How To Create Your Event Budget - Endless Events

Se stai pianificando un evento, c’è un passo che è essenziale per realizzare quell’evento: creare il budget dell’evento. Fortunatamente, è un’azione che si ripete, quindi puoi facilmente creare una struttura di base per il tuo budget, modificarlo lungo il percorso e utilizzare gli strumenti che probabilmente hai già per metterlo insieme. Potrebbe sembrare scoraggiante e limitato creare un budget per un evento, ma finché ne crei uno che sia realistico e che preveda un’imbottitura in caso di emergenza, sarai a posto.

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Usa i fogli di calcolo – ti consigliamo, se scegli questa strada, di usare un foglio di Google perché è molto facile per chiunque abbia bisogno di accedere per vedere una versione sempre attuale del tuo budget.
Potenzialmente cerca un software di budgeting per eventi – Se stai creando dei budget molto complessi
Aggiungi delle voci per ogni singolo dettaglio
Conosci le tue scadenze – quando sono dovuti i pagamenti (essere in ritardo potrebbe comportare un costo extra)
Aggiungi gli importi previsti e i costi effettivi in modo da poter vedere se sei fuori budget

Per cosa stai facendo il budget?

Il primo passo per creare il budget del tuo evento è capire ogni parte del tuo evento che potrebbe potenzialmente avere un costo. Includendo ogni parte dell’evento, sei in grado di ottenere un budget più accurato rispetto a uno che include semplicemente i pezzi più grandi di un evento. Questo è un passo preliminare che puoi continuare a perfezionare man mano che parli con i fornitori e ottieni una descrizione più accurata del tuo budget.

Gli strumenti di budgeting non devono essere stravaganti – puoi iniziare questo passo velocemente come aprire un foglio di Google vuoto e inserire le voci del budget, per risparmiare tempo puoi saltare la creazione del tuo budget per eventi da zero e scaricare il nostro foglio di calcolo del budget per eventi in basso.

Se decidi di costruire il tuo iniziando a creare alcune colonne:

Item

Questo è per ogni singola voce del tuo budget per eventi. Quando elenchi le voci del tuo budget per l’evento, sii il più specifico possibile. Suddividete ogni singola voce per la quale pagherete. Non raggruppare le voci. Per esempio, raggruppare gli alcolici e il cibo insieme potrebbe sembrare sensato, ma potrebbe causare dei problemi. Potrebbe causare problemi se avete bisogno di apportare modifiche o tagliare una voce lungo la strada nella pianificazione. Diciamo che volete aggiungere 100 dollari in più alla voce cibo e alcol. A cosa andrebbero destinati quei soldi? La chiave è essere il più dettagliato possibile quando si crea il budget dell’evento e tenere ogni voce separata. Più dettagliato è, meglio è.

Descrizione

Le descrizioni sono assolutamente necessarie per il budget del tuo evento! Aggiungi una descrizione dettagliata dell’articolo di cui avrai bisogno per il tuo evento. Questa è una colonna importante da includere nel caso in cui il tuo budget debba essere approvato da qualcuno nella tua organizzazione che potrebbe non sapere cosa sia ogni voce. Se quella persona non è direttamente coinvolta nella pianificazione, non saprà quanto sia essenziale o meno la voce per realizzare il vostro evento. Aggiungendo una descrizione puoi fornire chiarezza sul perché è necessario e su ciò che è un must-have.

Somma necessaria

Le quantità giocano un ruolo importante nel budgeting. Aumentare le quantità può prosciugare rapidamente il vostro budget. D’altra parte, eliminare quantità inutili di qualcosa può rapidamente riempire il vostro budget. Tenere traccia di ciò che pensi che ti servirà prima dell’evento e annotare le quantità effettive che hai usato ti aiuterà a modellare il tuo futuro budget per l’evento.

Costo stimato

Sebbene i costi possano variare, conoscere semplicemente una cifra approssimativa può aiutarti a capire di che tipo di budget hai bisogno per il tuo evento. Nel prossimo passo, affronteremo come ottenere il costo stimato il più vicino possibile al costo effettivo per fare un budget accurato.

Costo effettivo

Proprio come suggerisce il nome, questa colonna è dove traccerai il costo effettivo dell’articolo. Questo passo è cruciale per le future sessioni di budgeting per capire come i costi stanno aumentando (o diminuendo). Servirà come riferimento per la pianificazione dell’evento negli anni a venire.

Come ricercare i costi del budget dell’evento

Ora che hai gli inizi di un budget dell’evento, puoi concentrarti su come avvicinare i costi stimati a quelli reali. La ricerca dei prezzi ti aiuterà a dipingere un quadro di quello che sarà il tuo budget effettivo.

Guarda gli eventi passati

Se hai già ospitato questo evento, puoi guardare indietro all’importo che è stato speso negli eventi precedenti. Guarda le voci che sono state utilizzate e il numero di ospiti che hanno partecipato. Se vi aspettate che l’evento si espanda nell’anno in corso, è importante mantenere tutto proporzionale nel vostro budget usando dei moltiplicatori. I dati storici aiuteranno a mettere in atto un budget di riferimento.

Rivolgiti ai fornitori

Puoi fare un ulteriore passo avanti ottenendo i dettagli del budget direttamente dal sito web dei fornitori o chiamandoli. La maggior parte dei venditori sono in grado di fornire cifre generali per darti un’idea migliore del budget che stai cercando.

Chiamare i venditori e i fornitori per ottenere i prezzi non è sempre il processo più veloce, ma può aiutarti a ottenere una stima realistica dei costi. Una volta che ti sei messo in contatto con un fornitore, forniscigli il maggior numero di dettagli sulle esigenze del tuo evento e chiedi il costo e cosa include. Potrebbero esserci dei costi che potresti aver tralasciato, come mance, spese di servizio o tasse. Assicurati che il fornitore ti dia la più completa ripartizione dei costi possibile. Passare attraverso ogni voce di linea per ogni preventivo da parte dei fornitori e capire quali fornitori funzionerà meglio per il vostro evento. Naturalmente, scegli sempre il fornitore che si adatta alla tua visione, al tuo budget e con cui ti piace lavorare. Non scegliere qualcuno solo perché è l’offerta più bassa.

Ora che hai un’idea generale di cosa aspettarti quando si tratta di costi, è il momento di capire le voci di spesa. Prenditi cura del ciclo di vita del tuo evento: quali sono alcune delle cose che potrebbero costarti soldi lungo la strada? Non fermatevi solo alle grandi voci di costo come la sede, il cibo e le bevande e l’audiovisivo (anche se queste fanno parte della lista). Dovete pensare a costi più piccoli come tasse, imposte, mance, marketing e viaggi. I piccoli costi possono finire per divorare il tuo budget se non li consideri in anticipo.

Ecco alcune cose da considerare per le voci di bilancio:

Costi di viaggio per il tuo evento: C’è un blocco di stanze per il tuo evento? Quanto ci vorrà per far volare tutto il tuo team? E una volta arrivati, sarà una corsa in taxi di 100 dollari fino al luogo dell’evento? Qual è la diaria per i pasti della tua squadra al giorno?
Cibo e bevande: C’è un minimo da pagare per assumere un particolare catering per il tuo evento? Quali sono le spese di servizio e le mance? Il tuo evento è più adatto per un bar in contanti o un bar con un barista? Se è così, quanti bar dovresti avere? (Suggerimento: usa uno strumento come Social Tables’ Pocket Planner per usare le quantità approvate dal CIC per cibo e bevande.
AV: Dai un’occhiata al tuo preventivo AV: di quali componenti hai assolutamente bisogno rispetto a ciò che è bello avere? Ci sono parti dell’accordo AV che potrebbero comportare un costo aggiuntivo come le spese per danni o le diarie? Quali sono alcune spese AV a cui fare attenzione? Cosa non dovreste tagliare il budget OPPURE pianificare sempre quando si tratta di esigenze AV? Il tuo fornitore AV interno include spese di cui dovresti essere a conoscenza?
Affitti di locali: Quali considerazioni/costi nascosti ci sono per l’affitto della sede/spazio? Potresti essere addebitato dopo il fatto per danni allo spazio?
- Spazi diversi potrebbero avere costi diversi?
  - Hotel di lusso
  - Sale da ballo
  - Piccole sale riunioni con pacchetti all-inclusive con F&B, AV, wi-fi, e supporto in loco
Marketing: Quali costi di marketing per l’evento ci saranno? C’è un budget stabilito per gli annunci su Facebook, il marketing tradizionale, gli omaggi e i premi del concorso?
Produzione video e fotografia: Come vi farà pagare il vostro videografo o fotografo per catturare l’evento? Cosa è incluso? Hai accesso ai file grezzi o solo al prodotto finale? Puoi usare i prodotti per le promozioni di eventi futuri?
Il costo di Internet: Quanto costerà ottenere una copertura wifi aggiuntiva nella tua sede rispetto agli spazi pubblici?

Non tutte queste voci troveranno la loro strada nel tuo budget, ma vale la pena tenerle a mente se pianifichi una varietà di eventi.

Quanto dovrebbe essere incluso in un fondo per i “giorni bui”

Porta il tuo budget per qualsiasi costo inaspettato (io di solito ci metto il 15% per ogni evenienza)
Quali sono i maggiori costi variabili?
Tasse di cancellazione: a nessuno piace cancellare un evento ma se devi farlo, cosa potrebbe costarti alla fine?
Successivi scenari! Pensa alle cose peggiori in assoluto che potrebbero accadere e pianifica di conseguenza.

Top 10 Tips For Making A Budget

Non procrastinare la creazione del tuo budget. Può sembrare un compito scoraggiante, ma è un primo passo vitale nel vostro viaggio di pianificazione dell’evento. Se non sei sicuro di quando questo dovrebbe accadere controlla la nostra guida alla timeline dell’evento.

Definire il focus del vostro evento. Vuoi che la gente se ne vada ricordando l’atmosfera elettrica, o vuoi che se ne vada ricordando il cibo delizioso? Qual è il tuo obiettivo? Perché state organizzando l’evento? Alloca i fondi in base alle tue priorità.

Più dettagli aggiungi, più accurato sarà il tuo budget. Ignorare una piccola voce può fare la differenza tra essere sotto o sopra il budget.

Tieni presente che a volte il costo di un elemento dipende dal costo di un altro. Per esempio, i tuoi costi AV potrebbero cambiare a seconda della sede che scegli. Questo è particolarmente vero se la vostra sede richiede personale sindacale.

Esplora tutte le opzioni della tua sede. Alcune sedi più recenti si stanno trasformando in negozi di eventi one-stop che aiutano ad eliminare il tira e molla nel trovare più fornitori di eventi. Queste nuove sedi potrebbero potenzialmente farti risparmiare una quantità significativa di denaro nel lungo periodo! Per non parlare del tempo. Assicuratevi solo che questo approccio unico si adatti alla vostra visione del vostro evento.

Non sottovalutare un articolo per far sembrare il tuo budget carino. Sottovalutare qualcosa può sembrare bello sulla carta (o sullo schermo), ma alla fine porterà a perdere soldi quando l’evento prenderà vita.

Utilizza il tuo fondo per i giorni di pioggia solo per le emergenze. Potrebbe essere allettante usare la tua rete di sicurezza per aggiungere qualche stravaganza al tuo menu o per aggiungere qualche decorazione extra. Tuttavia, attingere ai vostri fondi di riserva per frivolezze può lasciarvi in difficoltà se una vera catastrofe colpisce.

Fate le vostre ricerche. Se si mette nel tempo quando la ricerca sedi, aziende di catering e aziende AV, si potrebbe finire per risparmiare un sacco di soldi. Può essere noioso, ma si trovano le migliori offerte quando si confrontano tutte le opzioni.

Assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina. Dopo aver creato il tuo budget, assicurati di condividerlo con tutte le persone coinvolte nell’evento. Tu potresti sapere quanto vuoi spendere, ma il resto del tuo team potrebbe avere un’idea diversa. È necessario che l’intera squadra sia sulla stessa pagina.

Non abbiate paura di spendere. Non dovete sempre andare con l’opzione più economica se avete i soldi per farlo. Sì, potresti essere premiato per aver mostrato al tuo capo una ricevuta che è incredibilmente sotto il budget, ma anche la qualità di un articolo è importante! Aggiungere un po’ di soldi in più qua e là può fare la differenza tra un evento mediocre e un’esperienza incredibile. Investite in fornitori che sapete che vi aiuteranno ad elevare il vostro evento.

Spendere soldi può essere una parte stressante della pianificazione di un evento. A nessuno piace vedere i propri soldi duramente guadagnati volare fuori dal conto in banca! Tuttavia, questo stress può essere alleviato con la creazione di un semplice foglio di calcolo del budget e facendo i compiti. Sedersi e inserire i numeri non solo vi permette di vedere visivamente dove vanno e vengono i vostri soldi, ma vi costringe anche a pensare all’obiettivo del vostro evento. Vi aiuterà a stabilire delle priorità durante la pianificazione. C’è bisogno di più denaro per l’audiovisivo? Ci sono abbastanza soldi per un buon pasto?

Conclusione

Senza questo elemento critico, potresti finire per essere selvaggiamente impreparato per il tuo prossimo evento. Tuttavia, se seguite i semplici passi di cui sopra e tenete a mente tutti i nostri piccoli consigli e trucchi, potreste essere sulla buona strada per creare il miglior evento (più efficiente in termini di costi) dell’anno.