Alcuni stati hanno accordi fiscali reciproci che permettono ai dipendenti che vivono in uno stato e lavorano in un altro di essere tassati sul reddito nello stato dove vivono, piuttosto che nello stato dove lavorano. In questi casi, i dipendenti possono fornire un certificato di non residenza allo stato in cui lavorano per essere esentati dal pagamento delle imposte sul reddito in quello stato.
Zenefits rileverà automaticamente se un dipendente può usufruire di un accordo reciproco in base al suo indirizzo di casa e al luogo di lavoro assegnato. Tuttavia, Zenefits si limita ad annotare la configurazione reciproca per le risorse umane e il libro paga. I dipendenti dovranno ancora compilare un certificato di non residenza e presentarlo al loro datore di lavoro, se richiesto.
- I nuovi dipendenti possono optare per le impostazioni fiscali reciproche quando l’onboarding in Zenefits.
- Se un dipendente esistente cambia il loro indirizzo o viene assegnata una nuova sede di lavoro e hanno ora la possibilità di una configurazione reciproca, saranno in grado di accedere a Zenefits e impostarlo.
- Gli accordi reciproci si applicano solo alle ritenute statali. I dipendenti che optano per le impostazioni fiscali reciproche sono ancora soggetti alle altre tasse pagate dal loro stato di lavoro.
- Gli amministratori possono anche contrassegnare uno stato come esente nella sezione Accordi reciproci situata nella scheda del dipendente.
In genere, se un dipendente seleziona “Sì, confermando di avere un certificato di non residenza, avrà solo le tasse trattenute dal suo stato di origine. Tuttavia, se un dipendente seleziona “No”, confermando di non avere un certificato di non residenza, le tasse saranno trattenute nel suo stato di origine e nel suo stato di lavoro.
Accordi e certificati
Nella tabella sottostante, i dipendenti a cui è assegnata una sede di lavoro in uno degli stati nella colonna Stato di lavoro e un indirizzo di casa in uno stato elencato nella colonna Stato di residenza nella stessa riga possono scegliere di essere tassati nei loro stati di origine.
In alcuni casi, come MD o VA, il modulo di esenzione dalla ritenuta alla fonte dello stato ha un campo per la dichiarazione di esenzione sulla base della non residenza. Altri stati, come IL, hanno moduli separati per dichiarare la non residenza ai fini della ritenuta.
| Stato di lavoro | Stato di residenza | Certificato di non residenza |
|---|---|---|
| D.C. | Qualsiasi stato, e Porto Rico | D-4A |
| Iowa | Illinois | 44-016 |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | IL-W-5-NR |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin | WH-47 |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, Wisconsin, West Virginia | 42A809 |
| Maryland | DC, Pennsylvania, Virginia, West Virginia | MW 507 |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | MI-W4 |
| Minnesota | Michigan, North Dakota | MWR |
| Montana | North Dakota | NR-2 |
| New Jersey | Pennsylvania | IT-4NR |
| North Dakota | Minnesota, Montana | NDW-R |
| Ohio | Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia | NJ-165 |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia | REV-419 |
| Virginia | DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia | VA-4 |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | W-220 |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia | WV /IT-104R |