Lássa teljes útmutatónkat arról, hogyan készítsen ütemtervet, hogy a legtöbbet hozza ki a napjaiból.
Mindannyiunknak ugyanaz a huszonnégy órája van minden nap. Miért sikerül tehát a sikeres embereknek annyi mindent elvégezniük a huszonnégy órájuk alatt, míg mások egy egyszerű teendőlistán szereplő feladatok elvégzésével küzdenek?
Az egyik válasz az időgazdálkodás. Sok embernek gondot okoz, hogy hatékonyan használja fel az idejét a nap folyamán. De ha te vagy ilyen, ne aggódj. A termelékenységi tippek alkalmazásával, valamint egy hatékony napi ütemterv létrehozásával és betartásával minden egyes nap többet és jobban teljesíthet.
Miért fontos a napod beosztása
Hogyan ütemezd be a napodat
- Határozd meg a miértedet
- Helyezd el a prioritásokat
- becsüld meg, mennyi ideig fog tartani egy feladat
- Munkálkodj okosabban, Nem keményebben
Típusos ütemezési technikák
- Készítsen egy produktív reggeli rutint
- Kerülje el a feladatváltást
- Tömbösítse a feladatokat
- Várja a váratlant
- Hasznosítsa ki a technológiát
- Emlékezzen a papírra
- Ezze meg a békát
- Értékezzen és pivotáljon
Miért fontos a napjának beosztása
Az idő mindannyiunk számára véges erőforrás. A korlátozott számú napokat és órákat a véletlenre bízni nem felelős erőforrás-gazdálkodás. Ehelyett használjon ütemtervet, és arassa le a gyümölcsöket:
- Visszaszorítsa az elvesztegetett időt: Hacsak nem írja be a napi ütemtervébe, hogy “Töltsön 2 órát a közösségi médiával és a videojátékokkal”, akkor az ütemterv használata megakadályozza, hogy időt pazaroljon olyan dolgokra, amelyek nem szerepelnek a napirendben.
- Növelje a boldogságot: Még a tudomány is egyetért. A napirend követése boldogabbá tesz!
- Növeli a termelékenységet:
- csökkenti a stresszt: Az ütemezés nagyobb biztonságot teremt, ami csökkenti a stresszt – és ez javítja az egészséget. Mindenki nyer!
- Elősíti az együttműködést:
Hogyan ütemezd be a napodat
Egyértelmű, hogy a napod beosztása értékes. Azonban nem dobálhatsz csak úgy be dolgokat a Cuki cicák naptáradba, és reménykedhetsz abban, hogy produktív lesz az életed.
Ehelyett stratégiára van szükséged, hogy a produktivitás érdekében ütemezhesd a napodat, és hatékonyan végezd el a fontos munkákat. Íme néhány vezérelv, amely segít abban, hogy a hatékony napok érdekében ütemtervet használj.
1) Határozd meg a miértedet
Nézzünk szembe a tényekkel. Nem minden, amit egy nap alatt csinálunk, szórakoztató. Határozottan vannak olyan feladatok, amelyeket egyszerűen nem akarunk elvégezni. Bízhatunk a bátorságban és az elszántságban, hogy végigcsináljuk, de ez elszívhatja az energiánkat. Ehelyett keressünk belső motivációt azáltal, hogy meghatározzuk a miértünket.
Mindenkinek más a miértje, de ez az értelme és célja mindannak, amit teszünk. Ezt a fogalmat Simon Sinek népszerűsítette a Start With Why című könyvében. Sinek bemutatja, hogy a “miért” képes igazán motiválni az egyéneket és a vállalkozásokat céljaik elérésére.
A miértednek nagyobbnak kell lennie, mint “Mert muszáj” vagy “Mert valaki azt mondta nekem”. Egy magánszemély számára a miért lehet az, hogy biztonságos és boldog életet biztosítson a gyermekeinek. Vállalkozások esetében a miért inkább így nézhet ki: “Hogy segítsek az embereknek a sikerben.”
Ezután mindennek, amit emberként vagy vállalatként teszel, ennek a miértnek a szolgálatában kell állnia.
2) Állíts fel prioritásokat
Szó szerint millióféleképpen tölthetsz el minden napot. És nem tehetsz meg mindent. Prioritások nélkül azon kaphatod magad, hogy olyan feladatokkal töltöd az idődet, amelyek nem vezetnek sehová. Ha pedig csapatvezető vagy menedzser vagy, akkor prioritásokat akarsz felállítani a csapatod számára, hogy ők is tudják, mi a fontos.
Szóval ki kell találnod, mit kell valóban elvégezned ahhoz, hogy elérd a céljaidat a miérted szolgálatában. Először is írj le mindent, ami eszedbe jut. Aztán iktass ki mindent, ami nem kapcsolódik a miértedhez. Ezután állítsd fontossági sorrendbe a prioritásaidat.
Az, hogy van egy irány, amerre mész, ugyanolyan fontos, mint az, hogy mész. Egy út cél nélkül érdekes lehet, de ha nincs cél a fejedben, ki tudja, hová jutsz.
3) Becsüld meg, mennyi ideig fog tartani egy feladat
Ha már kitaláltad, mit kell tenned, számold ki, mennyi ideig fog tartani. És most nem arról beszélünk, hogy mennyi ideig fog tartani a fantázia földjén. Tudnia kell, hogy valójában mennyi idő alatt tudja elvégezni a dolgot.
Az egyik leggyakoribb ütemezési hiba, amit az emberek elkövetnek, hogy nem becsülik meg helyesen, mennyi ideig fog tartani egy feladat vagy projekt. “Ha túl- vagy alulbecsülöd, hogy valójában mennyi ideig fog tartani, nagyobb valószínűséggel dobod fel az egész ütemtervedet. Sőt, ami még rosszabb, lekéshetsz egy határidőt, vagy értékes időt pazarolhatsz el magad és a kulcsfontosságú érdekelt felek, például az alkalmazottak és az ügyfelek számára.”
Szóval, legyél őszinte magaddal, és bátorítsd a csapatodat is erre. Vegyen ki egy-két hetet, és kövesse nyomon az idejét. Mennyi időbe telik 1000 szó megírása vagy e-mailek megválaszolása? Ezután reálisan megtervezheti az időbeosztását, javítva ezzel a siker esélyeit.
4) Dolgozzon okosabban, ne keményebben
Tim Ferriss, a 4 órás munkahét szerzője rájött valamire. A nyüzsgés korában néha úgy érezzük, hogy állandóan mennünk kell. De mi lenne, ha úgy használnánk az időnket, hogy kevesebbet dolgoznánk? Akkor mi is rátalálnánk valamire.”
Ferriss az okosabban dolgozó stratégiát támogatja, amely olyan rendszereket használ, amelyek “lehetetlenné teszik a helytelen viselkedést”. Akkor nem kell az akaraterő véges erőforrására támaszkodnia. A produktív rendszerek létrehozása tehát kulcsfontosságú lépés Ferriss számára.
Az okosabb munkavégzés további módjai közé tartozik a nap legtermékenyebb időszakainak meghatározása, majd a kulcsfontosságú feladatok beütemezése erre az időszakra. Sokunk számára az energiaszint reggel a legmagasabb. Ha azonban igazi éjszakai bagoly vagy, nyugodtan használd ki ezt az időt arra, hogy elvégezd a dolgaidat.
Szintén szükséged van a stratégiára. Igen, sokféleképpen elérheted a célodat. Amikor kiválasztod, hogy melyik utat választod, vedd figyelembe a kockázat-haszon arányt. Felhívhatsz 100 embert hidegen, és kaphatsz egy igent. Vagy felhívhatod a megfelelő tíz embert hidegen, és ugyanezt a hasznot érheted el.
A beosztási technikák típusai
Nincs egyféle megoldás a legproduktívabb beosztás kialakítására. De ezek az időbeosztási technikák segíthetnek az úton.
1) Termékeny reggeli rutin kialakítása
Kezd jól a napodat egy olyan reggeli rutinnal, amely megerősíti a termelékenységet.
Hal Elrod, A csodás reggel című könyv szerzője szerint “Az, ahogyan minden nap felébredsz, és a reggeli rutinod (vagy annak hiánya) drámaian befolyásolja a siker szintjét az életed minden egyes területén. A koncentrált, produktív, sikeres reggelek koncentrált, produktív, sikeres napokat generálnak.”
Elrod megváltoztatta az életét azzal, hogy reggel 5-kor kelt fel, hogy csendben töltsön időt, meditáljon, olvasson és sportoljon. Ez meghatározta a napjai alaphangját, és képes volt kihúzni magát a nyomasztó adósságok alól, és a siker új szintjét érte el.
A te tökéletes reggeled talán másképp néz ki, mint Elrondé, de érdemes minden nap korán időt szakítani arra, hogy meghatározza a nap hátralévő részének menetét.
2) Kerüld a feladatváltást
A többfeladatos tevékenység hatékony lehet. Elvégre egyszerre többet tudsz elvégezni, nem igaz? Tévedés. Valójában, bár egyszerre többet csinálsz, valójában nem végzel többet. Kevesebbet végzel.
Valójában a multi-tasking valódi költsége a termelékenységed akár 40%-át is elérheti. Minden egyes alkalommal, amikor a feladatok között váltasz, az agyadnak időbe telik a váltás. Ráadásul az emberek hajlamosabbak a hibákra, amikor feladatot váltanak. És minél összetettebb a feladat, annál nagyobb a veszteség.
Ezért érdemes egyszerre csak egy dolgot csinálni. Ez lehetővé teszi, hogy valóban arra koncentráljon, amit éppen csinál. Így aztán hatékonyabban tudod végezni.
Amikor beosztod a napodat, lehetőleg kerüld a feladatváltogatást. Adjon magának elegendő időt arra, hogy a feladatokat egyszerre elvégezze. Ja, és amikor ezt csinálod? Ne ellenőrizze az e-mailjeit.
3) Kötegelt feladatok & Blokkos ütemezés
Láttuk, hogy a feladatváltás hogyan befolyásolhatja a termelékenységet. Azonban mindannyiunknak több tennivalója van egy nap alatt. Ezért a feladatváltás hatását minimalizálhatja a feladatok kötegelésével és a blokkos ütemezés használatával.
A “hasonló feladatokat” többféleképpen is meghatározhatja. A lényeg azonban az, hogy a feladatoknak rendelkezniük kell egy olyan egységesítő tulajdonsággal, amely hatékonyabbá teszi őket, ha együtt végzik őket. Gondoljon a megbízások elvégzésére. Értelmesebb, ha egy bizonyos földrajzi helyen mindenhová elmegyünk.
Hasonlóképpen csoportosíthatja a feladatokat az elvégzésükhöz szükséges gondolkodásmód szempontjából. Például az adminisztratív feladatokhoz egyfajta gondolkodásmód szükséges, de az olyan kreatív feladatok, mint egy blogbejegyzés megírása vagy a kód hibakeresése valami egészen mást igényelnek. De ha a feladatokat gondolkodásmód szerint csoportosítja, csökkentheti a teljes váltás hatását.
Elon Musk közismerten a feladatok csoportosítását használja, hogy biztosítsa, hogy mindent el tudjon végezni a vállalkozásában, és mégis időt tudjon tölteni a családjával. A feladatok kötegelése az a folyamat, amikor a hasonló feladatokat együtt ütemezed, így hatékonyabban tudod elvégezni őket.
4) Számíts a váratlanra
A jövőt nem tudod megjósolni, de abban elég biztos lehetsz, hogy egyszer valami váratlan dolog fog történni. Nem tudod, hogy mi az, vagy mikor jön, de ott van. És egy produktív ütemterv ezt figyelembe veszi.
Valószínűleg veled is megtörtént már. Azonosítottad a miértjeidet, és megalkottad a prioritásaidat és a feladataidat. A legfontosabb feladatokat beütemezted a legtermékenyebb idődbe. A termelékenység rocksztárja voltál.
Akkor hirtelen vészhelyzet adódik. Mindent háttérbe szorítasz, hogy foglalkozz ezzel a sürgős feladattal. A hatékony időbeosztásod fájdalmas halált hal.
Ez nem is kell, hogy sürgős projekt legyen. Lehet egy beteg gyerek, aki otthon tartja a csapattagot. Lehet egy időjárási vészhelyzet, ami mindenkit otthon tart. Lehet egy váratlan szerverleállás, ami lelassítja mindenki tempóját. Az apró dolgok ugyanolyan hatékonyan megölhetik a termelékenységet, mint a nagy dolgok. És őszintén szólva, ezek sokkal gyakoribbak.
Amint ahogyan okos pénzgazdálkodás, ha van egy vészhelyzeti megtakarítási alap, úgy kell lennie egy vészhelyzeti időalapnak is. Persze időt nem tudsz felhalmozni, de időpárnát beépíthetsz az időbeosztásodba. Így, ha váratlan helyzet adódik, készen állsz.
5) A technológia kihasználása
A technológia nagyon jó az időbeosztásban. Végül is, alapszinten az ütemterv nem más, mint egy táblázat. Az ütemezési technológia azonban messze túlmutathat egy egyszerű rácson.
Az olyan eszközök, mint a Google naptár, segítenek az ismétlődő feladatok ütemezésében, a feladatok színkódolásában, emlékeztetők beállításában, és még a naptárakat is megoszthatja a csapatok között. Mindezek növelik az ütemezés hatékonyságát. Ráadásul megakadályozzák, hogy elfelejtse azt az ügyféltalálkozót.
Mindenesetre ennél sokkal többet is tehet. Használjon iPhone-alkalmazást, hogy útközben is hozzáférjen a naptárához. Megszünteti az oda-vissza telefonhívásokat és e-maileket a találkozók ütemezéséhez, lehetővé téve mások számára, hogy közvetlenül a naptárában ütemezzenek találkozókat.
A lehetőségek végtelenek!
6) Papíralapú tervezők, Bullet Journals, & To-Do Lists
Bármennyire is jó a technológia az időbeosztás feljavítására, ne becsülje le a papír értékét ebben a digitális világban. A papíralapú tervezők, naplók, tennivalólisták és más analóg eszközök ugyanolyan hasznosak lehetnek.
A tervezőipar vezetője, Erin Condren Lifeplannerje megkapta a Good Housekeeping jóváhagyó pecsétjét, mint termelékenységi eszköz. Az olyan jegyzetfüzetrendszerek, mint a Ryder XXX Bullet Journal, szintén a termelékenység eszközeiként vannak divatban.
Természetesen semmi sem veri a jó, régimódi teendőlistát, ha az egyének nyomon követéséről van szó. A dolgok leírása megspórolja az emlékezés gondját. A jutalom pedig, hogy áthúzza a dolgokat a listáról, rendkívül motiváló lehet.
7) Edd meg a békát
Mark Twain szerint: “Ha az a dolgod, hogy megedd a békát, a legjobb, ha reggel teszed meg először. És ha az a munkád, hogy két békát egyél meg, akkor a legjobb, ha a legnagyobbat eszed meg először.”
Ezt a logikát alkalmazva az egyik ütemezési módszer az, hogy a legnehezebb, legfontosabb feladatokat tedd elsőnek. Ha pedig több ilyen feladatod is van, akkor a nehezebbet a könnyebbek előtt kell elvégezned.”
Ez a módszer alkalmazásához meg kell tudnod határozni a nap legfontosabb prioritását. Végső soron a prioritásnak egyes számúnak kell lennie, mivel egyszerre két dolgot nem tudunk elvégezni. (Lásd: Feladatváltás!)
A nehezebb feladatok gyakran a leghajlamosabbak a halogatásra. Végül is a legtöbben tényleg nem akarunk békát enni. Ezért az, hogy rögtön reggel megcsináljuk őket, megakadályozza, hogy egész nap halogassuk őket. Ráadásul ha végeztél velük, marad szabadidőd a szórakoztatóbb feladatok elvégzésére.
8) Értékelj és pivotálj
A termelékenység ütemezése mozgó célpont lehet. És lehet, hogy tökéletes időbeosztásod van, de így időt szánsz arra, hogy értékeld az erőfeszítéseid eredményeit. Ön és a csapata valóban produktív emberek?
Itt van néhány kulcskérdés, amit feltehet magának és a csapatának, hogy értékelje az ütemezés hatékonyságát:
- Tartja a határidőket?
- Helyesek voltak az időbecslések?
- Előreláthatatlan problémák akadályozták az időbeosztást?
- Az idő szorításában érezted magad?
- Működött a megbeszélések ütemezése?
Amint összegyűjtötte az adatokat, megalapozott döntéseket hozhat arról, hogyan tovább. Az elmulasztott határidők rossz időbeosztásra utalhatnak, ez a probléma könnyen megoldható a következő hónapban, sprintben vagy negyedévben. A felesleges megbeszélések megszüntethetők. Az előre nem látható problémák megoldásához további kitöltés adható.
Következtetés
A kreatív, produktív időbeosztáshoz nagyon sok trükk és eszköz létezik, amelyek valóban működnek a munkahelyen és otthon is. Ha nem próbálja ki őket, lehet, hogy pénzt dob ki az ablakon. És ennél kevésbé produktív dolgot nem tudunk elképzelni!
Melyek a legjobb termelékenységi tippek és rutinok?