Se sei stato in affari più di un mese, probabilmente hai sperimentato una stornata di pagamento di qualche tipo. Alcuni storni di pagamento (sto guardando te, chargeback), sono così prevalenti che gli imprenditori devono inserirli in bilancio nelle loro spese ogni mese.
La frequenza degli storni di pagamento è legata a un’interessante intersezione di tecnologia, legge e tipo di prodotto/mercato. Se il tuo negozio online non fa un buon lavoro con le sue descrizioni, potresti avere a che fare con più storni di pagamento. O se il vostro prodotto è costoso e altamente personalizzato (pensate a materassi di fascia alta o strumenti musicali), i ritorni possono essere più comuni.
Alcuni storni di pagamento sono solo normali affari. Altri possono essere sfruttati da clienti fraudolenti, ma l’onere degli storni di pagamento è spesso posto sulle imprese. Le grandi reti di carte di credito (Mastercard, Visa, ecc.) sono più incentivate a favorire i loro clienti, e sta a voi reagire quando è il caso. Più sistemi e processi avete in atto, meglio sarete in grado di dimostrare quando uno storno è sbagliato.
Sperimentare consistenti storni di pagamento può essere super frustrante. Fortunatamente, ci sono modi per combattere gli storni di pagamento, e capire i diversi tipi e come si verificano è il primo passo per farlo.
Cosa significa storno di pagamento?
Lo storno di pagamento è un termine un po’ ampio. Si chiama anche con molti nomi: storno di carta di credito, storno di pagamento, ecc.
Si parla di storno di pagamento quando i fondi che un titolare di carta ha usato in una transazione vengono restituiti alla banca del titolare. Questo può essere iniziato dal titolare della carta, dal commerciante, dalla banca emittente, dalla banca acquirente o dall’associazione della carta.
Ragioni comuni per cui si verificano storni di pagamento:
- L’articolo ha finito per essere esaurito.
- Il cliente sta cercando di commettere una frode.
- Il cliente ha cambiato idea dopo l’ordine.
- Il prodotto non era quello che il cliente si aspettava a causa di descrizioni sbagliate o vendite losche.
- L’importo sbagliato è stato addebitato.
- La transazione era duplicata.
Ci sono tre rami comuni in cui rientrano gli storni di pagamento:
Tipo di storno di pagamento #1 – Storno di autorizzazione
Lo storno di autorizzazione annulla un pagamento prima che vada ufficialmente a buon fine.
Lo storno di autorizzazione è la soluzione rapida degli storni di pagamento. La rete ACH (automated clearing house) è lenta e limitata, quindi è normale che le transazioni siano pre-autorizzate. In altre parole, una transazione può essere avviata anche se l’indirizzo o altre informazioni non sono corrette.
Se voi o i vostri dipendenti notate qualcosa di sbagliato dopo aver presentato la richiesta di autorizzazione, potete chiamare la vostra banca per fermare la transazione. Questo è noto come un annullamento dell’autorizzazione, ed è altamente preferibile a un futuro chargeback o rimborso. Più un pagamento va avanti nel suo percorso di completamento e più entità comunicano con esso (banca emittente, rete di carte, ecc.), più è una seccatura riprenderlo.
Le inversioni di autorizzazione sono migliori per il cliente, non incasinano i vostri dati di vendita e riducono le spese associate ai chargeback fermando il pagamento in anticipo.
Di solito, le inversioni di autorizzazione sono veloci e nei negozi menzionate davanti al cliente. Se si affronta il problema immediatamente e si fa sapere al cliente che qualsiasi addebito che vedrà sarà eliminato poco dopo, si hanno maggiori possibilità che si limitino a strisciare e a riprovare la transazione con le informazioni corrette. Sii veloce e cortese!
Tipo di storno del pagamento #2 – Rimborso
I rimborsi annullano un pagamento dopo che la transazione è stata completata ma prima che il cliente abbia presentato una contestazione ufficiale.
Tutti conosciamo i rimborsi. Questo avviene quando qualcosa non va con il prodotto o l’acquisto e un cliente chiama la tua azienda per avere indietro i suoi soldi.
Invece di annullare semplicemente la transazione come una richiesta di autorizzazione, un rimborso completa la transazione al contrario. È come se la banca acquirente ora pagasse il titolare della carta invece del contrario. Viene trattata come una nuova transazione separata. Tenete a mente che i rimborsi non sono un accordo neutrale. Non solo tu come proprietario del business perdi la vendita del prodotto, ma devi anche pagare le commissioni (interscambio, ecc.) che incorrono lungo la strada.
Tipo di storno del pagamento #3 – Chargeback
Chargeback è quando un cliente chiama la sua banca e presenta una controversia contro la tua transazione.
E ora possiamo discutere del temuto chargeback.
Se l’annullamento dell’autorizzazione e i rimborsi sono fuori dal quadro, o se un cliente decide di andare direttamente alla sua banca, dovrai affrontare un chargeback. Non solo i chargeback ti fanno perdere le entrate sul prodotto, le spese, la spedizione, ecc, ma devi anche pagare delle spese extra, specifiche per il chargeback.
I chargeback sono probabilmente la rovina dell’esistenza di molti imprenditori. Non sono facili da combattere, sono costosi e il processo può essere confuso e frustrante. È difficile capire cosa è un chargeback giusto e cosa è una frode, e tu hai la responsabilità di combattere contro i chargeback.
Come proprietario di un business, dovrai affrontare:
- Perdita di entrate
- Pagare le spese di spedizione
- Recuperare o incamerare i prodotti venduti
- Compensare le spese di transazione sostenute durante la frode.
- Presentare un reclamo e contestare i chargeback.
Se si incorre in abbastanza chargeback, si può essere segnalati dalle reti di carte e non essere in grado di accettare carte di credito, quindi c’è una sostenibilità e una minaccia reputazionale insita in ogni chargeback.
La cosa migliore è essere proattivi e combatterli, sviluppando un sistema interno di processi e buone pratiche per ridurre il numero di chargeback e identificare facilmente quelli fraudolenti.
10 modi per ridurre gli storni di pagamento
Non contare di eliminare gli storni di pagamento dal tuo business, ma la riduzione dei tuoi storni di pagamento può essere raggiunta attraverso una combinazione di tecnologie di pagamento accurate e le migliori pratiche dei tuoi dipendenti.
Avere solo un sistema di pagamento infallibile non è sufficiente, dato che molti chargeback e storni di pagamento sono dovuti a errori umani.
Con questo in mente, ecco dieci modi in cui potete fare una grande ammaccatura nel vostro. Per i primi sei, controllate con il vostro fornitore di POS per assicurarvi che il vostro software abbia questi sistemi in atto.
#1 – Collegate la vostra richiesta di autorizzazione ai futuri messaggi di transazione
Un identificatore di transazione o (TID) assicura che particolari richieste e i loro relativi messaggi stiano insieme.
#2 – Usate un numero di controllo della traccia di superficie.
Questo attribuisce un numero a tutte le comunicazioni riguardanti una particolare transazione.
**
#3 – Assicurati che il tuo sistema fornisca numeri di riferimento di recupero.**
Questo lega le vendite stimate alla richiesta di autorizzazione originale del cliente.
#4 – Assicurati che il tuo sistema abbia un indicatore delle caratteristiche di autorizzazione.
Nota un totale di transazione stimato/incrementale.
#5 – Tieni traccia del tuo campo di durata
Questo è il numero totale di giorni in cui le spese saranno tabulate. Ti aiuta ad essere in grado di informare i tuoi clienti su cosa aspettarsi e quando.
#6 – Invia tempestivamente i dati delle transazioni
Cancella le tue transazioni il prima possibile per essere sicuro di non incorrere in conti correnti vuoti o persone che dimenticano quali sono certe spese.
#7 – Usa descrittori di fatturazione chiari
Un descrittore di fatturazione appare nell’estratto conto di un cliente come il nome di una transazione. Assicurati che il tuo sia facilmente leggibile, qualcosa come BELGACOFFEE invece di 35030BE.
#8 – Conferma la data di compensazione prevista
Imposta un’email automatica che confermi l’acquisto di un cliente e quando può aspettarsi che quei fondi vengano ritirati. Questo aiuta il cliente a ricordare quando e cosa ha acquistato e lo aiuta a prepararsi adeguatamente per il ritiro.
#9 – Usa Autorizzazioni Incrementali &Stimate quando è appropriato
Se il tuo business è in affitti o qualsiasi cosa che il tasso finale è determinato dal tempo invece che in anticipo, dovresti considerare l’utilizzo di autorizzazioni incrementali. Queste fondamentalmente continuano a impostare le transazioni nel tempo invece di aspettare fino alla fine per schiaffare un grande addebito su una carta – riducendo il dolore di un chargeback.
#10 – Elabora rapidamente i rinvii di autorizzazione
Se rilevi qualsiasi tipo di errore durante la transazione, non aspettare che si verifichi un chargeback. Vai avanti e invertilo come un’inversione di autorizzazione. Questo aiuterà a restituire rapidamente i fondi al conto del cliente e lo incoraggerà a riprovare la transazione.
Ancora una volta, storno di pagamento o storno di carta di credito è un termine un po’ ampio, ma che si tratti di storni di autorizzazione, rimborsi o chargeback, hanno tutti applicazioni e conseguenze diverse per il tuo business.
Soprattutto, sii rapido e intelligente. Non aspettare che i problemi vengano da te!
Con Tidal, dedichiamo effettivamente un assistente ufficiale di chargeback al tuo team quando usi i nostri servizi mercantili. Invece di spargere te stesso super sottile e prendere la responsabilità extra, perché non ottenere un esperto per aiutarti a combattere mentre risparmi fino al 35% sulle spese di elaborazione?