Cos’è un EDI 850?

Cos’è un EDI 850?

L’EDI 850 è il documento di ordine di acquisto per il set di transazioni ANSI X12 utilizzando la tecnologia EDI. Questo è il formato standard per un ordine di acquisto elettronico quando si utilizza il formato EDI. EDI è l’acronimo di Electronic Data Interchange. Questo documento viene utilizzato per effettuare un ordine di beni o servizi. Il set di transazioni include:

• Gli articoli richiesti e i rispettivi prezzi
• Quantità ordinate
• Informazioni per la fatturazione
• Informazioni per la spedizione
• Eventuali istruzioni per la spedizione
• Dettagli sul vettore

Le informazioni sono organizzate in elementi e segmenti come specificato nel set di transazioni EDI 850. È fondamentale aderire alle specifiche EDI 850 poiché il documento dell’ordine di acquisto sarà inviato, ricevuto e interpretato da un computer. Non aderire a queste specifiche per gli standard accettati creerà problemi con la trasmissione e la ricezione – possibilmente causando errori o impedendo al documento di arrivare mai con il fornitore.

I vari elementi di dati e segmenti trovati in un ordine di acquisto 850 includono:

• ISA è l’intestazione di controllo di interscambio. Segna l’inizio di uno o più gruppi funzionali e segmenti di controllo.
• ISA01 – Authorization Information Qualifier. Il codice 00 indica che nessuna informazione di autorizzazione è presente in I02.
• ISA02 – Authorization Information
• ISA03 – Security Information Qualifier. Il codice 00 indica che nessuna informazione di sicurezza è presente in I01.
• ISA04 – Informazioni di sicurezza
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Interchange ID Qualifier
• ISA08 – Interchange Receiver ID
• ISA09 – Interchange Date
• ISA10 – Interchange Time
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier. ‘U’ indica che la U.S. EDI Community di ASC X12, TDCC, e UCS è responsabile dello standard di controllo usato dal messaggio.
• ISA12 – Interchange Control Version Number. Il codice ‘0400’ specifica lo standard emesso come ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. Il codice ‘0’ indica che non è stato richiesto alcun riconoscimento.
• ISA15 – Indicatore d’uso. Il codice ‘P’ indica che la busta di scambio contiene dati di produzione.
• ISA16 – Component Element Separator

GS rappresenta l’intestazione del gruppo funzionale. Segna l’inizio di un gruppo funzionale e fornisce informazioni di controllo.

• GS01 – Identificatore codice funzionale. Il codice ‘PO’ indica l’ordine di acquisto.
• GS02 – Codice mittente dell’applicazione
• GS03 – Codice destinatario dell’applicazione
• GS04 – Data
• GS05 – Ora
• GS06 – Numero di controllo del gruppo
• GS07 – Codice agenzia responsabile è X che rappresenta il comitato standard accreditato X12
• GS08 – Codice identificatore versione/release/industria. Il codice 004010 indica che il progetto di standard approvato per la pubblicazione da ASC X12 Procedures Review Board fino a ottobre 1997.

ST (transaction set header) segna l’inizio del transaction set e viene usato per impostare un numero di controllo. Per esempio: ST*850*05210 indica un ordine di acquisto con un numero di controllo 05210. 850 denota il set di transazioni dell’ordine di acquisto.

BEG inizia l’inizio della transazione dell’ordine di acquisto. Segna l’inizio di quel set di transazioni e fornisce date e numeri identificativi. 00 indica un nuovo ordine di acquisto, e SA indica che è un ordine autonomo. Include anche il numero dell’ordine di acquisto e la data di emissione.

N9 rappresenta l’identificazione di riferimento. ‘PO’ indica l’ordine di acquisto. Include anche il numero dell’ordine di acquisto.

DTM sta per qualificatore data/ora. Viene usato per specificare le date e le ore pertinenti, incluse la data e l’ora di creazione della transazione.

MSG rappresenta il testo del messaggio per contenere le istruzioni per la spedizione e qualsiasi altra istruzione speciale.

N1 rappresenta elementi di dati multipli, inclusi codici identificativi di entità, nomi, qualificatori di codici di identificazione e codici di identificazione.

N3 rappresenta le informazioni sull’indirizzo dell’organizzazione.

N4 è la posizione geografica e include la città, lo stato e il codice postale.

PER è il contatto amministrativo.

PO1 rappresenta i dati dell’ordine di acquisto, incluso il numero di linea, la quantità ordinata, l’unità di misura e il prezzo. IN sta per numero di articolo. VC sta per numero di catalogo del fornitore. SN sta per numero di serie.

Il segmento PID include la descrizione del prodotto.

Il segmento REF è l’identificazione di riferimento per specificare le informazioni di identificazione.

SDQ si riferisce alla quantità di destinazione ed è usato per specificare i dettagli sulla destinazione e la quantità.

CTT (totali di transazione) mostra il numero di voci di riga e il numero di unità ordinate.

SE (transaction set trailer) dettaglia il numero di segmenti nell’ordine e il numero di controllo del transaction set.

GE indica la fine di un gruppo funzionale e fornisce informazioni di controllo.

IEA rappresenta l’interchange control trailer, che specifica il numero di gruppi funzionali coinvolti nell’interchange e i numeri di controllo assegnati dal mittente.

L’850 è la versione in formato EDI dell’ordine di acquisto tangibile nel sistema di acquisto aziendale. Durante il processo di comunicazione EDI, l’acquirente prepara l’ordine e lo fa approvare. Dopo l’approvazione, avviene il processo di traduzione EDI per convertire l’ordine di acquisto nella lingua che il computer capisce, prima di inviarlo al fornitore.

“L’ordine di acquisto EDI 850 è simile al documento dell’ordine di acquisto cartaceo. La differenza è che il computer gestisce tutta la trasmissione per snellire le operazioni della catena di approvvigionamento e non c’è bisogno di ricevere ordini via e-mail o fax e reinserire le informazioni in più sistemi. Questo riduce gli errori e libera le risorse.”

Come funziona la trasmissione EDI

Allora sia l’acquirente che il fornitore devono usare lo stesso sistema EDI perché la trasmissione abbia successo. Questo è il motivo per cui è importante sapere quale sistema si sta utilizzando e selezionare i fornitori che utilizzano lo stesso.

Il sistema informatico dell’acquirente invia l’EDI 850 direttamente al proprio partner commerciale su Internet con il protocollo di trasferimento file (FTP) o utilizzando una rete a valore aggiunto, o VAN. La VAN serve come intermediario tra il partner commerciale per facilitare la comunicazione. La VAN dell’acquirente si collega con la VAN del fornitore per iniziare la trasmissione. La VAN si assicura che l’EDI 850 sia inviato e ricevuto. Il documento è tenuto al sicuro durante tutto il processo di trasmissione con una serie di caratteristiche di sicurezza, come password, crittografia e ID utente. L’EDI 850 rimane autentico attraverso una serie di procedure di controllo e di modifica durante tutto il processo di sicurezza.

La trasmissione è un passo critico e possono verificarsi errori significativi quando vengono utilizzati metodi di comunicazione impropri.

Scambio di un ordine di acquisto EDI 850 Workflow

Quando un acquirente invia l’ordine di acquisto EDI al fornitore, è un’indicazione che l’acquirente desidera acquistare i beni e servizi elencati dal fornitore. Quando il fornitore riceve l’ordine di acquisto, convalida il documento in base alle specifiche EDI 850 e risponde con il proprio documento EDI, il 855 Purchase Order Acknowledgement.

Se l’acquirente deve apportare una modifica all’ordine di acquisto dopo che è stato inviato e ricevuto dal fornitore, ma prima che l’ordine sia stato evaso, può creare e inviare un EDI 860: Purchase Order Change Request – Buyer Initiated. Le cose incluse qui possono essere:

• Articoli aggiuntivi
• Cambio di articoli
• Cambio di date
• Cambio di quantità
• Cambio di prezzo
• Rischedulazione

Una volta che l’acquirente riconosce il cambiamento dell’ordine di acquisto, invierà un EDI 865 Purchase Order Acknowledgment with Change in risposta. Questo avviserà l’acquirente del fatto che il venditore che accetta o rifiuta le modifiche dell’acquirente. Se il venditore ne ha bisogno, può anche utilizzare l’865 per richiedere modifiche all’ordine di acquisto originale, con un codice diverso da quello utilizzato per confermare l’ordine.

Quando l’EDI 850 viene ricevuto dal venditore, viene tradotto in un formato utilizzabile. Il software di traduzione EDI funge da interfaccia tra il documento e l’infrastruttura del computer. Il software di traduzione prende il documento EDI e lo traduce in un formato utilizzabile dal sistema informatico. Poi viene utilizzato un mappatore per cambiare il file, in precedenza il documento EDI, in un formato compatibile con il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) del fornitore. A questo punto, il documento EDI 850 non è più un documento EDI, ed è ora un ordine di acquisto utilizzabile (proprio come quello con cui l’acquirente ha iniziato prima di tradurre in formato EDI) che l’azienda può elaborare secondo il proprio flusso di lavoro.

La conferma dell’ordine di acquisto avvisa l’acquirente che il venditore ha confermato la ricezione dell’ordine di acquisto. Questo documento elimina la necessità per l’acquirente di chiamare, inviare e-mail o fax al venditore per assicurarsi che l’ordine sia stato ricevuto.

Nel caso in cui l’ordine di acquisto originale non sia stato accettato così com’è, come nel caso di articoli esauriti, e il fornitore abbia apportato delle modifiche, il riconoscimento dell’ordine di acquisto include tali modifiche. Il documento EDI 855 include:

• Numero ordine d’acquisto
• Data di spedizione prevista
• Data di consegna prevista
• Numero fornitore
• Numero articolo o codice articolo
• Descrizione articolo
• Prezzo unitario

Una volta preparato l’ordine, il sistema del fornitore crea e invia un documento EDI 856 Advance Ship Notice.

Questo documento include:

• Informazioni a livello di spedizione come le informazioni sul vettore e il numero di tracciamento
• Informazioni a livello di ordine come i numeri di ordine di acquisto
• Informazioni a livello di articolo, come gli articoli e le quantità
• Informazioni a livello di pacco come i codici a barre sull’imballaggio degli articoli

L’acquirente riceve gli articoli e controlla l’ordine per assicurarsi che tutto sia lì come dovrebbe essere.

Il fornitore invierà una fattura EDI 810, che include:

• Articoli ordinati e il loro costo
• Quantità ordinate
• Termini di pagamento
• Eventuali sconti offerti
• Dettagli di fatturazione e spedizione

La fattura EDI 810 viene convertita in una fattura che il sistema di gestione degli ordini di acquisto e di contabilità dell’acquirente può utilizzare, per permettere al reparto conti fornitori di effettuare il pagamento al fornitore.