Benvenuto ad un nuovo cliente o cliente. Lettera d’esempio.
Altre cose da considerare quando si scrivono lettere di benvenuto ai clienti
Lettere di benvenuto
Le lettere di benvenuto sono lettere scritte per salutare educatamente e presentare altre persone a un’organizzazione. Potrebbero essere inviate ai nuovi studenti in una scuola, ai nuovi impiegati in un’azienda, ai partecipanti di una conferenza, ecc. L’obiettivo primario delle lettere di benvenuto è quello di sollevare il morale dei destinatari e fargli sapere che ora sono una parte importante della squadra. Le lettere sono considerate un gesto di cortesia e il modo più bello per mostrare al destinatario che si apprezza la sua presenza, gli sforzi o l’interesse a fare qualcosa. Le lettere di benvenuto possono anche contenere alcune informazioni importanti di cui i destinatari potrebbero non essere ancora a conoscenza.
Quando scrivi lettere di benvenuto, il tuo scopo è quello di far sentire i destinatari “a casa”. Pertanto, è necessario essere il più amichevole possibile. Iniziate presentando ufficialmente l’organizzazione al destinatario. Ringraziate educatamente e congratulatevi con lui/lei per essere entrato a far parte della squadra. Rassicurate il destinatario che ha preso la decisione giusta scegliendo la vostra organizzazione. Assicuratevi di rivolgervi al destinatario con il suo nome. Sii breve e includi solo le informazioni necessarie. Chiudi la lettera ringraziando di nuovo il destinatario e firmala con il tuo nome e titolo.
Lettere ai clienti
Le lettere ai clienti sono lettere scritte da aziende a persone o organizzazioni che comprano beni e servizi da queste aziende. Queste lettere possono essere indirizzate a clienti specifici o a tutti i clienti, a seconda della questione. Se possiedi un’azienda, ci sono molte volte che puoi trovare necessario scrivere ai tuoi clienti. Per esempio, potresti voler inviare lettere di scuse per errori di fatturazione, lettere di raccolta a coloro che ti devono dei soldi, lettere di follow-up dopo le visite dei clienti iniziali, lettere di marketing per promuovere eventi congressuali, ecc. Scrivere costantemente ai tuoi clienti è essenziale perché fa sentire i clienti apprezzati e rafforza il rapporto azienda-cliente.
Tutte le lettere ai clienti sono formali. Pertanto si dovrebbe mantenere un tono professionale. Rivolgiti al cliente con il suo nome invece di “Caro cliente stimato”. Ringrazia la persona per essere tuo cliente. Trasmetti il tuo messaggio in modo chiaro e conciso senza mescolare le informazioni. Separate le informazioni importanti ed etichettatele con dei sottotitoli. Evitate di scoraggiare il cliente con termini e condizioni dettagliate. Invece, metteteli su un’altra pagina. Indicate al destinatario come contattarvi e come smettere di ricevere lettere. Concludete con un’osservazione positiva. Scrivi il tuo nome e firma a mano la lettera.