I pagamenti in ritardo sono un evento comune per le piccole imprese, ma attraverso una gestione coerente dei crediti, puoi trasformare tutti i tuoi clienti in pagatori affidabili e puntuali. Oltre ad essere organizzato, il modo in cui formulate la vostra lettera per i ritardi di pagamento è il passo più importante per avere successo. Come esperti nella riscossione dei pagamenti e nella gestione dei crediti, ecco i nostri migliori consigli!
Ricordo attivo
Circa 15-7 giorni prima della scadenza del pagamento, inviate al vostro cliente un sollecito amichevole ed educato. Approccia questa e-mail o lettera come una “chiamata di cortesia”.
Inizia con “Per vostra convenienza” per indicare che questa non è una e-mail assillante, ma semplicemente un gesto utile. Sappiamo tutti quanto possa essere impegnata la vita delle piccole imprese!
Mantenete l’email personale e amichevole, e includete un link alla fattura e alle opzioni di pagamento.
Lingua d’esempio:
Caro Jan,
Per tua comodità, volevo inviarti un rapido promemoria che il pagamento della fattura 453 sta per scadere (data).
Puoi pagare tramite il nostro sito web (link) o PayPal (link).
Spero che tu abbia un meraviglioso resto della settimana, e non vedo l’ora di fare affari con te di nuovo presto!
Tutti i migliori,
Michael
Prima Lettera Scaduta
Il primo giorno che un pagamento è scaduto, invia la tua prima email di raccolta. E’ importante far sapere al cliente che sei consapevole della sua morosità, e in generale abbastanza in cima ai tuoi crediti. Con il tempo, questa politica di azione immediata addestrerà i vostri clienti a dare priorità alle vostre fatture. La maggior parte dei pagamenti scaduti sono semplicemente dovuti alla disorganizzazione o alla preferenza per termini di pagamento più lunghi, non alla cattiveria. Per questo motivo, la vostra prima lettera di ritardo dovrebbe essere ferma, ma ancora cordiale. Usate un linguaggio più formale per indicare la vostra seria intenzione, e per evitare che il ritardo di pagamento diventi una questione personale. Per evitare la difensività o la tensione, affrontate la questione delicatamente dicendo “il vostro conto con noi appare ora come scaduto”. Assicuratevi di includere la fattura a cui vi riferite, la data di scadenza, e un breve promemoria sulla vostra politica di pagamento. “Come sapete, i nostri termini di pagamento sono di 30 giorni dalla data della fattura”. La prima lettera di scaduto è il momento perfetto per far emergere qualsiasi tassa di ritardo che la vostra azienda potrebbe valutare sul totale. Includete sempre delle opzioni di pagamento nelle vostre lettere di scadenza, in modo che si possa agire il più rapidamente possibile. Seguite questo sollecito di pagamento con una telefonata. Se possibile, registrare la conversazione per una registrazione accurata. Se non arriva nessuna risposta dalla prima email, inviatela di nuovo al 45-50 giorno.
Lingua d’esempio:
Caro Jan,
Questo è un sollecito di pagamento amichevole, dato che il suo conto con noi ora appare scaduto.
Vorremmo portare la seguente fattura alla tua immediata attenzione:
Fattura # Data Scaduta Importo
Opzioni di pagamento: il nostro sito web (link) o PayPal (link)
Apprezzeremmo molto se tu potessi farci sapere lo stato di questo pagamento. Come sapete, i nostri termini di pagamento sono di 30 giorni dalla data di emissione della fattura e una tassa di ritardo del 5% è valutata sul vostro conto se il pagamento non viene ricevuto entro 40 giorni dalla data di emissione.
Grazie mille per la vostra attenzione a questo problema e per la vostra continua attività.
Sinceramente,
Michael
Lettera scaduta da 60 giorni
Quando una fattura è scaduta da 60-90 giorni, la probabilità di successo nella raccolta può diminuire drasticamente. È molto importante inviare una forte serie di email e seguire diligentemente le chiamate durante questo periodo di tempo. Una fattura scaduta da oltre 60 giorni è meno probabile che sia dovuta a semplice disorganizzazione, è più probabile che ci sia un problema di fondo. È importante che questa lettera sia ferma, includa parole in grassetto e un linguaggio formale. Includi altri dipendenti dell’azienda nell’e-mail, compreso l’amministratore più alto in grado di cui puoi trovare un’e-mail. Considerate anche l’invio di email individuali ad altri membri del dipartimento.
Il vostro oggetto può iniziare con “IMPORTANTE” o “Richiede attenzione immediata” o “Azione necessaria”.
Invece di prendere l’approccio “allarme”, siate diretti: “stiamo scrivendo per informarvi che il vostro account è scaduto da 60 giorni”. Includi frasi come “attenzione immediata” o “questione urgente”.
Fai sapere loro che li chiamerai e continuerai il processo di follow-up. È utile ricordare loro che anche voi siete un’azienda, quindi includete un linguaggio come “le nostre esigenze finanziarie trimestrali richiedono che tutti i conti siano pagati per intero”. Ricordate al cliente che, a causa della politica aziendale, non sarete in grado di condurre affari continui con un cliente che è attualmente scaduto, o che ha due episodi di scaduto da più di 60 giorni.
Viste le ridotte probabilità di successo della raccolta dopo 90 giorni, le email di follow-up alla vostra lettera di scaduto da 60 giorni dovrebbero includere offerte per elaborare un piano di pagamento o per aiutarli a trovare opzioni di credito attraverso Fundera o Kabbage.
Lingua d’esempio
AVVISO IMPORTANTE
Caro Jan,
Questo è per informarti che il tuo conto è scaduto da 60 giorni per la fattura #345.
Questa questione richiede la tua immediata attenzione. Si prega di rimettere il pagamento il più presto possibile.
Fattura # Data Scadenza Importo + 5% Tassa di ritardo, data valutata
Opzioni di pagamento: il nostro sito web (link) o PayPal (link)
Si prega di informarci sullo stato attuale di questo pagamento. Se avete domande su questa fattura o sul saldo dovuto sul vostro conto, vi preghiamo di chiamarci immediatamente.
Continueremo a contattarvi per risolvere la questione.
Come indicato nel contratto, i termini di pagamento sono netti 30. Si prega di notare che, come per la nostra politica aziendale, non siamo in grado di fare affari continui con un cliente che è attualmente scaduto, o che è stato 60+ giorni scaduto più di una volta.
Sinceramente,
Michael
90 Days Past Due Letter
Le fatture che sono tra 90 e 120 giorni scadute sono significativamente più difficili da raccogliere. I vostri solleciti di pagamento per le fatture in questa categoria dovrebbero essere abbastanza fermi, formali, e utilizzare tattiche per ottenere la loro attenzione come testo in grassetto o caratteri ingranditi. Dichiarate le conseguenze delle loro azioni e i vostri numerosi tentativi di mettervi in contatto. Includi altri impiegati dell’azienda nell’email, incluso l’amministratore di grado più alto di cui puoi trovare un’email.
Lingua d’esempio:
Richiede un’azione immediata
Caro Jan,
Questa è una lettera importante e richiede la tua immediata attenzione. Nonostante l’invio di diversi solleciti, non abbiamo ricevuto alcuna risposta da parte tua riguardo al tuo conto gravemente scaduto. Pensiamo di averti dato tutto il tempo necessario e di essere stati più che pazienti con te. Pertanto, sentiamo che non c’è altro ricorso se non quello di cancellare questo debito dai nostri libri contabili segnalandolo come una “perdita per cattivo credito” al fisco attraverso un 1099-C. Potete evitare questo inviando il pagamento oggi per l’intero importo dovuto. Se non riceviamo il vostro pagamento entro i prossimi cinque giorni, dovremo prendere provvedimenti.
Si prega di contattarci immediatamente se si desidera impostare un piano di rimborso.
Le seguenti fatture richiedono la vostra attenzione immediata:
Fattura # Data Scadenza Importo + 5% Tassa di ritardo, data valutata
Opzioni di pagamento: il nostro sito web (link) o PayPal (link)
Come indicato nel contratto, i termini di pagamento sono netti 30. Si prega di notare che secondo la nostra politica aziendale, non siamo in grado di continuare a fare affari con un cliente che è attualmente scaduto, o che è stato scaduto più di 60 giorni più di una volta. Speriamo sinceramente che tu prenda questa questione in seria considerazione.
Sinceramente,
Michael
Lettera finale scaduta
Per le fatture scadute da oltre 120 giorni, c’è ancora qualche possibilità di riscossione e quindi vale ancora la pena inviare ulteriori comunicazioni. Includete le conseguenze delle loro azioni (cancellazione dei crediti inesigibili, punteggio di credito) così come un linguaggio che li informi che prenderete le azioni appropriate per segnalare la loro grave morosità: agenzia di recupero crediti e la BBB.
Utilizzate un linguaggio in grassetto come “grave” e “delinquente”. Continuate ad includere altri impiegati della compagnia nelle email.
Linguaggio d’esempio:
AVVISO: IL TUO CONTO È GRAVEMENTE INDEBITATO
Caro Jan,
Questa è una lettera importante e richiede la tua immediata attenzione. Nonostante l’invio di diversi solleciti, non abbiamo ricevuto alcuna risposta da parte tua riguardo al tuo conto gravemente scaduto. Pensiamo di averti dato tutto il tempo necessario e di essere stati più che pazienti con te. Pertanto:
-
Pensiamo che non ci sia altro ricorso che mettere il suo conto nelle mani della nostra agenzia di raccolta.
-
Questa azione influenzerà il rating di credito della sua azienda.
-
Potremmo anche segnalare questo al fisco come “perdita di credito” con il modulo 1099-C se il pagamento non viene ricevuto.
Si prega di contattare immediatamente se si desidera impostare un piano di rimborso.
La seguente fattura(s) è gravemente scaduta:
Fattura # Data Scaduta Importo + 5% di ritardo, data valutata
Opzioni di pagamento: il nostro sito web (link) o PayPal (link)
Come indicato nel contratto, i termini di pagamento sono netti 30. Si prega di notare che secondo la nostra politica aziendale, non siamo in grado di continuare a fare affari con un cliente che è attualmente scaduto, o che è stato scaduto più di 60 giorni più di una volta. Speriamo sinceramente che tu prenda in seria considerazione questo problema.
Sinceramente,
Michael
Puoi usare il nostro strumento di raccolta per inviare automaticamente solleciti di pagamento molto efficaci ai tuoi clienti (FG Receivables Manager).
Tiene traccia delle email che mandi in una storia di contatto con i clienti e registra tutte le telefonate. Sarai in grado di vedere se il cliente ha aperto o cliccato la tua e-mail. Le e-mail in FG Receivables Manager hanno anche viste dettagliate delle fatture e la possibilità di ricevere pagamenti.
.