A következő prezentációja az ügyfeleknek vagy kollégáknak a sarkon van, és azon gondolkodik, hogy egy handoutot is tartalmazzon? Remek ötlet! Bár sokan a handoutokat az előadásokkal hozzák összefüggésbe, a vállalati környezetben bevált eszköz, amely lehetővé teszi, hogy a hallgatóság mélyebben és tartósabban megértse a prezentációját. Legyen szó üzleti megbeszélésről vagy tanfolyamról, a handout aláhúzza pontjait és támogatja előadását, ha jól csinálja. Nehéz lehet azonban eldönteni, hogy mit tartalmazzon, milyen formátumban, hogyan építse fel a handoutot, és a prezentáció melyik pontján ossza ki. Ennek a blogbejegyzésnek az a célja, hogy fényt derítsen a sötétségbe; boncolgatjuk, mitől lesz igazán jó egy handout, és hogyan készítheti el magabiztosan a sajátját.
Mi az a handout?
Amint a neve is mutatja, a handout bármilyen típusú dokumentum, amelyet az előadó előadás, prezentáció, konferencia vagy megbeszélés során kioszt a résztvevőknek. Lehetővé teszi a hallgatóság számára, hogy világos áttekintést kapjon a fő pontokról, vagy utólag összefoglalja a hallottakat.
A handout nem csupán a diák címeinek összefoglalása; sokkal részletesebb lehet, összefoglalva minden egyes témát, és referenciaként szolgálva az alapvető fogalmak és központi felismerések számára.
Mi a handout lényege?
Dióhéjban összefoglalva, a handoutnak hozzáadott értéket kell nyújtania. Előadásának legfontosabb szempontjait foglalja össze kézzelfogható szöveges formában. Nemcsak összefoglalhatja az érveit, hanem tehermentesítheti a diáit is: a sűrű tények és számok a handoutra kerülhetnek, így a PowerPoint prezentációja sima és professzionális lesz. A handoutok három fő előnyt kínálnak a közönség számára, attól függően, hogy mikor adják ki őket:
- a résztvevők követni tudják az előadás során elhangzottakat
- a hallgatók hozzáadhatják saját jegyzeteiket
- a közönséged nagy vonalakban kapja meg az elképzeléseidet
A handout nemcsak azt jelenti, hogy tiszta és áttekinthetetlen előadást készíthetsz, hanem lehetővé teszi, hogy a közönséged jobban megértse a mondanivalódat, és utólag jobban megjegyezze azokat. Emellett nagyon hasznos arra is, hogy az érveit átadja azoknak, akik esetleg lemaradtak a tényleges előadásról.
Effektív handout készítése
Az tehát nyilvánvaló, hogy egy handout nagyon hasznos lehet a hallgatósága, az előadása és önmaga számára is. Ha már tudja, mit kell tennie, viszonylag egyszerűen elkészíthető. Persze ettől még időbe telik, és ezt be kell kalkulálnia. Az utolsó pillanatban összedobni egy handoutot nem csak stresszes, de kontraproduktív is lehet, mivel aláássa a professzionalizmusát, és soha nem marad észrevétlen.
TIPP: A változatosság kedvéért miért ne kezdje a prezentációját egy handouttal? Azzal, hogy először a lényeges dolgokat elintézi, a handoutot alapul véve lépésről lépésre fejlesztheti előadását. Ennek az az előnye, hogy a hallgatóságnak biztos fogalma van az érveiről, és részletes szövegre hivatkozhat, Ön pedig éles és professzionális előadást tarthat.
Tiszta és tömör: Hogyan építsünk fel egy handoutot
Mint a tervezéssel kapcsolatos legtöbb dologban, a “kevesebb több” mottó a handoutokra is nagyon hatékonyan alkalmazható. Konkrétan ez azt jelenti: mondjon le az egész mondatokról, és használja a kulcspontokat, rövidítéseket, nyilakat és szimbólumokat. Ideális esetben a kézikönyve nem lehet több két A4-es oldalnál.
A prezentációjából származó fontos információk mellett a handoutnak a következőket kell tartalmaznia:
- alapvető információk, valószínűleg a handout bal felső sarkában, például az előadás helye, az előadó neve és címe
- a dátum, valószínűleg a jobb felső sarokban
- egy tömör cím – lehetőleg az előadás címe – középre helyezve
- oldalszámok a láblécben
- egy világos szerkezet, az előadás egyes fejezetei alapján
- egy következetes oldalelrendezés egy szabványos betűtípussal, például Arial vagy Times New Roman
A handout felépítésének követnie kell az előadás felépítését, különösen akkor, ha a handoutot az előadás közben adja ki. A legjobb, ha a pontjait azokra a pontokra korlátozza, amelyek alátámasztják a fő érvét. A handouton szereplő alpontokat tartsa a lehető legegyszerűbbnek, és ne menjen bele túlságosan a részletekbe. Ahhoz, hogy a handout vizuálisan vonzó legyen, segít átgondolni a betűtípust. A fent említett világos, szabványos betűtípusok használata mellett próbálja meg a betűméretet a fejlécekben és a láblécekben egységesen és a fő résznél kisebb méretben tartani.
TIPP: Hozzon létre egy területet, ahol a hallgatóság saját jegyzeteket készíthet a handouton. Vagy szélesítse ki a jobb oldali margót, vagy hagyjon néhány sornyi helyet az utolsó pontja alatt.
A handout tartalma – röviden és lényegre törően
Eldöntötte a handout elrendezését, megadta a legfontosabb pontokat, és elkészítette a vázlatot. Most itt az ideje, hogy kibővítse az egyes pontokat, és megalkossa a handout fő tartalmát. Mielőtt ezt megtenné, összpontosítson a célközönségére: milyen háttérismeretekkel feltételezheti, hogy rendelkeznek a prezentáció témájáról? A célközönség szem előtt tartása azt jelenti, hogy a handoutot az ő szintjükre szabja, kerülje a szakkifejezéseket, ahol azok elvonják a figyelmét a mondanivalójáról, és vegye fel őket, ha egy adott tudományágban jártas közönséggel áll szemben, Nagyon fontos, hogy az előadásának fő állításait kulcspontokba sűrítse, és ne zavaró szövegfolyamot tartalmazzon. Így megtartja a hallgatóság teljes figyelmét.
TIPP: Hogy rögtön az előadás elején felkeltse a hallgatóság kíváncsiságát, bevezetésként beilleszthet egy vidám idézetet, egy közmondást vagy egy kérdést (amit akár kissé provokatívan is megfogalmazhat) – ez alkothatja a handout első bekezdését.
Noha a handoutokkal kapcsolatban a legfontosabb, hogy rövidek és tömörek legyenek, mégis érthetőnek kell lenniük, ha az előadás kontextusán kívül olvassa őket. Ha ezt elfelejtik, akkor utólag nem tudnak a hallgatóság emlékezetének segítségére lenni.
Kiegészítő információk a handouton
A handout fentiekben tárgyalt fő elemei tetszés szerint kiegészíthetők további információkkal. Ez akár képeket vagy grafikákat is tartalmazhat. A témától függően egy vizuális elem valóban tisztázhatja és kiegészítheti fő érvelését, és összekötheti a dolgokat. Általános szabályként azonban érdemes a képeket és grafikákat a prezentációs fóliákon tartani, mert túl sok helyet foglalnak el a handouton. A költségeket és az előnyöket minden egyes esetben mérlegelni kell.
A szórólapon érdemes feltüntetni az elérhetőségeket is; egy e-mail cím a minimum. A prezentáció típusától és céljától függően megadhatja üzleti címét és telefonszámát is. Ha a handout több oldalból áll, hasznos, ha az elérhetőségi adatokat a fejlécbe teszi, így azok minden oldalon megjelennek. Hasznos lehet egy rövid bibliográfiát is mellékelni a handouthoz, ha más forrásokból származó idézeteket vagy információkat használ. Így a témával kapcsolatos releváns weboldalakra vagy további olvasmányokra is hivatkozhat, amelyek érdekesek lehetnek a hallgatóság számára.
TIPP: A handoutok végére kérdéseket vagy gondolatébresztőket tehet, hogy vitára ösztönözze a hallgatóságot. Ez különösen akkor hasznos, ha előadása után kérdés-feleletet szeretne tartani.
Egyszerű és gyors:
Ha az idő sürget, a PowerPoint rendelkezik egy olyan funkcióval, amellyel percek alatt létrehozhat egy handoutot. A “Kézirat létrehozása” funkcióval egy PowerPoint prezentációt átvihet a Microsoft Word-be, ott átdolgozhatja, és nyomtatásra optimalizálhatja. Néhány kattintással kiválaszthatja, hogy mely prezentációs diák jelenjenek meg a handouton. A diák száma is könnyen beállítható, és szükség szerint kivághatja vagy kibővítheti a szöveget. Azt is eldöntheti, hogy a handout tartalmazzon-e jegyzetszegélyt, fejlécet és/vagy láblécet. A PowerPoint prezentációja az egész folyamat során érintetlen marad. Amellett, hogy kinyomtathatja a handoutot, közvetlenül a Wordben is elmentheti Word- vagy PDF-dokumentumként – ez egy egyszerű módja annak, hogy a handoutot digitálisan is elérhetővé tegye a közönség számára.
Mikor a legjobb időpont a handout terjesztésére?
Nincs tökéletes időpont. Ahhoz, hogy könnyebben eldönthesse az adott előadás időzítését, segít megérteni, hogyan befolyásolja az időzítés a hallgatóságot:
- Handout az előadás előtt: Ebben az esetben számolnia kell azzal, hogy a hallgatóság legalább egy része átlapozta a handoutot és előreolvasta, vagyis bármelyik ponton tudja, mi következik. Ez néha azt jelentheti, hogy a hallgatóság koncentrációja megoszlik, ezért alaposan meg kell fontolnia, hogy ez a lehetőség megfelelő-e.
- Kézirat az előadás alatt: Ossza ki a handoutot azon a ponton, amikor az hasznos segítségként, akár vizuális illusztrációként, akár az érvei hangsúlyozásának eszközeként.
- Handout az előadás után: Ha ezt a lehetőséget választja, ne felejtse el feltüntetni elérhetőségeit. Ha elektronikusan küldi el a handoutot, a PDF jó választás. A helyzettől és a címzettől függően célszerű lehet a szerzői jogokat a láblécben feltüntetni.
Bármelyik időzítés mellett is dönt, egy jól előkészített handout hatékony eszköz lehet előadása támogatására, útmutató és memória segédeszközként szolgálhat mind ön, mind a hallgatóság számára. Megfelelően használva növelheti a hallgatóság érdeklődését és figyelmét, és lehetővé teszi, hogy világos és professzionális előadást tartson.
Segítségre van szüksége egy nagyszerű handout vagy akár egy prezentáció elkészítéséhez? Szívesen segítünk, felhasználva a prezentációs ügynökségként szerzett hosszú tapasztalatainkat. Mindig szívesen állunk rendelkezésére!
