Hányszor használta már a Microsoft Word, Excel vagy Outlook programot, és gondolta, hogy “bárcsak ezt is tudná a program”, “ezt”, ami olyan hétköznapi funkciókat jelent, amelyek valamilyen okból kifolyólag nem kerültek be a Microsoft által forgalmazott termékekbe? Az ön kívánsága teljesült a Kutools nevű termékkel, amely számos olyan funkciót ad hozzá, amelyek hiányoznak a Microsoft Office Suite-ból.
A Kutools-t frusztrációból fedeztem fel. Oly sokszor emlékszem arra a frusztrációmra, amikor azt kívántam, hogy a Word, az Excel vagy a PowerPoint tudjon valamit, ami nyilvánvaló szükségletnek tűnt, mégsem volt benne a programban. Szinte minden alkalommal, amikor megoldást kerestem, a keresési eredmények Kutools nevű programokat mutattak, amelyek a megfelelő nevű ExtendOffice weboldalról érhetők el.
Végül úgy döntöttem, hogy kipróbálom a Kutoolst. Most már az egész irodám használja a terméket. Bár a Kutools nem csinál mindent, amit szeretnénk, olyan sok funkciót és lehetőséget ad hozzá, hogy nehéz elhinni, hogy a Microsoft programozói vagy kihagyták az összeset, vagy olyan nehezen megtalálhatóvá tették a funkciókat, hogy végül sosem használjuk őket.
Hogyan segít a Kutools
Mire gondolok? Mit szólsz ahhoz, amikor több listát egyesítettél egy Microsoft Excel táblázatban? Egyesek csupa nagybetűvel voltak formázva, mások kisbetűvel, és úgy tűnt, hogy néhányat gremlinek formáztak? Mindössze annyit akartál tenni, hogy megváltoztattad a nagybetűket, hogy minden szó első betűje nagybetűs legyen. A Word képes erre, de az Excel nem.
Vagy akart már valaha is titkosítani egy cellacsoportot vagy egy táblázatot az Excelben? Vagy frusztrálja az Excel korlátozott adatszűrési képessége?
Továbbá, gondoljon a Microsoft Word frusztrációira. Nem lenne jó, ha egy kattintással átnevezhetne egy dokumentumot vagy hozzáadhatna egy jelölőnégyzetet? Vagy gondoljon más programokból készített dokumentumokra, amelyek a Wordben véletlenszerű szüneteket, behúzásokat és egyéb bosszúságokat tartalmaznak. Nem lenne hasznos, ha egyetlen kattintással eltávolíthatná az összes szakaszmegszakítást, vagy akár az összes ilyen megszakítást?
Egy másik gyakori panasz a Microsoft Office dokumentumokkal kapcsolatban, hogy mindegyik külön ablakban nyílik meg, holott sokkal egyszerűbb lenne, ha fülönként nyílnának meg. Ha már itt tartunk, nem lenne még jobb, ha a lapok stílusát is megváltoztathatnánk, hogy könnyebben lássuk a lapokat?
Ez csak egy kis ízelítő az ExtendOffice és a Kutools által elérhető összes hozzáadott eszközből és funkcióból. Ráadásul a Kutools megvásárlásakor két fület telepít az Excel és Word szalagokra, az egyiket Kutoolsnak, a másikat Enterprise-nak hívják Wordben, illetve Kutools Plusnak Excelben.
A Kutools fül tartalmazza a programspecifikus funkciókat. Amint azt az ExtendOffice honlapja elmagyarázza, a Kutools for Excel több mint 300 fejlett funkciót és eszközt egyesít egyetlen hihetetlenül praktikus kiegészítőben, amellyel időt és energiát takaríthat meg. Hasonlóképpen, a Kutools for Word egy hasonlóan hatékony bővítmény, amely számos olyan időigényes műveletet tartalmaz, amelyet a Word-felhasználók állandóan végeznek.
And There’s More
A Kutools for Outlook ugyanilyen hasznos. Például sok Outlook-felhasználó nem rendelkezik Exchange Serverrel, így nehéz “irodán kívüli” üzeneteket létrehozni. Nem úgy a Kutools for Outlookkal, amely megkönnyíti ezt. A Kutools for Outlook automatikus szénmásolatok vagy vak szénmásolatok létrehozására is képes, törölheti a duplikált névjegyeket és feladatokat, és lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyszerre több e-mailre válaszoljanak vagy továbbítsanak.
Ha ez nem elég, hogy felkeltse az érdeklődését, akkor vegye figyelembe a Kutools ablakot, amely kibővíti és megjeleníti a Word automatikus szövegét, megkönnyítve az automatikus szövegek, könyvjelzők és feliratok létrehozását, kategorizálását és használatát. Az Excel-felhasználók számára a Kutools Navigációs ablaktábla tele van praktikus funkciókkal. A Munkafüzet & Lap szakasz az összes megnyitott munkafüzetet és táblázatkezelőt megjeleníti, míg az AutoText szakasz lehetővé teszi diagramok, vágóképek, képletek, képek és adattartományok egyszerű létrehozását. Más szakaszok megkönnyítik a nevek és oszlopok teljes körének megtekintését, és egyszerűvé teszik a Keresés és csere használatát.
Miatt, hogy irodánkban többet használjuk a Wordöt és az Outlookot, mint az Excelt, rendszeresen megjegyezzük, hogy a Kutools milyen sok funkcióval rendelkezik ezekhez a programokhoz. Imádjuk például a Lista szöveggé konvertálása funkciót, amely a felsorolásos vagy számozott listát (amely bekezdés hozzáadásakor automatikusan megváltozhat) szöveggé konvertálja, kiküszöbölve a Word bosszantó hajlamát, hogy átszámozza azokat a bekezdéseket, amelyeket számozva szeretne hagyni, például a véglegesített brief vagy szerződés szakaszait. Ez a funkció megkönnyíti a számozott címsorok alatti szöveg hozzáadását is anélkül, hogy véletlenül más bekezdéseket számozna meg.
Az Enterprise vagy Kutools Plus lapok további funkciók széles skáláját tartalmazzák. A Wordben például kezelheti a dokumentumokat, egy vagy több dokumentumot konvertálhat .doc formátumból .docx formátumba, dolgozhat a hiperhivatkozásokkal kapcsolatos problémákkal és kezelheti azokat, vagy kiküszöbölheti a rövid utolsó sorokat, amelyek miatt a Word-dokumentumok gyakran csak egy sornyi szöveggel nyomtatják ki az utolsó oldalt. Az Excelben a Kutools Plus lap számos további Excel-beállítást tartalmaz, köztük olyanokat, amelyek a táblázatkezelési adatok szűrését és elemzését sokkal egyszerűbbé teszik.
Az ExtendOffice öt terméket kínál: Kutools for Excel, Office Tab, Kutools for Outlook, Kutools for Word és Classic Menu for Office. Az Office Tab lehetővé teszi a lapok használatát a Microsoft Office-ban, így a programok a webböngészők által használt lap formátumban jeleníthetik meg a dokumentumokat és táblázatkezelőket. Fontos, hogy az Office Tab Centerben letilthatja ezt a lehetőséget, vagy szelektíven kiválaszthatja, hogy egy korábban füles dokumentumot saját ablakában nyisson meg. Végül azoknak a felhasználóknak, akik visszavágynak a Ribbon Bar előtti időkre, a Classic Menu visszaállítja az Office 2003 megjelenését és menüit. Az ExtendOffice weboldala hasznos tippeket és trükköket, valamint a programok számos funkcióját bemutató oktatóprogramokat is tartalmaz.
Költség
A különböző Kutools-termékek licencelése a megvásárolt felhasználói licencek száma alapján történik, nagyobb volumenű vásárlások esetén jelentős kedvezményekkel. E rovat írásakor a Kutools for Excel, Word vagy Outlook egyedi licencek darabja 39 dollár, az Office Tab 29 dollár, az Office Tab Enterprise 39 dollár, a Classic Menu for Office 29,50 dollár, a Classic Menu for Office Enterprise 35 dollár, a Classic Menu for Office Home and Business pedig 25 dollár. Több termékre szóló licencek esetén jelentős kedvezmények is elérhetőek.
Amíg a Microsoft tervezői nem építik be termékeikbe ezeket a nagyon szükséges funkciókat, a Kutools Suite egy kiváló és viszonylag olcsó alternatíva, amely időt takarít meg – és az idő pénz.