Anche se c’è qualche dibattito, la maggior parte delle persone concorda sul fatto che l’analisi SWOT ha avuto origine da un progetto di ricerca della Stanford University negli anni 1960-70. Usando i dati delle migliori aziende, il progetto ha cercato di capire perché la pianificazione aziendale fallisce. Il termine originale, “analisi SOFT”, alla fine si è trasformato nell’attuale SWOT, che è un acronimo per punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. (Se avete bisogno di un aggiornamento sulla SWOT stessa prima di immergervi nel suo utilizzo per l’assistenza sanitaria, date un’occhiata al nostro articolo approfondito sull’argomento.)
L’analisi SWOT aiuta le organizzazioni in una varietà di settori ad analizzare i loro affari ed è stata adottata dagli ospedali grazie ai suoi metodi efficaci e diretti. In questo articolo, spiegheremo come fare un’analisi SWOT nel settore sanitario e forniremo alcuni esempi comuni per aiutarvi ad iniziare.
Le quattro fasi dell’analisi SWOT nel settore sanitario
Passo 1: Raccogliere i dati chiave.
Per essere un ospedale ben gestito e ad alte prestazioni, dovete essere guidati dai dati. Il primo passo dell’analisi SWOT nell’assistenza sanitaria è quello di raccogliere e valutare i dati importanti. Questi possono variare dalle cartelle cliniche dei pazienti e dai registri delle malattie allo stato dei reclami e alle fonti di finanziamento. Non c’è bisogno di usare ogni byte di dati che avete – concentratevi sulle metriche chiave che si riferiscono alla vostra strategia. Una volta raccolte le informazioni, controllate due volte che siano accurate e iniziate a identificare le capacità della vostra organizzazione. In questa situazione, ricordate che i dati possono essere più utili delle reazioni istintive. Abbiamo un pronto soccorso lento, o è simile ad altri nello stato?
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Il secondo passo è prendere i dati raccolti nel primo passo e organizzarli nelle quattro categorie SWOT: punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. Se avete difficoltà a separare le informazioni, ricordate che i vostri punti di forza e di debolezza sono fattori interni, mentre le opportunità e le minacce sono il risultato di fattori esterni, incontrollabili.
Ovviamente una SWOT non è interamente guidata dai dati, ma i dati possono essere utili per pensare a cosa siete bravi a fare e quali aree hanno bisogno di miglioramento. Alcune organizzazioni guardano le loro categorie SWOT usando le prospettive della Balanced Scorecard. Quali sono i nostri punti di forza e di debolezza finanziari? Ci sono delle opportunità che ci vengono offerte dalla nostra forte posizione finanziaria (come le fusioni)? Questo è un esempio veloce, ma avete l’idea.
Questo è un passo critico! Nella prossima sezione, delineiamo alcune regole da seguire quando fate la vostra SWOT.
Step 3: Sviluppare matrici SWOT. (Opzionale)
Poi, sviluppate una matrice SWOT a quattro caselle per ogni business unit. Questo potrebbe non essere necessario se avete un’organizzazione più piccola, ecco perché è opzionale. L’obiettivo qui è di adattare le SWOT a specifici dipartimenti o team, in modo da ottenere un quadro sfaccettato delle vostre capacità invece di dover fare generalizzazioni che abbracciano tutta l’azienda.
Step 4: Eseguire l’analisi e prendere decisioni.
A questo punto, prenderete ciò che avete imparato nei tre passi precedenti e inizierete la vostra analisi. Le intuizioni che otterrete classificando i dati nelle categorie SWOT e consolidandoli in una matrice a caselle informeranno la vostra pianificazione strategica e influenzeranno le vostre decisioni più importanti. Se decidete che siete deboli in una particolare area, cosa dovreste fare? Dovreste uscire da quel business o investire per migliorarlo?
5 regole da seguire quando si fa un’analisi SWOT
Quando state guardando il mucchio di dati che avete raccolto nel primissimo passo dell’analisi SWOT in sanità, può essere facile perdere di vista il quadro generale. Quando siete nel mezzo del secondo passo, tenete a mente queste regole:
- Siate specifici. La vostra SWOT guiderà tutte le decisioni strategiche, quindi evitate dichiarazioni vaghe o poco chiare. Per esempio, dire che la forza del vostro ospedale è la raccolta di fondi è troppo ambiguo. Ma se dite che il vostro punto di forza è la raccolta di fondi per 10 milioni di dollari all’anno, principalmente attraverso i grandi doni, la specificità rende più facile formulare una strategia intorno ad essa.
- Siate obiettivi. Ottenete un feedback da altre parti interessate e da esperti in materia. Questi potrebbero essere consulenti esterni, personale di supporto interfunzionale, o anche membri interni del team di ricerca. Il loro input aiuterà a fornire accuratezza e obiettività.
- Siate realistici. Specialmente quando valutate i vostri punti di forza e di debolezza interni, siate realistici e mettete da parte qualsiasi pregiudizio basato sulla vostra esperienza o conoscenza personale. Il risultato di questa analisi SWOT aiuterà la vostra organizzazione a progredire, quindi non includete informazioni che non saranno utili o che non rientrano nelle vostre capacità.
- Applicate il contesto. Differenziate tra lo stato attuale della vostra organizzazione e dove volete essere in futuro. Concentrate i vostri punti di forza e di debolezza su dove siete ora, e le opportunità e le minacce su dove potete essere.
- Mantenetelo semplice. Evitate l’analisi eccessiva o la complessità non necessaria – questo rende solo più difficile l’analisi delle informazioni. Create dichiarazioni SWOT semplici e dirette che si inseriscano ordinatamente nella vostra matrice.
Esempi di analisi SWOT nel settore sanitario
Di seguito ci sono esempi comuni di punti di forza, debolezza, opportunità e minacce che un ospedale potrebbe avere. Questi forniscono una guida generale per aiutarvi ad iniziare la vostra analisi SWOT. Abbiamo aggiunto esempi tra parentesi di come potreste sfruttare alcuni dei vostri dati per identificare le aree nella vostra SWOT.
Punti di forza:
- Un focus primario sul miglioramento della qualità ($ risparmiati da progetti di qualità)
- Squadre interne dedicate alla ricerca e all’analisi ($ spesi per la ricerca)
- Personale medico di alta qualità (# di personale con riconoscimento esterno)
- Moderne attrezzature mediche e una struttura ben attrezzata (età media delle attrezzature mediche)
Punti deboli:
- Strutture sanitarie e tecnologia obsolete
- Formazione manageriale insufficiente
- Mancanza di fondi e risorse per sostenere i programmi
- Povera posizione che non è facilmente accessibile al personale e ai pazienti
- Alto turnover del personale
Opportunità:
- Collaborare con diverse organizzazioni sanitarie per condividere le conoscenze
- Sviluppare programmi e iniziative sanitarie per guidare più comunità e impegno
- Aumentare i finanziamenti per l’analisi e la ricerca, compreso il personale e la tecnologia
- Creare programmi di mentori
Minacce:
- Insicurezza economica o politica
- Modifiche della politica e della legislazione che si traducono in deficit di bilancio
- Pressione a ridurre i costi pur soddisfacendo le aspettative di copertura sanitaria universale
- Aumento della concorrenza degli ospedali di nuova costruzione
La tua SWOT è solo l’inizio.
Dopo aver fatto la tua analisi SWOT, saprai dove sei in testa e dove sei in ritardo. La tua prossima mossa è inserire queste informazioni in una mappa strategica. ClearPoint può aiutarti ad allineare la tua SWOT con la tua strategia e a tenere traccia di tutto, in modo che tu possa migliorare le prestazioni e raggiungere i tuoi obiettivi.
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