A Munkaügyi Minisztérium bér- és munkaügyi osztálya és a Fair Labor Standards Act egyaránt előírja, hogy a vállalkozásoknak meg kell őrizniük a bérszámfejtési nyilvántartást és egyéb munkavállalói dokumentációt. Az Internal Revenue Service is előírja, hogy a munkaviszony megszűnése után legalább hat évig meg kell őrizni a bérszámfejtési nyilvántartásokat az összes jelenlegi alkalmazottról. A munkáltatóknak nyomon kell követniük a javadalmazást és a szabadidőt.
Milyen bérszámfejtési nyilvántartásokat kell vezetniük a munkáltatóknak?
A törvény által előírt nyilvántartások többségét általában az üzleti tevékenység során is meg kell őriznie, így a megfelelés nem igényel sok extra lépést. Tekintse át a már meglévő nyilvántartásait, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelel az IRS és az FLSA követelményeinek.
A nyilvántartások bármilyen formában, akár elektronikusan is vezethetők. Minden nem mentesített és a minimálbér-követelmények hatálya alá tartozó munkavállalóra szüksége lesz:
- Személyes adatok, beleértve a munkavállaló nevét, lakcímét, foglalkozását, nemét, és születési dátum, ha 19 év alatti
- A munkaidő kezdetének órája és napja
- Munkanaponként és munkahétenként ledolgozott összes munkaóra
- Napi vagy heti összes egyenes…keresete
- Szokásos órabér minden olyan hétre, amikor túlórázik
- Túlmunkadíj teljes összege a munkahétre
- Minden bérfizetési időszakban kifizetett bérek összege
- A kifizetés dátuma és az érintett bérfizetési időszak.
Nem mentesített munkavállalók
A nem mentesített munkavállalóknak legalább a minimálbért meg kell fizetni, és a heti 40 órát meghaladó munkaidő után túlórát kell fizetni. 2016. november 30-tól kezdődően egy munkavállaló mentesülhet, ha legalább heti 455 dollárt fizetnek neki béralapon, és ha bizonyos munkaköri feladatokat lát el. Ezek a feladatok jellemzően adminisztratív, ügyvezetői vagy vezetői feladatok.
Az egyenes munkabér az a bér, amelyet a munkahét első 40 órájában keresnek.
Mentesített munkavállalók
A mentesített munkavállalókra vonatkozó nyilvántartások különböznek a nem mentesített munkavállalókéitól, és különleges információkra van szükség a háztartási alkalmazottak, a nem szokványos bérmegállapodás alapján dolgozó munkavállalók, a szállást vagy egyéb létesítményeket igénybe vevő munkavállalók, valamint a gyógypedagógiai oktatásban részesülő munkavállalók esetében. Ha bármelyik munkavállalója ezekbe a kategóriákba tartozik, forduljon ügyvédhez.
Nyomtatványok, amelyeket meg kell őrizni
A bérnyilvántartáson kívül néhány más dokumentumot is meg kell őriznie minden egyes munkavállalóról.
- A W-4 nyomtatványának aláírt példánya, amely a szövetségi forráslevonást mutatja. Az alkalmazottak bármikor megváltoztathatják ezt a nyomtatványt, ezért ügyeljen arra, hogy a legfrissebb nyomtatványt tartsa rajta.
- Másolat minden olyan nyomtatványról, amelyen a munkavállaló engedélyezte a bérlevonásokat, beleértve a juttatásokat és a különleges adományokat, mint például a United Way vagy más jótékonysági szervezetek.
- A munkavállaló eredeti jelentkezési lapjának és minden igazoló dokumentumnak, például önéletrajznak vagy bizonyítványnak a másolatát.
- A bérszintek változásaira vonatkozó feljegyzések, beleértve az előléptetéseket vagy lefokozásokat, valamint ezen intézkedések okait.
Mi a legjobb módja a fizetési nyilvántartások megőrzésének?
A bérszámfejtési feljegyzéseket, beleértve az összes ledolgozott órát, a fizetési státuszban bekövetkezett változásokat és a fizetési arányokat dokumentáló feljegyzéseket, minden egyes munkavállaló esetében külön dossziéban kell tárolni.
A munkavállaló fizetését és juttatásait érintő minden változásról is nyilvántartást kell vezetnie, beleértve a munkavállalói hozzájárulásokat is. A munkavállaló fizetéséből történő bármilyen levonáshoz – a FICA-adók és a lefoglalások kivételével – írásos beleegyezéssel kell rendelkeznie.
Ki tekinthet be a munkavállalói nyilvántartásokba?
A legtöbb vállalkozás a munkavállalói nyilvántartásokat zárt helyen tartja, és csak olyan személyek számára engedélyezi a hozzáférést, akiknek foglalkoztatási rangjuk vagy beosztásuk miatt szükségük lehet azok megtekintésére. Jelölje ki, hogy mely vállalati alkalmazottak láthatják a munkavállalói nyilvántartásokat. A hozzáférést általában a humánerőforrás osztályon dolgozókra és a bizonyos szint feletti vezetőkre és vezetőkre korlátozzák.
A munkavállalói feljegyzéseket soha nem szabad eltávolítani az irattárból. Egy nagyon kis vállalkozásban érdemes ezeket a nyilvántartásokat a személyes irodájában tartani, vagy a könyvelő irodájában, ha van saját elkülönített helyisége. Az alkalmazottaknak meg kell engedni, hogy megnézhessék a saját nyilvántartásaikat, de érdemes lehet, hogy valaki a szobában maradjon a dolgozóval, amíg ő a dokumentációját nézegeti.
Ha több alkalmazottja van, mint néhány, érdemes felállítani egy személyi aktákhoz való hozzáférési szabályzatot, hogy a humánerőforrással foglalkozó alkalmazottak tudják, hogyan reagáljanak a kérésekre.
A különböző szövetségi és állami ellenőrök számára engedélyezhetik a munkavállalói iratokhoz való hozzáférést ellenőrzés céljából. Mielőtt engedélyezné a könyvvizsgálónak a munkavállalói iratokhoz való hozzáférést, végzést kérhet.
A munkavállalókat peres ügyekben képviselő ügyvédek bizonyos meghatározott esetekben hozzáférést kaphatnak. Egy felső szintű tisztviselőnek vagy a vállalat ügyvédjének ellenőriznie kell az ügyvéd kérését, mielőtt engedélyezné a nyilvántartásokba való betekintést, és ebben az esetben is szükség lehet végzésre vagy idézésre.