Che cos’è la comunicazione verso il basso?
La comunicazione verso il basso si riferisce ai messaggi e alle informazioni che procedono verticalmente lungo la catena di comando dai manager che comunicano verso il basso con gli impiegati che riferiscono loro.
In altre parole, la comunicazione verso il basso scorre dagli individui nei livelli più alti dell’organizzazione a quelli nei livelli inferiori. È probabilmente il flusso più familiare e ovvio della comunicazione formale.
Un diagramma della comunicazione verso l’alto assomiglia a questo …
La comunicazione verso il basso è usata dai capi gruppo e dai manager per assegnare obiettivi, fornire istruzioni sul lavoro, informare i dipendenti delle politiche e delle procedure, evidenziare i problemi che necessitano attenzione, e offrire feedback sulle prestazioni.
Una comunicazioneApre in una nuova finestra dal direttore generale di un’azienda ai manager delle filiali è un esempio di comunicazione verso il basso.
Altri esempi di comunicazione trasmessa verso il basso includono rapporti annuali confidenziali, valutazioni delle prestazioni, avvisi, feedback di progetti, annunci di politiche aziendali, nuovi obiettivi aziendali, istruzioni di lavoro e formazione, e così via.
Le forme di comunicazione verso il basso possono includere note, avvisi, promemoria, conversazioni telefoniche, messaggi vocali, e-mail, o conversazioni faccia a faccia.
È importante sottolineare che la comunicazione verso il basso non avviene solo in forma di contatto orale o faccia a faccia; si diffonde anche in forma scritta.
Quando la direzione invia lettere a casa dei dipendenti per avvisarli della nuova politica sulle assenze per malattia dell’organizzazione, sta usando la comunicazione verso il basso. Un altro esempio di comunicazione verso il basso in formato scritto è una e-mail da un team leader ai membri del suo team, ricordando loro una scadenza imminente.
- La comunicazione verso il basso è essenziale per il funzionamento di qualsiasi organizzazione in quanto comporta il trasferimento di informazioni, istruzioni, consigli, richieste, feedback e idee relative alle prestazioni dei compiti.
- La comunicazione verso il basso va oltre l’informazione sul compito; si concentra sul dipendente, l’unità e l’azienda.
- Aumenta la consapevolezza del personale e facilita l’implementazione di nuove politiche, linee guida, decisioni, e la valutazione e l’accertamento delle prestazioni dei dipendenti.
Anche se la comunicazione verso il basso fornisce ai dipendenti le informazioni necessarie per fare il loro lavoro, ma in alcuni casi tali informazioni arrivano in ritardo o mancano completamente.
I rapporti hanno dimostrato che solo il 20% di un messaggio inviato dal management di alto livello è intatto quando raggiunge l’impiegato di livello base. Di solito l’informazione che scende lungo la catena di comando attraverso diversi livelli è soggetta a distorsioni. Così le direttive non vengono capite o addirittura lette.
Queste sono alcune altre ovvie insidie della comunicazione verso il basso:
- Si basa su una struttura a senso unico – generalmente, i manager informano gli impiegati ma raramente sollecitano i loro consigli o opinioni.
- Spesso non soddisfa le aspettative dei dipendenti.
- Troppa comunicazione verso il basso tende a portare alla reazione dei subordinati e può ostacolare una migliore relazione dipendente-datore di lavoro.
- I manager tendono a fare troppo affidamento sui canali scritti; così una valanga di materiale scritto può portare il dipendente sovraccarico a ignorare alcuni messaggi.
Nonostante le insidie di cui sopra, la comunicazione verso il basso è un mezzo molto potente attraverso il quale i top manager definiscono gli obiettivi delle organizzazioni e dicono al personale di livello inferiore cosa ci si aspetta da loro. Le decisioni, le descrizioni del lavoro, le politiche, le pubblicazioni sono comunicate agli impiegati di livello inferiore attraverso questo canale.