Quando è abilitato da un’organizzazione che ha distribuito Office 365, Microsoft Flow fornisce agli utenti finali la possibilità di creare flussi di lavoro automatizzati tra applicazioni e molti servizi diversi utilizzando i connettori. Sono disponibili applicazioni Microsoft e un elenco sempre crescente di servizi di terze parti da collegare insieme. Microsoft Flow permette ai dipendenti di creare flussi di lavoro da semplici a più complessi che possono fornire efficienze per le imprese intorno alle loro esigenze di flusso di lavoro. Si tratta di un’opzione per l’utente finale, che nella maggior parte dei casi non richiede uno sviluppatore per i flussi di lavoro.
In questo post del blog mostrerò come è possibile utilizzare un semplice Microsoft Flow per collegare un modulo Microsoft che cattura i dati e poi popolare le informazioni raccolte in una lista SharePoint. La lista SharePoint nel mio esempio è una lista che fa parte di un gruppo Office 365. Se non hai familiarità con Microsoft Forms, è un’applicazione molto facile da usare che è inclusa nel tuo abbonamento a Office 365. Se abilitato nella vostra organizzazione, è possibile creare facilmente sondaggi, indagini e quiz. Con le capacità di ramificazione, è possibile creare alcuni moduli di raccolta dati dall’aspetto molto professionale.
Microsoft Forms può mancare di alcune caratteristiche più avanzate; SurveyMonkey o TypeForm forniscono alcune caratteristiche che potrebbero essere utili. Una cosa che è certa con Office 365, è il cambiamento. Sono sicuro che vedremo un aumento delle caratteristiche di Forms in futuro. Microsoft Flow ha centinaia di connettori, quindi potresti collegare un modulo SurveyMonkey o un TypeForm alla tua lista SharePoint se hai bisogno di alcune delle funzioni avanzate ora. I moduli di esempio che mostro in questo post si popolano tutti nella stessa lista SharePoint.
Mi capita spesso di sottolineare l’importanza della governance per i gruppi Office 365 nelle PMI. Mentre Office 365 è un toolkit per la collaborazione degli utenti, un totale free-for-all e la capacità generale di creare gruppi non è una best practice.
Negli esempi che sto usando in questo post, la storia di fondo è una richiesta per un gruppo Office 365. Il modulo raccoglie le informazioni sulla richiesta del gruppo, e il flusso estrarrà i risultati e li memorizzerà in una lista SharePoint che l’IT potrebbe poi rivedere e approvare.
TIP: Ti consiglio di selezionare utenti specifici che possano rivedere, approvare e quindi creare un gruppo richiesto. Microsoft fornisce alcuni dettagli sul perché potresti voler controllare chi crea i gruppi di Office 365. Questo articolo mostra come disabilitare la possibilità di default per chiunque di creare un gruppo Office 365.
Passo 1: Crea il tuo modulo Microsoft
Il video qui sotto, ti guiderà attraverso un semplice processo di creazione di un modulo Microsoft. I moduli dovranno essere abilitati nella tua organizzazione. Dopo aver creato il Da, possiamo creare una lista SharePoint che si allineerà con i campi del modulo e nel passo 3, collegheremo il modulo alla lista usando Microsoft Flow.
Questo è il mio Microsoft Form Embedded.
Un link al mio Microsoft Form di esempio.
Creare un modulo Microsoft è abbastanza semplice. È possibile aggiungere immagini personalizzate e utilizzare modelli per avere un aspetto molto professionale. Il prossimo modulo che vedete qui sotto è un TypeForm, anch’esso abbastanza facile da creare. Ho incorporato una versione in questa pagina web. Nei prossimi passi, collegherò sia il Microsoft Form che il TypeForm a una lista SharePoint usando Microsoft Flow.
Un link al mio esempio di TypeForm.
Step 2: Creare una lista SharePoint
Ora che hai il tuo modulo pronto, devi preparare la tua lista SharePoint per catturare i dati che il tuo Microsoft Flow sincronizzerà con la tua lista dal modulo. Come notato in precedenza in questo post, sto per creare una lista che vive all’interno di un sito di gruppo Office 365 esistente. Nel mio esempio qui, creerò un nuovo elenco e creerò le colonne che corrispondono ai campi del modulo.
Passo 3: collegare un modulo alla lista SharePoint
Ora che hai un Microsoft Form, nel mio caso anche un TypeForm, e una lista SharePoint sul tuo sito di gruppo, puoi collegare i dati che vengono raccolti sui tuoi moduli e tirarli nella tua lista SharePoint usando un Microsoft Flow.
Microsoft Forms e TypeForm, così come altri servizi di moduli, forniscono alcune opzioni per la connessione, la visualizzazione e il reporting dei dati raccolti e di solito consentono di esportare i dati in Excel. In questo esempio stiamo spostando i dati raccolti nei campi del mio modulo in una lista SharePoint per automatizzare un processo. La mia lista SharePoint funziona come un dump dei dati di Excel per catturare i dati dalle domande sui moduli. Il potere di SharePoint è davvero quello che si può fare dopo che i dati vivono nella lista. Non entro nei dettagli in questo post, ma potrei creare flussi aggiuntivi che si attivano dopo che i dati sono stati popolati nella lista SharePoint. Pensa al processo di approvazione, o forse un elemento definito come urgente viene spinto sul canale di un team. Ci sono molte opzioni disponibili.
Nel prossimo video userò Microsoft Flow. Per impostazione predefinita Microsoft abilita Flow e PowerApps sui tenant di Office 365, il pensiero è: se un utente ha accesso a creare una lista, perché non fornirgli un metodo per lavorare meglio con i dati di quella lista e un mezzo migliore per raccogliere e lavorare con i loro dati da altre fonti di dati.
È possibile che queste funzioni siano state disattivate per la vostra organizzazione. PowerApps è uno strumento per creare applicazioni mobili e fornisce un mezzo per modificare i moduli di SharePoint. Usando PowerApps puoi cambiare l’aspetto e la sensazione che gli utenti provano quando aggiungono elementi direttamente a una lista di SharePoint. PowerApps è considerato un sostituto dei moduli InfoPath. Se hai degli attuali moduli InfoPath che vorresti convertire in PowerApps, ti consiglio di iniziare con questo post del blog. Non è necessario utilizzare PowerApps, e in questo post non lo sto facendo, ma se state pensando fuori dagli schemi, ci potrebbero essere benefici o ragioni per sfruttare PowerApps per questo o un flusso simile che costruite.
In questi tre passi, abbiamo raccolto dati sia da una web app Microsoft 365 (Microsoft Forms) e non ho mostrato, ma mi sono anche collegato al mio TypeForm, quel processo era lo stesso, ma è iniziato con un connettore a TypeForm vs. Microsoft Forms. Abbiamo creato una lista SharePoint di base su un sito del gruppo Office 365 e abbiamo usato un Microsoft Flow sia per raccogliere i dati che per popolare le informazioni nella lista SharePoint.
Microsoft Flow sta per cambiare il modo in cui gli utenti possono automatizzare il loro flusso di lavoro, in modo semplice. Non è perfetto, quindi vorrei condividere un feedback onesto con alcune limitazioni di Microsoft Flow. Flow insieme a molti degli strumenti di Office 365 continua a migliorare mensilmente. Se vuoi diventare un Pro, assicurati di monitorare la Comunità di Microsoft Flow per i suggerimenti.