Come programmare la giornata per una produttività ottimale

Vedi la nostra guida completa su come creare un programma per ottenere il massimo dalle tue giornate.

Abbiamo tutti le stesse ventiquattro ore ogni giorno. Allora perché le persone di successo riescono a fare così tanto nelle loro ventiquattro ore, mentre altre fanno fatica a portare a termine i compiti di una semplice lista di cose da fare? Molte persone hanno problemi a usare il loro tempo in modo efficiente durante la giornata. Ma se siete voi, non preoccupatevi. Usando i consigli di produttività e creando e rispettando un programma giornaliero efficiente, puoi fare di più e meglio ogni singolo giorno.

Perché programmare la giornata è importante

Come programmare la giornata

• Definire il tuo perché
• Impostare le priorità
• Stimare quanto tempo un compito richiederà
• Lavora in modo più intelligente, Non più duro

Tipi di tecniche di programmazione

• Crea una routine mattutina produttiva
• Evita lo scambio di compiti
• Batch di compiti
• Prevedere l’inaspettato
• Utilizza la tecnologia
• Ricordati della carta
• Mangia la rana
• Valuta e fai il pivot

Perché programmare la tua giornata è importante

Il tempo è una risorsa limitata per tutti noi. Lasciare il tuo numero limitato di giorni e ore al caso non è una gestione responsabile delle risorse. Invece, usa un programma e raccogli le ricompense:

• Riduci il tempo sprecato: a meno che tu non metta “Passa 2 ore sui social media e i videogiochi” sul tuo programma giornaliero, allora usare il tuo programma ti impedisce di sprecare tempo su cose che non sono in programma.
• Aumenta la felicità: Anche la scienza è d’accordo. Seguire un programma ti rende più felice!
• Migliora la produttività: Si ottiene di più quando si segue un programma.
• Ridurre lo stress: Programmare crea più certezza, il che riduce lo stress e migliora la salute. Win-win!
• Facilitare la collaborazione: Ogni volta che si lavora con una squadra, un programma vi tiene tutti sulla stessa pagina, nello stesso posto e allo stesso tempo.

Come programmare la giornata

È chiaro che programmare la giornata è importante. Tuttavia, non puoi semplicemente buttare delle cose sul tuo calendario di Cute Kittens e sperare in una vita produttiva.

Invece, hai bisogno di una strategia per programmare la produttività e fare il lavoro importante in modo efficiente. Ecco alcuni principi guida per aiutarti a usare un programma per giorni efficienti.

Affrontiamolo. Non tutto quello che facciamo in un giorno è divertente. Ci sono sicuramente compiti che semplicemente non vogliamo fare. Possiamo affidarci alla grinta e alla determinazione per farcela, ma questo può prosciugare l’energia. Invece, trova la motivazione interna definendo il tuo perché.

Il perché di ognuno è diverso, ma è il significato e lo scopo dietro tutto ciò che facciamo. Questo concetto è stato reso popolare da Simon Sinek nel suo libro Start With Why. Sinek dimostra che il “perché” può veramente motivare gli individui e le aziende a raggiungere i loro obiettivi.

Il tuo perché dovrebbe essere più grande di “Perché devo” o “Perché qualcuno mi ha detto di”. Per un individuo, il perché potrebbe essere quello di fornire una vita sicura e felice ai propri figli. Per le aziende, il perché potrebbe essere più simile a: “Aiutare le persone ad avere successo”

Allora, tutto ciò che fai come persona o come azienda dovrebbe essere al servizio di quel perché.

Ci sono letteralmente milioni di modi in cui potresti spendere ogni giorno. E non puoi fare tutto. Senza priorità, potresti ritrovarti a spendere tempo in compiti che non ti portano da nessuna parte. E se sei un team leader o un manager, vuoi stabilire delle priorità per la tua squadra in modo che anche loro sappiano cosa è importante.

Quindi devi capire cosa hai veramente bisogno di fare per raggiungere i tuoi obiettivi al servizio del tuo perché. Per prima cosa, scrivi tutto quello che ti viene in mente. Poi elimina tutto ciò che non è legato al tuo perché. Poi metti le tue priorità in ordine di importanza.

Avere una direzione in cui andare è importante tanto quanto andare. Un viaggio senza una destinazione può essere interessante, ma senza una destinazione in mente, chissà dove andrai a finire.

Una volta che hai capito cosa devi fare, calcola quanto tempo ci vorrà. E non stiamo parlando di quanto tempo ci vorrà nella terra della fantasia. Avete bisogno di sapere quanto tempo vi serve davvero per fare la cosa.

Uno degli errori di pianificazione più comuni che le persone fanno è non stimare correttamente quanto tempo un compito o un progetto richiederà. “Se si sovrastima o si sottostima quanto tempo ci vorrà realmente, è più probabile che si butti via l’intero programma. Ancora peggio, potreste mancare una scadenza o perdere tempo prezioso per voi e per le parti interessate come i dipendenti e i clienti.”

Quindi, dovete essere realistici con voi stessi e incoraggiare il vostro team a fare lo stesso. Prenditi una settimana o due e traccia il tuo tempo. Quanto tempo ci metti a scrivere 1.000 parole o a rispondere alle e-mail? Poi, puoi pianificare il tuo programma in modo realistico, migliorando le tue possibilità di successo.

Tim Ferriss, autore della Settimana lavorativa di 4 ore, ha scoperto qualcosa. Nell’era della frenesia, a volte ci sentiamo come se dovessimo andare a go go tutto il tempo. Ma cosa succederebbe se usassimo il nostro tempo in modo tale da permetterci di lavorare meno? Allora anche noi avremmo qualcosa.

Ferriss sostiene una strategia di lavoro più intelligente utilizzando sistemi che rendono “impossibile comportarsi male”. Così non deve fare affidamento sulla risorsa finita della forza di volontà. Quindi, stabilire sistemi produttivi è un passo fondamentale per Ferriss.

Altri modi per lavorare in modo più intelligente coinvolgono l’identificazione dei momenti più produttivi della giornata e poi la programmazione dei compiti chiave per quel periodo di tempo. Per molti di noi, i livelli di energia sono più alti al mattino. Tuttavia, se sei un vero nottambulo, sentiti libero di approfittare di quel periodo per fare le cose.

Devi anche essere strategico. Sì, ci sono molti modi per raggiungere il tuo obiettivo. Quando scegliete quale strada prendere, considerate il rischio-beneficio di ciò che state facendo. Potresti chiamare a freddo 100 persone e ottenere un sì. Oppure potresti chiamare a freddo le dieci persone giuste per lo stesso beneficio.

Tipi di tecniche di programmazione

Non esiste una soluzione unica per creare il programma più produttivo. Ma queste tecniche di programmazione possono aiutarti lungo il tuo percorso.

Inizia bene la tua giornata con una routine mattutina che rafforzi la produttività.

Secondo Hal Elrod, autore di The Miracle Morning, “Come ti svegli ogni giorno e la tua routine mattutina (o la sua mancanza) influenzano drammaticamente i tuoi livelli di successo in ogni singola area della tua vita. Le mattine concentrate, produttive e di successo generano giornate concentrate, produttive e di successo.”

Elrond ha trasformato la sua vita svegliandosi alle 5 del mattino per trascorrere del tempo in silenzio, meditando, leggendo e facendo esercizio. Questo diede il tono alle sue giornate e fu in grado di tirarsi fuori da un debito schiacciante e raggiungere nuovi livelli di successo.

La tua mattina perfetta potrebbe essere diversa da quella di Elrond, ma ha senso mettere da parte del tempo ogni giorno per determinare il corso del resto della giornata.

Multi-tasking può sembrare efficiente. Dopo tutto, stai facendo più cose contemporaneamente, giusto? Sbagliato. Infatti, anche se si sta facendo di più in una volta, non si sta veramente facendo di più. Infatti, il vero costo del multi-tasking può essere fino al 40% della vostra produttività. Ogni volta che si passa da un compito all’altro, il cervello impiega del tempo per cambiare. Inoltre, le persone sono più inclini a commettere errori quando si passa da un compito all’altro. E più il compito è complesso, maggiori sono le perdite.

Quindi, ha senso fare solo una cosa alla volta. Questo vi permette di concentrarvi veramente su ciò che state facendo. Poi puoi farlo in modo più efficiente.

Quando pianifichi la tua giornata, evita di cambiare attività se possibile. Datevi abbastanza tempo per completare i compiti in una volta sola. Oh, e quando lo fai? Non controllare la posta elettronica.

Abbiamo visto come il cambio di attività può influire sulla produttività. Tuttavia, tutti noi abbiamo più di una cosa da fare in un giorno. Quindi puoi minimizzare l’effetto del cambio di attività raggruppando le attività e usando la programmazione a blocchi.

Puoi definire “attività simili” in molti modi. Ma la chiave è che le attività dovrebbero avere una caratteristica unificante che le rende più efficienti se fatte insieme. Pensate alle commissioni. Ha più senso andare ovunque in una certa posizione geografica.

Similmente, potete raggruppare le attività in termini di mentalità richiesta per farle. Per esempio, i compiti amministrativi richiedono un tipo di mentalità, ma i compiti creativi come scrivere un post sul blog o il debug del codice richiedono qualcosa di completamente diverso. Ma raggruppando i compiti in base alla mentalità, è possibile ridurre l’impatto di cambiare totalmente marcia.

Elon Musk usa notoriamente il batching dei compiti per assicurarsi di fare tutto per la sua attività e passare ancora del tempo con la sua famiglia. Task batching è il processo di programmazione di compiti simili insieme in modo da poterli fare in modo più efficiente.

Non si può prevedere il futuro, ma si può essere abbastanza sicuri che qualcosa di inaspettato accadrà ad un certo punto. Non sai cos’è o quando arriverà, ma è là fuori. E un programma produttivo ne terrà conto.

E’ probabilmente successo anche a te. Hai identificato il tuo perché e creato le tue priorità e i tuoi compiti. Hai programmato i compiti chiave nel tuo tempo più produttivo. Eri una rock star della produttività.

Poi, improvvisamente, arriva un’emergenza. Metti tutto da parte per affrontare questo compito urgente. Il tuo programma efficiente muore di una morte dolorosa.

Non deve essere per forza un progetto urgente. Potrebbe essere un bambino malato che tiene un membro del team a casa. Potrebbe essere un’emergenza meteorologica che tiene tutti a casa. Potrebbe essere un downtime inaspettato del server che rallenta il ritmo di tutti. Le piccole cose possono uccidere la produttività tanto efficacemente quanto le grandi cose. E francamente, sono più comuni.

Proprio come è una gestione intelligente del denaro avere un fondo di risparmio di emergenza, si dovrebbe anche avere un fondo di emergenza per il tempo. Certo, non si può accumulare tempo, ma si può costruire un cuscino di tempo nel proprio programma. In questo modo, quando arriva l’imprevisto, sei pronto.

La tecnologia è davvero brava a programmare. Dopo tutto, ad un livello base, un programma è solo un foglio di calcolo. Ma la tecnologia di pianificazione può andare ben oltre una semplice griglia.

Strumenti come il calendario di Google ti aiutano a pianificare le attività ricorrenti, a codificare i colori, a impostare i promemoria e persino a condividere i calendari tra i team. Tutto questo aumenta l’efficienza del vostro programma. Inoltre ti impediscono di dimenticare quell’incontro con il cliente.

Tuttavia, puoi anche fare molto di più. Usa un’applicazione per iPhone per accedere al tuo calendario in movimento. Elimina le telefonate avanti e indietro e le e-mail per programmare le riunioni consentendo agli altri di programmare le riunioni direttamente nel tuo calendario.

Le possibilità sono infinite!

Per quanto la tecnologia sia utile per migliorare la tua programmazione, non sottovalutare il valore della carta in questo mondo digitale. Pianificatori cartacei, bullet journals, liste di cose da fare e altri strumenti analogici possono essere altrettanto utili.

In effetti, il Lifeplanner di Erin Condren, leader del settore, ha ricevuto il sigillo di approvazione di Good Housekeeping come strumento di produttività. E sistemi di quaderni come Ryder XXX Bullet Journal sono anche in voga come strumenti di produttività.

Naturalmente, niente batte una buona, vecchia lista di cose da fare per mantenere gli individui in pista. Scrivere le cose ti risparmia la fatica di ricordarle. E la ricompensa di cancellare le cose dalla lista può essere altamente motivante.

Secondo Mark Twain, “Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo come prima cosa al mattino. E se il tuo lavoro è mangiare due rane, è meglio mangiare prima la più grande.”

Utilizzando questa logica, un metodo di pianificazione è quello di mettere i compiti più difficili e più importanti per primi. E se avete più di un compito di questo tipo, dovreste fare quello più difficile prima di quelli più facili.

Per usare questo metodo, dovete essere in grado di identificare la vostra priorità chiave per la giornata. In definitiva, la priorità dovrebbe essere singolare, dato che non possiamo fare due cose alla volta. (Vedi Task Switching!)

I compiti più difficili sono spesso i più inclini alla procrastinazione. Dopo tutto, la maggior parte di noi non vuole davvero mangiare una rana. Quindi farli per prima cosa al mattino ti impedisce di rimandarli per tutto il giorno. Inoltre, una volta che sono fatti, si ha il tempo libero per fare compiti più divertenti.

La programmazione della produttività può essere un bersaglio mobile. E si può avere un programma perfetto, ma quindi prendere tempo per valutare i risultati dei vostri sforzi. Tu e il tuo team siete persone veramente produttive?

Ecco alcune domande chiave da porre a te stesso e al tuo team per valutare l’efficacia del tuo programma:

• Stai rispettando le scadenze?
• Le stime del tempo erano corrette?
• I problemi imprevisti hanno interferito con le scadenze?
• Ti sei sentito sotto la pressione dell’orologio?
• Il nostro programma di incontri ha funzionato?

Una volta raccolti i dati, puoi prendere decisioni informate su dove andare avanti. Le scadenze mancate possono indicare una scarsa pianificazione del tempo, un problema che è facilmente risolvibile nel prossimo mese, sprint o trimestre. Le riunioni estranee possono essere eliminate. Si può aggiungere più imbottitura per accomodare problemi imprevisti.

Conclusione

Ci sono così tanti trucchi e strumenti per creare programmi produttivi che funzionano davvero sul posto di lavoro e a casa. Se non li state provando, potreste buttare i soldi fuori dalla finestra. E non possiamo pensare a niente di meno produttivo di questo!

Quali sono i tuoi migliori consigli di produttività e routine?