenziale che aiuterà meglio il tuo lettore a comprendere il tuo riconoscimento. Questi punti diventeranno la spina dorsale della tua bozza; il tuo schema diventerà una lista di controllo.
Scrivi la tua lettera
Lavorare da uno schema è il modo più semplice per redigere una lettera di riconoscimento. Ti sei già organizzato creando una lista. Riferisciti ad essa e trasforma ogni frammento in una frase completa che esprima un singolo pensiero o un’idea.
Per far sì che i tuoi pensieri e le tue idee siano trasmessi in modo coeso, scrivi con un tono di voce il più naturale possibile. Prova a scrivere velocemente la tua bozza e poi leggila ad alta voce. Concentrati sulla comunicazione del tuo obiettivo al tuo lettore. Assicurati che lo scopo della tua lettera contenga tutte le informazioni rilevanti incluse nella tua lista organizzativa.
Tieni presente che stai scrivendo una bozza. Per il momento puoi ignorare l’ortografia, la grammatica, la punteggiatura, la struttura delle frasi e dei paragrafi. Questi sono dettagli tecnici a cui presterai attenzione nella fase finale quando rivedrai e rivedrai il tuo lavoro.
Chiudi la tua lettera
Una lettera di riconoscimento dovrebbe chiudersi in modo professionale. Una volta che il tuo ultimo paragrafo è stato scritto, firma tra una chiusura complimentosa come “Sinceramente” o “Grazie” e il tuo nome stampato.
Se stai scrivendo in relazione ad un incarico ufficiale, metti il tuo titolo sotto il nome stampato. Le informazioni aggiuntive come le osservazioni di dettatura, la notifica di allegati, allegati e copie inviate ad altre persone dovrebbero essere messe sotto la linea del titolo.
Rivedere e rivedere la tua lettera di riconoscimento
Rivedere e rivedere la tua lettera di riconoscimento è l’ultimo passo nel processo di scrittura. In questa fase controllerai la tua bozza, assicurandoti che il tuo obiettivo sia chiaro e il tuo scopo sia conciso. Mettiti nei panni del lettore mentre esamini la bozza. Chiediti, come il destinatario, se sei in grado di comprendere rapidamente la richiesta e se sono state incluse abbastanza informazioni per consentire una risposta tempestiva.
Cerca prima gli errori più ovvi. Controlla l’ortografia, la struttura delle frasi e gli errori grammaticali. Ricorda che una voce passiva non è così imponente come una voce attiva. Vuoi che la tua lettera sia forte, quindi scrivi con una voce attiva.
La cosa importante da tenere a mente è la coesione generale dell’intera unità. Cerca accuratezza, chiarezza e un senso di completezza. Chiediti se le transizioni tra i paragrafi funzionano e se il tuo punto di vista, il tono e lo stile sono coerenti in tutto il testo.
Esamina attentamente le tue scelte di parole. Le parole ambigue generano confusione. Il gergo e i termini astratti possono non essere compresi affatto e le affettazioni, i cliché e il linguaggio banale non servono a nessuno scopo reale e oscureranno il tuo obiettivo. Tu vuoi aiutare il tuo lettore a capire esattamente ciò che vuoi, quindi rimuovi tutto ciò che non è utile.
E infine, se non hai scritto un’apertura o una conclusione, questo è il momento. L’introduzione deve condurre al corpo della tua lettera con una dichiarazione decisa sull’argomento del tuo riconoscimento e abbastanza informazioni di supporto per mantenere il lettore nella lettura. Le tue osservazioni di chiusura devono ribadire il tuo obiettivo con una domanda che richiede un’azione.