Mi az EDI 850?

Mi az EDI 850?

Az EDI 850 az ANSI X12 tranzakciókészlethez tartozó, EDI technológiát használó megrendelési dokumentum. Ez az EDI formátum használata esetén az elektronikus megrendelés szabványos formátuma. Az EDI az elektronikus adatcserét jelenti. Ezt a dokumentumot áruk vagy szolgáltatások megrendelésére használják. A tranzakciókészlet tartalmazza:

• A kért tételek és a hozzájuk tartozó árak
• A megrendelt mennyiségek
• Számlázási információk
• Szállítási információk
• Minden szállítási utasítás
• Fuvarozói adatok

Az információk az EDI 850 tranzakciókészletben meghatározott elemek és szegmensek szerint vannak szervezve. Az EDI 850 specifikációk betartása kritikus fontosságú, mivel a megrendelési dokumentumot egy számítógép küldi, fogadja és értelmezi. Az elfogadott szabványok szerinti előírások be nem tartása problémákat okoz az átvitel és a fogadás során – esetleg hibákat okoz, vagy megakadályozza, hogy a dokumentum valaha is megérkezzen a szállítóhoz.

A 850-es megrendelésben található különböző adatelemek és szegmensek a következők:

• AzISA az interchange control header. Egy vagy több funkcionális csoport és vezérlőszegmens kezdetét jelöli.
• ISA01 – Authorization Information Qualifier. A 00 kód azt jelzi, hogy az I02-ben nincs engedélyezési információ.
• ISA02 – Engedélyezési információ
• ISA03 – Biztonsági információ minősítő. A 00 kód azt jelzi, hogy nincs biztonsági információ az I01-ben.
• ISA04 – Biztonsági információ
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Interchange ID Qualifier
• ISA08 – Interchange Receiver ID
• ISA09 – Interchange Date
• ISA10 – Interchange Time
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier. Az “U” azt jelzi, hogy az ASC X12, TDCC és UCS U.S. EDI Közösség felelős az üzenet által használt vezérlési szabványért.
• ISA12 – Interchange Control Version Number. A “0400” kód az ANSI X12.5-1997-ben kiadott szabványt jelöli.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. A “0” kód azt jelzi, hogy nem kértek visszaigazolást.
• ISA15 – Használati jelzés. A “P” kód azt jelzi, hogy a csereboríték gyártási adatokat tartalmaz.
• ISA16 – Component Element Separator

GS a funkcionális csoport fejlécet jelenti. A funkcionális csoport kezdetét jelöli, és vezérlő információt szolgáltat.

• GS01 – Funkcionális kód azonosító. A “PO” kód a megrendelést jelzi.
• GS02 – Alkalmazás feladó kódja
• GS03 – Alkalmazás vevő kódja
• GS04 – Dátum
• GS05 – Időpont
• GS06 – Csoport vezérlő száma
• GS07 – Felelős ügynökség kódja X, ami az X12 akkreditált szabványügyi bizottságot jelenti
• GS08 – Verzió/kiadás/ipari azonosító kód. A 004010 kód azt jelzi, hogy az ASC X12 Procedures Review Board által 1997 októberéig közzétételre jóváhagyott szabványtervezetek.

ST (tranzakciócsoport fejléc) jelzi a tranzakciócsoport kezdetét, és egy ellenőrző szám beállítására szolgál. Például: ST*850*05210 egy 05210 ellenőrzőszámú megrendelést jelez. A 850 a beszerzési rendelés tranzakciókészletet jelöli.

BEG indítja a beszerzési rendelés tranzakció kezdetét. Jelöli az adott tranzakciócsoport kezdetét, és azonosító dátumokat és számokat ad meg. A 00 új beszerzési rendelést jelez, az SA pedig azt, hogy önálló rendelésről van szó. Tartalmazza a megrendelés számát és a kibocsátás dátumát is.

N9 a referencia azonosítót jelenti. A “PO” a beszerzési rendelést jelzi. Tartalmazza a beszerzési rendelés számát is.

DTM a dátum/idő minősítőt jelenti. Ezt a vonatkozó dátumok és időpontok megadására használják, beleértve a tranzakció létrehozásának dátumát és időpontját.

MSG üzenetszöveget jelent, amely a szállításra vonatkozó utasításokat és egyéb speciális utasításokat tartalmaz.

N1 több adatelemet képvisel, beleértve az entitást azonosító kódokat, neveket, azonosító kód minősítőket és azonosító kódokat.

N3 a szervezet címadatait képviseli.

N4 a földrajzi hely, amely tartalmazza a várost, az államot és az irányítószámot.

PER az adminisztratív kapcsolattartó.

PO1 a beszerzési rendelés tételadatait képviseli, beleértve a sorszámot, a megrendelt mennyiséget, a mértékegységet és az árat. Az IN a tételszámot jelöli. A VC a szállítói katalógusszámot jelöli. SN a sorozatszámot jelöli.

A PID szegmens a termék leírását tartalmazza.

A REF szegmens az azonosító információk megadására szolgáló referenciaazonosító.

SDQ a rendeltetési mennyiségre utal, és a rendeltetési helyre és a mennyiségre vonatkozó részletek megadására szolgál.

CTT (tranzakciós összegek) a tételek számát és a megrendelt egységek számát mutatja.

SE (tranzakciókészlet utánfutó) a megrendelésben szereplő szegmensek számát és a tranzakciókészlet ellenőrző számát részletezi.

GE egy funkcionális csoport végét jelzi, és ellenőrzési információkat ad.

IEA az interchange control trailer-t jelenti, amely az interchange-ben részt vevő funkcionális csoportok számát és a feladó által kijelölt ellenőrző számokat adja meg.

A 850 a vállalat beszerzési rendszerében a tárgyi beszerzési megrendelés EDI formátumú változata. Az EDI-kommunikációs folyamat során a vevő elkészíti a megrendelést és jóváhagyja azt. A jóváhagyás után megtörténik az EDI-fordítási folyamat, amely a számítógép által értett nyelvre alakítja át a megrendelést, mielőtt elküldi azt a szállítónak.

“Az EDI 850-es beszerzési rendelés hasonló a papír alapú beszerzési rendelési dokumentumhoz. A különbség az, hogy a számítógép kezeli az összes továbbítást az ellátási lánc műveleteinek racionalizálása érdekében, és nincs szükség a megrendelések e-mailben vagy faxon történő fogadására és az információk több rendszerbe történő újbóli beírására. Ez csökkenti a hibák számát és felszabadítja az erőforrásokat.”

Hogyan működik az EDI-továbbítás

A sikeres továbbításhoz mind a vevőnek, mind a szállítónak ugyanazt az EDI-rendszert kell használnia. Ezért fontos tudni, hogy milyen rendszert használ, és olyan beszállítókat kell választani, amelyek ugyanazt a rendszert használják.

A vevő számítógépes rendszere az EDI 850-et közvetlenül a kereskedelmi partnerének küldi az interneten keresztül fájlátviteli protokollal (FTP) vagy értéknövelt hálózat (Value-Added Network, VAN) használatával. A VAN közvetítőként szolgál a kereskedelmi partnerek között a kommunikáció megkönnyítése érdekében. A vevő VAN-ja csatlakozik a szállító VAN-jéhez az adattovábbítás megkezdéséhez. A VAN gondoskodik az EDI 850 elküldéséről és fogadásáról. A dokumentumot az átviteli folyamat során számos biztonsági funkcióval, például jelszavakkal, titkosítással és felhasználói azonosítókkal tartják biztonságban. Az EDI 850 a biztonsági folyamat során egy sor ellenőrzési eljárás és szerkesztés révén hiteles marad.

A továbbítás kritikus lépés, és jelentős hibák fordulhatnak elő, ha nem megfelelő kommunikációs módszereket használnak.

Az EDI 850 megrendelés munkafolyamata

Amikor a vevő elküldi az EDI megrendelést a szállítónak, az azt jelzi, hogy a vevő meg kívánja vásárolni a felsorolt árukat és szolgáltatásokat a szállítótól. Amikor a szállító megkapja a megrendelést, ellenőrzi a dokumentumot az EDI 850 specifikációk alapján, és a saját EDI dokumentumával, a 855-ös beszerzési rendelés visszaigazolással válaszol.

Ha a vevőnek a megrendelés elküldése és a szállító általi fogadása után, de még a megrendelés teljesítése előtt módosítani kell a megrendelést, akkor létrehozhatja és elküldheti az EDI 860-as dokumentumot: Vevő által kezdeményezett beszerzési rendelés módosítási kérelem. Az itt szereplő dolgok lehetnek:

• Kiegészítő tételek
• Tételek módosítása
• Dátumok módosítása
• Mennyiség módosítása
• Árváltozás
• Árváltozás
• Újratervezés

Amikor a vevő nyugtázza a megrendelés módosítását, válaszként egy EDI 865 Purchase Order Acknowledgement with Change-t küld. Ez figyelmezteti a vevőt, hogy az eladó, hogy elfogadja vagy elutasítja a vevő módosításait. Ha az eladónak szüksége van rá, akkor a 865-öt arra is használhatja, hogy az eredeti rendelés módosítását kérje, egy másik kóddal, mint amivel a rendelést visszaigazolták.

Amikor az EDI 850-et az eladó megkapja, azt használható formátumba fordítja. Az EDI-fordító szoftver szolgál interfészként a dokumentum és a számítógép infrastruktúrája között. A fordítószoftver veszi az EDI-dokumentumot, és lefordítja a számítógépes rendszer számára használható formátumra. Ezután egy leképezőt használnak arra, hogy a fájlt, a korábbi EDI-dokumentumot olyan formátumra változtassák, amely kompatibilis a szállító vállalati erőforrás-tervezési rendszerével (ERP). Ezen a ponton az EDI 850 már nem EDI-dokumentum, hanem egy használható megrendelés (ugyanolyan, mint amilyennel a vevő az EDI-formátumba való lefordítás előtt kezdte), amelyet a vállalat a munkafolyamatának megfelelően feldolgozhat.

A megrendelés visszaigazolása figyelmezteti a vevőt, hogy az eladó megerősítette a megrendelés átvételét. Ez a dokumentum megszünteti annak szükségességét, hogy a vevőnek fel kelljen hívnia, e-mailben vagy faxon értesítenie az eladót, hogy megbizonyosodjon a megrendelés kézhezvételéről.

Ha az eredeti megrendelést nem úgy fogadták el, ahogy van, például abban az esetben, ha a tételek elfogytak, és a szállító módosításokat eszközölt rajta, a megrendelés visszaigazolása tartalmazza ezeket a módosításokat. Az EDI 855 dokumentum tartalmazza:

• Beszerzési rendelés száma
• Várható szállítási dátum
• Várható szállítási dátum
• Szállítói szám
• Tételszámok vagy cikkszámok
• Tételleírás
• Egységárak

A megrendelés elkészítése után a szállító rendszere létrehozza és elküldi az EDI 856 Előzetes szállítási értesítés dokumentumot.

Ez a dokumentum a következőket tartalmazza:

• Szállítási szintű információkat, például a fuvarozó adatait és a nyomon követési számot
• Megrendelés szintű információkat, például a beszerzési rendelésszámokat
• Tétel szintű információkat, például a tételeket és a mennyiségeket
• Pakolási szintű információkat, például a tétel csomagolásán található vonalkódokat

A vevő megkapja a tételeket és ellenőrzi a megrendelést, hogy minden úgy van-e ott, ahogy kell.

A szállító egy EDI 810-es számlát küld, amely tartalmazza a következőket:

• A megrendelt tételek és azok ára
• A megrendelt mennyiségek
• Fizetési feltételek
• Minden kínált kedvezmény
• Számlázási és szállítási adatok

Az EDI 810 számla olyan számlává alakul át, amelyet a vevő megrendeléskezelő és számviteli rendszere felhasználhat, hogy a könyvelési osztály a szállítónak fizetni tudjon.