Ne ismételd magad:

Mindannyian bólogattunk már, amikor valaki azt mondta, hogy okosabban kell dolgoznunk, nem pedig keményebben. De mit jelent ez a gyakorlatban?

A számítógépes programozók egy olyan koncepcióval tudnak válaszolni, amellyel hatékonyabb kódot írnak: Ne ismételd magad (DRY). Nem kell ahhoz kódolónak lenned, hogy ugyanezt az elvet a mindennapi munkádban is használd, ezért nézzük meg, hogyan alkalmazhatod a mindennapi feladataid során.

Mi a DRY?

A “ne ismételd magad” kifejezést Andy Hunt és Dave Thomas alkotta meg 1999-ben a The Pragmatic Programmer című könyvükben. Ők így definiálták: “Minden tudásnak egyetlen, egyértelmű, hiteles reprezentációval kell rendelkeznie egy rendszeren belül.”

A szoftverfejlesztésben a DRY az ismétlődések csökkentésének elve a kódban, az újrafelhasználható kód egyetlen forrására – vagy “részletére” – való visszautalás, amikor csak szükség van rá.

Tegyük fel, hogy egy olyan alkalmazást programoztál, amely a nap folyamán óránként egyszer dob egy labdát a kutyádnak. Ahelyett, hogy 24 alkalommal (minden órában egyszer) megírná a labda keresésének, felvételének és eldobásának teljes kódját, egyszer írja meg a kódot, és adjon neki egy nevet, például throw.ball. Ezután csak annyit kell tennie, hogy minden alkalommal beírja a throw.ball-t.

Az előzetes erőfeszítés megtakarítása mellett ez azt is jelenti, hogy kevesebb az emberi hiba lehetősége: Ha 24-szer írja ugyanazt a dolgot, legalább egyszer biztosan elrontja. Ráadásul, ha például úgy döntesz, hogy az alkalmazásodnak labda helyett csontot kell dobnia, akkor csak egyszer kell megváltoztatnod a kódot, nem pedig 24-szer.

Ez egy példa a kódolásból, de mindannyian ösztönösen kerüljük az ismétlést ott, ahol nyilvánvaló megoldás van. Engedjük, hogy a weboldalak sütiket tároljanak a számítógépünkön, hogy emlékezzenek a preferenciáinkra. Kedvenc dalainkból lejátszási listákat készítünk, ahelyett, hogy minden alkalommal a semmiből választanánk. És betöltjük a telefonunkba a névjegyeket ahelyett, hogy minden egyes szöveghez számokat gépelnénk be.

De hogyan kerülhetjük el az ismétléseket, és hogyan takaríthatunk meg időt, amikor a munkánkról van szó? Az egész azzal kezdődik, hogy kitaláljuk, hol ismételjük magunkat.

Fedezd fel, hol ismétled magad

Ha valaha is próbálkoztál már termelékenységi rendszerrel, sok minden ismerősen fog hangzani. Az olyan rendszerek, mint a Getting Things Done (GTD) és a Zen to Done hasonló folyamatot követnek. A különbség itt az, hogy mi a folyamatot úgy közelítjük meg, hogy lézerfókuszban a felesleges duplikációkra koncentrálunk.

Az első lépés a napi tevékenységeid naplózása – ezt legalább egy hétig, de ideális esetben egy hónapig kell tenned. Miközben nyomon követi az idejét, naplózni fogja a rutinfeladatokat, de nem akarja kihagyni a ritkábban vagy kevésbé rendszeresen előforduló feladatokat sem.

• Adja hozzá a valószínű, de nem tervezett feladatokat, például egy ügyfélpanasz kezelését.

• Ne feledkezzen meg az éves (vagy havi, ha csak egy hétig követi nyomon) feladatokról: olyan dolgokról, mint a jelentések, auditok, ellenőrzések, számlázás, karbantartás és így tovább.

• Kérdezzen meg másokat a rutinfeladatokról. Ez segíteni fog a hiányosságok pótlásában.

Ezzel a ponttal már magasan látja a feladatait. Most itt az ideje, hogy kitaláld, mely feladatok a DRY elsődleges jelöltjei. Ez elvégezhető bármilyen alkalmazásban, amelyet a feladatok nyomon követésére használtál. Létrehozhat címkéket vagy címkéket az egyes kategóriákhoz a teendők listájában vagy az időkövető alkalmazásban, hozzáadhatja a kategóriákat további oszlopokként egy táblázatban, vagy egyszerűen csak feljegyezheti őket tollal és papírral.

Azt javasoljuk, hogy négy kulcsfontosságú területre összpontosítson, és jegyezze fel azokat a feladatokat, amelyek az alábbi kategóriák közül egy vagy több alá tartoznak.

1. Fájó pontok. Ha átnézed a listádat, valószínűleg van egy maréknyi feladat, amelytől úgy forog a gyomrod, mint a perec. Talán rettegsz a havi jelentés megírásától vagy a késve fizető ügyfeleknek szóló emlékeztetők elküldésétől. Ezúttal hallgass a megérzéseidre. Ha a pánik és az undor fizikai reakcióját váltja ki, vagy azon kapja magát, hogy mindig halogatja, amikor ez a feladat felmerül, jelölje meg.

2. Elakadások. Mely feladatok tartják fel a napod többi részét? Lehet, hogy az összes osztályvezetőnek e-mailt kell küldenie, és meg kell várnia a válaszukat, mielőtt elkezdhetne dolgozni egy jelentésen. Vagy talán új ügyféladatokat kell importálnia, mielőtt lefuttatná az Önt érdeklő elemzést.

3. Az időigényes feladatok. Itt jönnek jól az időkövetés eredményei. Minden nap órákat töltesz a postaládád tisztázásával vagy az ügyfélkérdések megválaszolásával? Ha olyan vagy, mint a legtöbb ember, valószínűleg alábecsülted, hogy egyes feladataid mennyi időt vesznek igénybe.

4. ismétlődő feladatok. Keresse azokat az ismétlődő feladatokat, amelyek minden alkalommal hasonló mintát követnek, amikor elvégzi őket. Gondolj Henry Fordra; ő látta, hogy az autók építése ismétlődő folyamat, és kitalálta a mozgó futószalag módszerét, forradalmasítva ezzel a termelést. Lehet, hogy nem fizikai terméket épít, de jó eséllyel gyárt valamit. Ez lehet olyan egyszerű, mint egy közösségi hálózat frissítése, vagy olyan összetett, mint egy új alkalmazás. Keresse meg azokat a lépéseket, amelyek minden alkalommal közel azonosak, így felépítheti saját futószalagját.

Mivel minden feladatát kategorizálta, most már egy pillantással láthatja, melyek a DRY-kezelés elsődleges jelöltjei. Definíció szerint az ismétlődőnek címkézett feladatok a legnagyobb valószínűséggel részesülnek a DRY előnyeiből. Ha egy feladat nem ismétlődő, törölje a listáról. Ha ezt megtette, kiemelt figyelmet kell fordítania azokra a feladatokra, amelyek a legtöbb kategóriát érintik.

A fenti képen látható példát nézve, minden feladatot 0-5-ig pontoztam (az 5 a legmagasabb) mind a négy kategóriában. Ezután összesítettem az egyes feladatokat – a legmagasabb pontszámot kapók azok, amelyek elsődlegesek a DRY-kezelésre.

Eliminate Repetition at Work

Most már világos elképzelése van arról, hogy mely feladatokra lenne jó hatással a DRY, így itt az ideje az ismétlések kiküszöbölésének.

1. tipp: Hozzon létre sablonokat

A DRY alkalmazásának sarokköve a munkájában a szerény sablon. Amikor létrehoz valamit, legyen az egy e-mail, egy üzleti dokumentum vagy egy infografika, gondoljon arra, hogy van-e benne valami, amit elmenthet a későbbi felhasználásra. A sablon létrehozására fordított idő exponenciálisan több időt takarít meg a későbbiekben.

Itt vannak a sablonokra leginkább megérett területek:

Emailek

A becslések szerint naponta átlagosan 31 üzleti e-mailt küldünk, a postaláda a tudásmunkások univerzumának központja. Ez azonban azt is jelenti, hogy valószínűleg ugyanazokat az e-maileket küldi újra és újra.

Egyszerűen az összes személyes információ kiemelésével létrehozhatja saját sablonját, és elmentheti későbbi használatra. További részleteket arról, hogyan használhat sablonokat a különböző e-mail alkalmazásokon belül, a bejövő levelek automatizálásáról olvashat.

Belső kommunikáció

Ha heti frissítéseket küld a vezetőjének, specifikációkat készít különböző érdekelt felek számára, vagy jegyeket ír a hibakövetőjében, valószínűleg sok időt tölt azzal, hogy újra feltalálja a kereket. Nézze át a legutóbbi kommunikációját, és keressen mintákat – már egy egyszerű sablon is megkíméli a formázás minden egyes alkalommal jelentkező fáradságától.

Külső dokumentumok

Javaslatok, szerződések, számlák – ezek mind nagyon hasonlóan néznek ki. Ha eltávolítja az ügyfeleire és partnereire jellemző információkat, akkor lesz egy sablonja, amelyből dolgozhat, és amelyet minden egyes felhasználási esethez igazíthat.

Prezentációk

Ha évente egynél több prezentációt tart, készítsen magának egy prezentációs sablont. Még ha minden egyes prezentáció nagymértékben különbözik is, a váz ugyanaz lehet.

Tipp 2: Találja meg a megfelelő alkalmazásokat

Létezik-e olyan alkalmazás, amely elvégezheti a munkát Ön helyett?

A válasz szinte biztosan igen.

Előfordulhat például, hogy eddig szövegszerkesztővel írta az ajánlatokat, és e-mailben csatolmányként küldte el őket. Mint kiderült, rengeteg olyan ajánlatkérő szoftver létezik, amely racionalizálja a folyamatot, szépen megtervezett ajánlatokat küld az ügyfeleinek, és értesíti Önt, amint azokat átvizsgálták. És bár semmi sem akadályozza meg abban, hogy számlasablont készítsen a Google Docs-ban vagy a Microsoft Wordben, a számlázó szoftverek gondoskodnak az ismétlődő feladatokról, például a számlák automatikus számozásáról, a kifizetett számlák nyomon követéséről és az adóbevallás sokkal egyszerűbbé tételéről.

Ugyanez gyakorlatilag bármire érvényes, a megbeszélések ütemezésétől kezdve a felmérések elkészítéséig.

Ha tehát úgy találja, hogy még a legjobb sablonokkal is rendszeresen jelentős időt tölt manuálisan a beállításukkal, itt az ideje, hogy megfontolja egy alkalmazás használatát. A megfelelő eszköz a megfelelő munkához jelentheti a különbséget a könnyű munka vagy a szög csavarhúzóval való beverése között.

Tipp 3: Automatizáld az ismétlődő feladatokat

Mihelyt kiválasztottad a DRY-alkalmazások csomagját, észre fogsz venni valamit: a legtöbbjük arra készült, hogy egy dolgot jól csináljon. És ha van egy dedikált eszköz egy adott feladat elvégzésére, annak nagyon sok értelme van. De a munkája ritkán ilyen egyszerű, és előfordulhat, hogy a napi munkafolyamat során alkalmazásról alkalmazásra ugrál.

A Zapier segítségével a leggyakrabban használt alkalmazások beszélhetnek egymással. A Zaps nevű automatizált munkafolyamatok segítségével automatikusan küldhet adatokat az alkalmazások között, így számos napi feladatából kivonhatja a kézi munkát.

Attól függően, hogy mely feladatok kapták a legmagasabb pontszámot a DRY-értékelés során, lehet, hogy saját munkafolyamatot szeretne létrehozni, de íme néhány ötlet a kezdéshez:

Projektkezelés

Belső kommunikáció

Fájlkezelés

Az automatizálás a DRY végső eszköze. Lehetővé teszi, hogy az összes ismétlődő feladatot kiszervezze egy gépnek, így Ön azokra a projektekre koncentrálhat, amelyekhez az emberi agyára van szükség.

Valószínűleg már gondolkodik az összes olyan feladaton, amelyet a sablonok, alkalmazások és Zaps arzenáljával lefaraghat. De ne szaladj ennyire előre. Ahelyett, hogy előre brainstormingolnád a hackeket, a DRY-t a feladataid valóságára alapozd.

És mindenképpen figyeld, hogyan működik. Időt takarít meg? Kevésbé érzi magát stresszesnek? Vagy az új folyamatai valahogy több időt vettek igénybe? Automatizált valamit, aminek személyre szabottabbnak kellett volna lennie?

A kódolásban a DRY jelentheti a különbséget a nehézkes, törött alkalmazások és a zökkenőmentes, hatékony alkalmazások között. Ha ugyanezeket az elveket alkalmazza munkájában, több időt fordíthat arra, ami fontos, míg a többivel a sablonok és robotok foglalkoznak.

Image of hands entering code from Free-Photos via . Kép a jegyzetelő kézről a StartupStockPhotos oldalról via . Image of person looking at bulletin board from StartupStockPhotos via . Hatékonysági karikatúra az xkcd-ből.