Immagina di andare in vacanza in Cina. Ti stai informando sulle destinazioni specifiche che vuoi visitare e stai imparando alcune frasi di base in mandarino per andare in giro nelle città principali. Probabilmente stai anche controllando il tempo per assicurarti di sapere cosa mettere in valigia.
Ma se stai andando in Cina per affari, è una questione completamente diversa.
Fare affari in Cina richiede di imparare un sottoinsieme molto specifico della cultura del paese. Il galateo tradizionale cinese per gli affari e i costumi sono diversi da quelli della cultura occidentale, quindi è necessario rispolverarli se si ha intenzione di visitare la Repubblica Popolare per scopi professionali. Perché? Perché capire il galateo degli affari cinese è vitale per evitare di scivolare e offendere i tuoi partner d’affari cinesi (nessuno lo vuole).
Ecco 17 pratiche tipiche della cultura d’affari cinese che dovresti imparare e mettere in pratica durante i tuoi affari all’estero:
1. Capire l’importanza della faccia.
Il tema della faccia è di estrema importanza quando si fanno affari in Cina. Il modo migliore per spiegare questo concetto è attraverso la frase “mantenere la faccia”. Fondamentalmente, in tutte le tue interazioni con i cinesi, puoi guadagnare o perdere la faccia (un po’ come la reputazione). Fare i complimenti agli altri, per esempio, ti aiuterà a guadagnare la faccia, mentre esporre un fallimento significa perdere la faccia. Nota che la costruzione della faccia può richiedere un po’ di tempo e verificarsi nel corso di diversi incontri.
2. Sii ben preparato per il tuo incontro.
I cinesi sono spesso molto attenti ai dettagli, quindi avranno fatto le loro ricerche sulla tua azienda, e si aspettano che tu abbia fatto lo stesso sulla loro. Questo include assicurarsi di non programmare un incontro durante una festa cinese non riconosciuta nella cultura occidentale, e sapere esattamente chi prenderà le decisioni finali sulla transazione commerciale. Dovrai anche inviare ai tuoi colleghi cinesi i requisiti della sala riunioni (tecnologia, attrezzature, ecc.) con largo anticipo rispetto all’incontro vero e proprio.
3. Prepara materiale stampato di qualità.
Se hai intenzione di portare del materiale al tuo incontro, stampa tutto in bianco e nero su carta di qualità; i colori possono avere significati diversi in Cina rispetto all’Occidente, quindi è meglio evitarli. Anche i volantini e i biglietti da visita dovrebbero avere versioni in cinese (vedi punto 4 sotto). Porta sempre copie extra di materiale stampato per evitare di rimanere a corto e offendere qualsiasi collega cinese che non riceve una copia.
4. Decidere se un regalo è appropriato.
Fare regali è un argomento delicato secondo il galateo degli affari cinese. I funzionari governativi considerano l’offerta di regali come corruzione, che non solo è considerata irrispettosa, ma è anche del tutto illegale in molti casi. Tuttavia, nel mondo degli affari, le politiche di donazione stanno diventando più permissive; in quanto tale, un regalo può essere accolto come un segno di buona volontà per costruire una relazione d’affari. Fai qualche ricerca e scopri se i regali sarebbero appropriati o offensivi per le tue controparti cinesi prima di fare qualsiasi acquisto (poi informati sulle vaste tradizioni cinesi in materia di regali).
5. Anticipa le differenze di lingua.
Assicurati di sapere in anticipo se i tuoi partner commerciali cinesi parlano inglese, e trova una soluzione di traduzione se non lo parlano. Per quanto riguarda i materiali per le riunioni o i biglietti da visita che hai preparato da distribuire, sii cortese e fornisci una traduzione in cinese dei materiali. Fai tradurre professionalmente questi materiali bilingui in modo da non commettere errori offensivi. Anche se i partner con cui ti incontrerai parlano inglese, i loro superiori (che prenderanno le decisioni finali) potrebbero non farlo, e tu vuoi che anche loro si sentano rispettati.
6. Vestiti per mostrare rispetto.
Conosci il codice di abbigliamento appropriato per il tuo incontro di lavoro. In Cina, la maggior parte dei funzionari governativi e dei dirigenti di alto livello si vestono in modo formale per le riunioni, mentre i dipendenti di livello medio e basso possono indossare un abbigliamento più casual. In caso di dubbio, vestirsi sempre con un abito per mostrare rispetto. I colori scuri e tenui sono accettabili, mentre i colori vivaci dovrebbero essere evitati, e le donne non dovrebbero mai indossare top scollati, una scelta sgradevole sia per gli uomini che per le donne negli affari cinesi.
7. Presentarsi in orario.
La puntualità in qualsiasi situazione di lavoro è importante, ma ancora di più nella cultura d’affari cinese. Essere in ritardo è considerato offensivo e maleducato. Datti tutto il tempo necessario per arrivare alla riunione; se ti imbatti in problemi, sarai grato per il cuscino di tempo.
8. Entra nella stanza nel giusto ordine.
I cinesi hanno un grande rispetto per l’autorità, che risale a secoli fa, e quindi di solito entrano nella stanza in ordine gerarchico. Segui la loro pratica con i tuoi compagni mentre entri nella stanza. La persona con il più alto livello di anzianità dovrebbe entrare per prima, seguita dal successivo individuo di più alto rango in ordine consecutivo.
9. Condurre le presentazioni formali.
È tipico della cultura commerciale cinese annuire o inchinarsi per salutare (a partire dagli uomini d’affari di alto livello); tuttavia, le strette di mano stanno diventando più comuni. Lasciate che la vostra controparte cinese inizi una stretta di mano. Inoltre, usa titoli appropriati (presidente, vicepresidente, ecc.) seguiti dai cognomi (per esempio Li o Zhang) quando ti rivolgi ai tuoi partner d’affari all’estero. Quelli che usano i loro nomi completi metteranno il loro cognome prima del loro nome. Gli uomini d’affari cinesi di solito dicono prima il nome della loro azienda, poi il loro titolo e infine il loro nome; seguite il loro esempio.
10. Impegnarsi in chiacchiere.
I cinesi amano fare affari con persone che conoscono e di cui si fidano, quindi anche l’arte delle chiacchiere prima di un incontro è considerata importante. Un tipico convenevole da parte dei cinesi è chiederti se hai mangiato o dove sei stato di recente. Argomenti di discussione accettabili includono quasi tutto ciò che riguarda la cultura cinese (arte, storia, ecc.), il tempo e argomenti personali o familiari.
11. Capire la comunicazione cinese.
Le parole negative come “no” non dovrebbero essere usate nelle discussioni; invece, usa una frase come “ho bisogno di più tempo per pensarci”. Quando i cinesi dicono qualcosa come “va bene” o “non è un problema”, probabilmente intendono il contrario. Inoltre, gli argomenti controversi come la politica dovrebbero essere evitati, soprattutto quando un’idea occidentale della società si scontra con quella dei cinesi (la loro “sfera d’influenza” locale è considerata non affar vostro).
12. Evitare i movimenti delle mani, il contatto con il corpo e i rumori inutili.
I cinesi non usano le mani per parlare, quindi invece di indicare con l’indice, usate un palmo aperto. Non mettere mai la mano in bocca – è un gesto scortese. I cinesi detestano anche il contatto con il corpo, come gli schiaffi sulla schiena o il contatto delle braccia, e spesso considerano maleducati i rumori come schioccare le dita, fischiare e persino soffiarsi il naso con un fazzoletto che poi si rimette in tasca.
13. Rimanere composti ed equilibrati.
Il galateo cinese per gli affari include mantenere la propria compostezza in ogni momento, anche se si è turbati o eccitati da una situazione. È anche importante mantenere una corretta postura del corpo durante tutta la trattativa d’affari. Per esempio, oltre ai gesti scortesi delle mani menzionati sopra, evitate di dondolarvi o di mettere i piedi sul tavolo.
14. Seguire la struttura accettata della riunione.
L’organizzatore della riunione prenderà posto per primo, seguito da tutti gli altri. In molte situazioni, i membri di alto livello di entrambe le parti guideranno il procedimento, con l’organizzatore che presenterà per primo la sua parte, seguito dal membro più anziano del vostro team. I colleghi di livello inferiore in genere forniscono i loro pensieri e ulteriori informazioni solo quando vengono chiamati.
15. Scambiare biglietti da visita.
Fare affari in Cina, proprio come in Occidente, include dare biglietti da visita. I cinesi, tuttavia, usano entrambe le mani per presentare i loro biglietti, e sempre alla persona di più alto rango per prima; assicuratevi di copiare questa tradizione. Guarda i biglietti ricevuti educatamente prima di conservarli in un luogo professionale (come una valigetta, ma mai una borsa o un portafoglio). E, come detto prima, fai il tuo biglietto da visita bilingue per rispetto alle tue controparti cinesi, con il tuo titolo professionale chiaramente indicato.
16. Permetti al cinese di andarsene per primo.
Questa è considerata un’altra mossa rispettosa da parte tua; aspetta che l’ospite finisca la riunione e si alzi prima di fare lo stesso. I cinesi lasceranno la riunione nell’ordine in cui sono arrivati (gerarchico). Assicurati che anche la tua squadra se ne vada nel giusto ordine, nel caso in cui uno dei tuoi colleghi cinesi ti becchi a rompere i ranghi alla fine della trattativa d’affari.
17. Aspettatevi di aspettare una risposta.
Ancora una volta, costruire relazioni personali con i partner commerciali è molto importante per i cinesi. Questo significa che non chiuderanno immediatamente un affare dopo un solo incontro. È anche tipico dei cinesi prolungare le trattative oltre le scadenze, quindi non informatevi sulle scadenze e non ricordatele ai vostri colleghi d’oltremare.
Fare affari in Cina dà alla vostra azienda la possibilità di espandersi e crescere, ma dovete farlo correttamente se sperate di chiudere un affare con i vostri colleghi d’oltremare. Se seguirai questi 17 consigli di etichetta commerciale cinese, sarai sulla buona strada verso una partnership vantaggiosa con uno dei paesi più potenti di tutta l’Asia.
Hai mai fatto affari in Cina? Come è andata? Sentitevi liberi di condividere le vostre storie buone (o imbarazzanti) nei commenti!
