A köszönőlevél egyszerre átvételi elismervény és PR-eszköz. Célja, hogy tudassa az olvasóval, hogy egy korábbi kommunikációban, általában egy megkeresésben vagy egy megrendelőlevélben kért tételek megérkeztek.
A terjedelme valójában elég rövid lehet, éppen elég ahhoz, hogy lezárja az üzleti kommunikációs ciklust. Egy tétel megérkezésének megerősítése, vagy némi elismerés kifejezése a kérés teljesítése miatt, lehet, hogy csak ennyi szükséges.
Ne feledje, a gondolat számít. A nyugtázó levél olyan szakmai udvariasság, amelyet a sikeres emberek rutinszerűen alkalmaznak a produktív üzleti kapcsolatok kiépítése és fenntartása során.
Identification Your Reader
A nyugtázó levelet olyan személynek kell címezni, aki nyugtát kér a küldött tételről. Ha nem ismeri a feladó nevét, akkor egy korábbi levél bókoló záradékában találhatja meg; például egy eredeti érdeklődő vagy megrendelő levélben. Ezt a nevet kell elhelyezni a nyugta belső címében és a köszönőlevél megszólításában. A boríték felső sorában is szerepelnie kell.
Ne feledje, hogy az emberek elsősorban emberekkel kötnek üzletet, és csak utána a vállalkozásokkal. Amikor névvel szólítja meg olvasóját, elismeri fontosságát és értékét, mint egyéni emberi lényt.
Meghatározza a célját
A nyugtázó levél célja, hogy tudassa az olvasóval, hogy a várt tételek valóban megérkeztek. Rövidnek kell lennie.
A levéltestben az írónak meg kell említenie egy konkrét pontot, tisztázva az olvasó számára, hogy ez fontos része az általános céljának, tudtára adva, hogy további megbeszélés várható a következő találkozójukon.
Meghatározni a terjedelmét
A nyugtázó levél terjedelme lehet egészen rövid, egy-két sor, amelynek célja az olvasó értesítése arról, hogy egy kérést teljesítettek. Ha folyamatos párbeszédre van szükség, a terjedelem kibővíthető, hogy új információkat tartalmazzon.”
A levéltestben az írónak meg kell adnia az asszisztense nevét, egy második kapcsolattartó személyt, akivel beszélhet, ha ő nem tudná fogadni a hívását. Ez olyan kommunikációs vonalat teremt, amely jelzi, hogy komolyan érdeklődik a további üzleti kapcsolat feltárása iránt.
A levél rendszerezése
A visszaigazoló levél rendszerezésével logikus sorrendet állíthat fel, amelyben az információkat bemutatja. Ezt a feladatot már megkezdte a cél és a terjedelem meghatározásával. Térjen vissza ezekre. Ezek együttesen tartalmazzák a levél szövegét alkotó tartalom nagy részét.
Egy egyszerű vázlat segítségével megszervezheti a levelét. Kezdje azzal, hogy összeállít egy listát a lényeges pontokról, és helyezze őket olyan sorrendbe, amely a legjobban segíti az olvasóját. megérti az elismerését. Ezek a pontok lesznek a vázlatod gerince; a vázlatod egy ellenőrző listává válik.
Vázlat a levélhez
A vázlatból való munkavégzés a legegyszerűbb módja az elismerő levél megfogalmazásának. A lista elkészítésével már rendszerezted magad. Térjen vissza rá, és minden egyes töredéket alakítson át egyetlen gondolatot vagy ötletet kifejező teljes és teljes mondattá.
Azért, hogy gondolatait és ötleteit összefüggő módon közvetítse, írjon a lehető legtermészetesebb hangon. Próbálja meg gyorsan megírni a vázlatát, majd olvassa fel hangosan. Koncentrálj arra, hogy a célodat közöld az olvasóval. Győződjön meg arról, hogy levelének terjedelme tartalmazza a szervezeti listájában szereplő összes lényeges információt.
Ne feledje, hogy egy nyers vázlatot ír. Egyelőre figyelmen kívül hagyhatja a helyesírást, a nyelvtant, az írásjeleket, a mondat- és bekezdésszerkezetet. Ezek olyan technikai részletek, amelyekre majd a végső lépésben figyelsz, amikor átnézed és átdolgozod a munkádat.
Zárd le a levelet
A köszönőlevelet szakszerűen kell lezárni. Miután megírta az utolsó bekezdést, írja alá egy bókoló zárszó, például “Tisztelettel” vagy “Köszönöm”, és a nyomtatott neve között.
Ha hivatalos kötelezettséggel kapcsolatban ír, a nyomtatott név alá helyezze a címét. Az olyan kiegészítő információkat, mint a diktálási megjegyzések, a mellékletekről szóló értesítés, a mellékletek és a más személyeknek küldött másolatok a címsor alatt kell elhelyezni.
A köszönőlevél átnézése és átdolgozása
A köszönőlevél átnézése és átdolgozása az írás folyamatának utolsó lépése. Ebben a lépésben ellenőrizni fogod a vázlatodat, és meggyőződsz arról, hogy a célod világos és a terjedelmed tömör. Képzeld magad az olvasó helyébe, miközben a nyers vázlatot vizsgálod. Kérdezd meg magadtól, mint a címzett, hogy képes-e gyorsan megérteni a kérést, és hogy elegendő információt tartalmaz-e ahhoz, hogy időben tudjon válaszolni.
Először a nyilvánvaló hibákat keresd. Ellenőrizze a helyesírási, mondatszerkesztési és nyelvtani hibákat. Ne feledje, hogy a passzív hang nem olyan parancsoló, mint az aktív. Azt akarod, hogy a leveled erős legyen, ezért írj aktív hangon.
A fontos dolog, amit szem előtt kell tartanod, az egész egység általános kohéziója. Keresse a pontosságot, az egyértelműséget és a teljesség érzetét. Kérdezd meg magadtól, hogy a bekezdések közötti átmenetek működnek-e, és hogy a nézőpontod, a hangnem és a stílusod egységes-e az egész szövegben.
Figyelmesen vizsgáld meg a szóválasztásodat. A félreérthető szavak zavart okoznak. A szakzsargon és az elvont kifejezések esetleg egyáltalán nem érthetők, az affektálások, a közhelyek és az elcsépelt nyelvezet pedig nem szolgálnak valódi célt, és elhomályosítják a célját. Az olvasónak segíteni akarsz abban, hogy pontosan megértse, mit is akarsz, ezért távolíts el mindent, ami nem hasznos.
Végezetül pedig, ha még nem írtál bevezetőt vagy konklúziót, most itt az ideje. A bevezetésnek át kell vezetnie leveled fő részébe, határozott kijelentéssel az elismerésed tárgyáról, és elegendő támogató információval ahhoz, hogy az olvasó tovább olvassa. A záró megjegyzéseidnek meg kell ismételniük a célodat egy olyan kérdéssel, amely cselekvésre szólít fel.