A késedelmes fizetések gyakoriak a kisvállalkozások számára, de a következetes követeléskezeléssel minden ügyfelét megbízható, időben fizetővé teheti. A szervezettség mellett az, hogy hogyan fogalmazza meg a lejárt esedékességű levelét, a legfontosabb lépés a siker felé. Fizetések beszedésének és a Követeléskezelés szakértőiként itt vannak a legfontosabb tippjeink!
Aktív emlékeztető
Körülbelül 15-7 nappal a fizetés esedékessége előtt küldjön ügyfelének egy barátságos és udvarias emlékeztetőt. Ezt az e-mailt vagy levelet tekintse “udvariassági hívásnak”.
A “Az Ön kedvéért” kezdetű szóval kezdje, hogy jelezze, hogy ez nem egy zsörtölődő e-mail, csupán egy segítőkész gesztus. Mindannyian tudjuk, milyen elfoglalt lehet a kisvállalkozások élete!
Maradjon az e-mail személyes és barátságos, és tartalmazzon egy linket a számlára és a fizetési lehetőségekre.
Példanyelv:
Kedves Jan,
A kényelmed érdekében egy gyors emlékeztetőt szeretnék küldeni, hogy a 453-as számla kifizetése hamarosan esedékes (dátum).
A weboldalunkon (link) vagy PayPal-on (link) keresztül fizethet.
Kívánom, hogy legyen csodálatos a hét hátralévő része, és várom, hogy hamarosan újra üzletet kössünk!”
A legjobbakat,
Michael
Első késedelmes levél
A fizetés legelső napon, amikor a fizetés késedelmes, küldje el az első behajtási e-mailt. Fontos, hogy az ügyfél tudja, hogy tisztában van a késedelemmel, és összességében eléggé a tetején a kintlévőségek. Idővel ez az azonnali intézkedési politika arra fogja nevelni ügyfeleit, hogy az Ön számláit prioritásként kezeljék. A legtöbb késedelmes fizetés egyszerűen a szervezetlenség vagy a hosszabb fizetési határidők preferálása miatt van – nem pedig rosszindulatból. Ezért az első késedelmes levelének határozottnak, de mégis szívélyesnek kell lennie. Használjon hivatalosabb nyelvezetet, hogy jelezze komoly szándékát, és hogy a késedelmes fizetés ne váljon személyes üggyé. Hogy elkerülje a védekezést vagy a feszültséget, tapintatosan hozza szóba a kérdést, mondván, hogy “a nálunk vezetett számlája most már késedelmesnek tűnik”. Feltétlenül tüntesse fel a számlát, amelyre hivatkozik, az esedékesség dátumát és egy rövid emlékeztetőt a fizetési politikájáról. “Mint tudja, fizetési feltételeink a számla keltétől számított 30 nap”. Az első lejárt esedékességű levél tökéletes alkalom arra, hogy felhozza az esetleges késedelmi díjakat, amelyeket cége a teljes összegre vethet ki. A lejárt esedékességű leveleiben mindig tüntesse fel a fizetési lehetőségeket, hogy a lehető leggyorsabban lehessen intézkedni. Ezt a fizetési emlékeztetőt kövesse egy hívással. Ha lehetséges, rögzítse a beszélgetést a pontos nyilvántartás érdekében. Ha az első e-mailre nem érkezik válasz, küldje el újra a 45-50 napos határidőn belül.
Példanyelv:
Kedves Jan,
Ez egy baráti fizetési emlékeztető, mivel a nálunk vezetett számlája most késedelmesnek tűnik.
Az alábbi számla(k)ra szeretnénk azonnal felhívni a figyelmét:
Számla # Dátum Esedékesség összege
Fizetési lehetőségek: honlapunk (link) vagy PayPal (link)
Nagyra értékelnénk, ha tájékoztatna minket a fizetés státuszáról. Kérjük, ne habozzon felhívni minket, ha bármilyen kérdése van a számlája egyenlegével kapcsolatban.
Amint azt Ön is tudja, fizetési feltételeink a számla kiállításának dátumától számított 30 nap, és 5%-os késedelmi díjat számítunk fel a számlájára, ha a fizetés nem érkezik meg a kiállítás dátumától számított 40 napon belül.
Köszönjük szépen, hogy figyelmet fordít erre az ügyre, és hogy továbbra is velünk dolgozik.
Őszintén,
Michael
60 napos késedelmes levél
Amikor egy számla 60-90 napos késedelembe esik, a sikeres behajtás valószínűsége drámaian csökkenhet. Nagyon fontos, hogy ebben az időszakban erőteljes e-mail-sorozatot küldjön, és szorgalmasan kövesse nyomon a hívásokat. Egy 60 napon túli késedelmes számla kevésbé valószínű, hogy egyszerű szervezetlenség miatt van, sokkal valószínűbb, hogy valami mögöttes probléma áll a háttérben. Fontos, hogy ez a késedelmes levél határozott legyen, tartalmazzon félkövér szavakat és hivatalos nyelvezetet. Az e-mailben szerepeltesse a vállalat további alkalmazottait, beleértve a legmagasabb rangú ügyintézőt is, akinek az e-mail címét megtalálja. Fontolja meg azt is, hogy egyéni e-maileket küldjön az osztály más tagjainak.
A tárgysor kezdődhet “FONTOS” vagy “Azonnali figyelmet igényel” vagy “Intézkedésre van szükség” felirattal.
A “figyelmeztető” megközelítés helyett legyen közvetlen: “azért írjuk, hogy tájékoztassuk, hogy a számlája 60 napos késedelembe esett”. Tartalmazzon olyan kifejezéseket, mint “azonnali figyelem” vagy “sürgős ügy”.
Tájékoztassa őket, hogy fel fogja hívni és folytatni fogja a nyomon követési folyamatot. Hasznos emlékeztetni őket arra, hogy Ön is egy vállalkozás, ezért tartalmazzon olyan megfogalmazásokat, mint például “negyedéves pénzügyi szükségleteink megkövetelik, hogy minden számlánkat teljes egészében kifizessük”. Emlékeztesse az ügyfelet, hogy az üzletpolitika miatt nem tud további üzletet kötni olyan ügyféllel, aki jelenleg késedelmes, vagy kétszer 60 napon túli késedelembe esett.
Mivel 90 nap után csökken a sikeres behajtás valószínűsége, a 60 napon túli késedelmes levelét követő e-maileknek ajánlatot kell tartalmazniuk egy fizetési terv kidolgozására, vagy arra, hogy segítsen nekik a Fundera vagy a Kabbage segítségével hitellehetőségeket találni.
Példanyelv
FONTOS FELHÍVÁS
Kedves Jan,
Ezzel a levéllel tájékoztatjuk, hogy az Ön számlája 60 napos késedelembe esett a 345. számú számlával kapcsolatban.
Ez az ügy azonnali figyelmet igényel. Kérjük, hogy a lehető leghamarabb utalja át a fizetést.
Számla # Dátum Esedékes összeg + 5% késedelmi díj, értékelt dátum
Fizetési lehetőségek: weboldalunk (link) vagy PayPal (link)
Kérem, tájékoztasson minket a fizetés aktuális állapotáról. Ha bármilyen kérdése van ezzel a számlával vagy az esedékes egyenleggel kapcsolatban, kérjük, azonnal hívjon minket.
Az ügy megoldása érdekében továbbra is keressük Önt.
A szerződésben foglaltak szerint a fizetési feltételek nettó 30. Felhívjuk figyelmét, hogy üzletpolitikánk értelmében nem tudunk további üzletet kötni olyan ügyféllel, aki jelenleg késedelmes, vagy aki több mint 60 napos késedelemben volt már többször is.
Őszintén,
Michael
90 napos késedelmes levél
A 90 és 120 nap közötti késedelmes számlákat lényegesen nehezebb behajtani. Az ebbe a kategóriába tartozó számlákra vonatkozó fizetési felszólításainak meglehetősen határozottnak és hivatalosnak kell lenniük, és olyan taktikákat kell alkalmazniuk, amelyekkel felhívhatják magukra a figyelmet, mint például a félkövér szöveg vagy a felnagyított betűtípusok. Tüntesse fel a tetteik következményeit és az Ön számos próbálkozását a kapcsolatfelvételre. Az e-mailben tüntesse fel a vállalat további alkalmazottait, beleértve a legmagasabb rangú ügyintézőt is, akinek az e-mail címét megtalálja.
Példanyelv:
SÜRGŐS TEVÉKENYSÉGET KÉR
Dear Jan,
Ez egy fontos levél, és azonnali figyelmet igényel. Annak ellenére, hogy több emlékeztetőt küldtünk Önnek, nem kaptunk választ Öntől a súlyosan késedelmes számlájával kapcsolatban. Úgy érezzük, hogy elegendő időt adtunk Önnek, és több mint türelmesek voltunk Önnel. Ezért úgy érezzük, hogy nincs más lehetőségünk, mint hogy ezt a tartozást leírjuk a könyveinkből, és az adóhivatalnak 1099-C bejelentés útján “veszteséges követelésként” jelentjük. Ezt elkerülheti, ha még ma átutalja a teljes összeget. Ha a következő öt napon belül nem kapjuk meg a fizetését, lépéseket kell tennünk.
Kérem, azonnal vegye fel velünk a kapcsolatot, ha szeretne törlesztési tervet készíteni.
A következő számla(k) azonnali figyelmet igényelnek:
Számla # Dátum Esedékes összeg + 5% késedelmi díj, értékelt dátum
Fizetési lehetőségek: weboldalunk (link) vagy PayPal (link)
A szerződésben foglaltak szerint a fizetési feltételek nettó 30. nap. Felhívjuk figyelmét, hogy üzletpolitikánk értelmében nem tudunk további üzletet kötni olyan ügyféllel, aki jelenleg késedelmes, vagy aki több mint 60 napos késedelemben volt már többször is. Őszintén reméljük, hogy ezt az ügyet komolyan megfontolja.
Őszintén,
Michael
Végleges késedelmes levél
A 120 napon túli késedelmes számlák esetében még mindig van némi esély a behajtásra, ezért még mindig érdemes további közleményt küldeni. Tartalmazza a tetteik következményeit (követelések leírása, hitelminősítés), valamint azt a nyelvet, amelyben tudatja velük, hogy meg fogja tenni a megfelelő lépéseket a súlyos késedelem bejelentése érdekében: behajtó ügynökség és a BBB.
Használja a “súlyos” és “késedelmes” kifejezéseket. Folytassa a vállalat további alkalmazottainak bevonását az e-mailekbe.
Példanyelv:
FELHÍVÁS: AZ ÖN SZÁMLÁJA SOKKAL KÉSŐBB BEFIZETETT
Dear Jan,
Ez egy fontos levél, és azonnali figyelmet igényel. Annak ellenére, hogy több emlékeztetőt küldtünk Önnek, nem kaptunk választ Öntől a súlyosan késedelmes számlájával kapcsolatban. Úgy érezzük, hogy elegendő időt adtunk Önnek, és több mint türelmesek voltunk Önnel. Ezért:
-
Úgy érezzük, hogy nincs más lehetőségünk, mint hogy a számláját behajtó cégünk kezébe adjuk.
-
Ez az intézkedés kihat cégének hitelminősítésére.
-
Az I.R.S.-nek is jelenthetjük ezt “követelésveszteségként” a 1099-C nyomtatványon, ha a fizetés nem érkezik meg.
Kérjük, azonnal vegye fel velünk a kapcsolatot, ha törlesztési tervet szeretne felállítani.
A következő számla(k) súlyosan késedelmes(ek):
Számla # Dátum Esedékes összeg + 5% késedelmi díj, értékelt dátum
Fizetési lehetőségek: weboldalunk (link) vagy PayPal (link)
A szerződésben foglaltak szerint a fizetési feltételek nettó 30. Felhívjuk figyelmét, hogy üzletpolitikánk értelmében nem tudunk további üzletet kötni olyan ügyféllel, aki jelenleg késedelmes, vagy aki több mint 60 napos késedelemben volt már többször is. Őszintén reméljük, hogy ezt az ügyet komolyan megfontolja.
Őszintén,
Michael
A beszedési eszközünkkel automatikusan küldhet rendkívül hatékony fizetési emlékeztetőket ügyfeleinek (az FG Receivables Manager).
Ez nyomon követi az elküldött e-maileket az ügyfélkapcsolati előzményekben, és rögzíti az esetleges telefonhívásokat. Láthatja, hogy az ügyfél megnyitotta-e vagy rákattintott-e az e-mailjére. Az FG Receivables Managerben az e-mailek részletes számlanézeteket is tartalmaznak, és lehetőség van kifizetések fogadására.