Ha rendezvényt tervez, van egy lépés, amely elengedhetetlen a rendezvény megvalósításához: a rendezvény költségvetésének elkészítése. Szerencsére ez egy ismétlődő művelet, így könnyen létrehozhatod a költségvetésed alapkeretét, menet közben szerkesztheted, és olyan eszközöket használhatsz, amelyekkel valószínűleg már rendelkezel, hogy összeálljon. Ijesztőnek és végesnek tűnhet egy rendezvény költségvetésének elkészítése, de amíg olyan költségvetést készít, amely reális, és vészhelyzet esetére tartalékot épít be, addig minden rendben lesz.
https://fast.wistia.com/embed/medias/kuw3knv4mh
- Táblázatok használata – javasoljuk, hogy ha ezt az utat választja, használjon Google Sheet-et, mivel így bárki, akinek hozzáférésre van szüksége, könnyen láthatja a költségvetés folyamatosan aktuális változatát.
- Potenciálisan nézzen utána az eseményköltségvetési szoftvereknek – Ha nagyon összetett költségvetést készít
- Adjon tételeket minden egyes részlethez
- Tudja a határidőket – mikor esedékesek a kifizetések (a késés plusz költségekkel járhat)
- Adja hozzá a várható összegeket és a tényleges költségeket, így láthatja, ha túllépi a költségvetést
Mire tervezi a költségvetést?
A rendezvény költségvetésének összeállításának első lépése, hogy kitalálja a rendezvény minden olyan részét, amely potenciálisan költséggel járhat. Ha a rendezvény minden részét figyelembe veszi, pontosabb költségvetést kaphat, mintha csak a rendezvény nagyobb részeit venné figyelembe. Ez egy előzetes lépés, amelyet tovább finomíthat az út során, ahogy beszél a szállítókkal, és pontosabb képet kap a költségvetéséről.
A költségvetés készítésére szolgáló eszközöknek nem kell díszesnek lenniük – ezt a lépést olyan gyorsan elkezdheti, mint egy üres Google Sheet megnyitása és a költségvetési tételek beírása, hogy időt takarítson meg, kihagyhatja a rendezvény költségvetésének létrehozását a semmiből, és letöltheti a rendezvény költségvetésének táblázatát az alján.
Ha úgy dönt, hogy sajátot készít, kezdje néhány oszlop létrehozásával:
Tétel
Ez a rendezvény költségvetésének minden egyes tételére vonatkozik. Amikor felsorolja a rendezvény költségvetésének tételeit, legyen a lehető legkonkrétabb. Bontsa fel az egyes tételeket, amelyekért fizetni fog. Ne gyűjtse össze a tételeket. Például az alkohol és az ételek egy csoportba sorolása értelmesnek tűnhet, de problémákat okozhat. Problémákat okozhat, ha a tervezés során változtatásokat kell eszközölnie, vagy ki kell hagynia egy tételt. Tegyük fel, hogy plusz 100 dollárt szeretne hozzáadni az étel és alkohol tételhez. Melyikre menne ez a pénz? A legfontosabb, hogy a rendezvény költségvetésének összeállításakor a lehető legrészletesebb legyen, és az egyes tételeket külön-külön tartsa. Minél részletesebb, annál jobb.
Megnevezés
A rendezvény költségvetéséhez feltétlenül szükséges a leírás! Adj részletes leírást a rendezvényedhez szükséges tételhez. Ez egy fontos oszlop abban az esetben, ha a költségvetését jóvá kell hagynia valakinek a szervezetében, aki esetleg nem tudja, hogy az egyes tételek mit jelentenek. Ha ez a személy nem vesz részt közvetlenül a tervezésben, nem fogja tudni, hogy az adott tétel mennyire lényeges vagy nem lényeges a rendezvénye megvalósításához. A leírás hozzáadásával egyértelművé teheti, hogy miért van rá szükség, és mi az, ami elengedhetetlenül szükséges.
Szükséges összeg
A mennyiségek nagy szerepet játszanak a költségvetés összeállításában. A mennyiségek növelése gyorsan kiürítheti a költségvetést. Másrészt, ha valamiből a felesleges mennyiségeket megszüntetjük, az gyorsan feltöltheti a költségvetést. Ha az esemény előtt nyomon követi, hogy mit gondol, mire lesz szüksége, valamint feljegyzi a ténylegesen felhasznált mennyiségeket, az segíteni fog abban, hogy kialakítsa, hogyan néz ki a jövőbeli esemény költségvetése.
Előrendelt költség
Míg a költségek változni fognak, egy egyszerű becsült összeg ismerete segíthet megérteni, hogy milyen költségvetésre van szüksége az eseményhez. A következő lépésben azzal foglalkozunk, hogyan lehet a becsült költséget a lehető legközelebb hozni a tényleges költségekhez, hogy pontos költségvetést készíthessünk.
Tényleges költség
Ahogy a neve is mutatja, ebben az oszlopban a tétel tényleges költségét követheted nyomon. Ez a lépés kulcsfontosságú a későbbi költségvetési munkamenetekhez, hogy megértse, hogyan nőnek (vagy csökkennek) a költségek. Ez az esemény tervezésénél az elkövetkező években referenciaként fog szolgálni.
Hogyan kutassa fel az esemény költségvetésének költségeit
Most, hogy megvan az esemény költségvetésének kezdete, arra összpontosíthat, hogy a becsült költségeket közelebb hozza a tényleges költségekhez. Az árak kutatása segít megrajzolni, hogy milyen lesz a tényleges költségvetése.
Nézzen utána a korábbi eseményeknek
Ha korábban már rendezett ilyen eseményt, visszanézheti, hogy mekkora összeget költöttek korábbi eseményekre. Nézze meg a felhasznált tételeket és a részt vevő vendégek számát. Ha arra számít, hogy a rendezvény a folyó évben bővülni fog, fontos, hogy a költségvetésben mindent arányosnak tartson a szorzók alkalmazásával. A múltbeli adatok segítenek egy viszonyítási alapként szolgáló költségvetést felállítani.
Kérdezze meg az eladókat
Egy lépéssel tovább mehet, ha közvetlenül az eladók weboldaláról vagy telefonon szerez be költségvetési adatokat. A legtöbb eladó képes általános számadatokat közölni, hogy pontosabb képet kapjon arról, hogy milyen költségvetésre számíthat.
Az árképzés érdekében az eladók és beszállítók felhívása nem mindig a leggyorsabb folyamat, de segíthet abban, hogy reális becslést kapjon a költségekről. Ha már kapcsolatba lépett egy szállítóval, adjon meg minél több részletet a rendezvény igényeiről, és kérje meg a költséget, valamint azt, hogy ez a költség mit tartalmaz. Lehetnek olyan költségek, amelyeket esetleg kihagyott, mint a borravaló, a szolgáltatási díjak vagy az adó. Győződjön meg róla, hogy az eladó a lehető legaprólékosabb költségelszámolást adja meg. Nézze végig az ajánlattevők minden egyes tételét, és találja ki, hogy melyik ajánlattevő lesz a legmegfelelőbb az Ön rendezvényére. Természetesen mindig azt a szállítót válassza, aki megfelel az elképzeléseinek, a költségvetésnek, és akivel szívesen dolgozik együtt. Ne válasszon valakit csak azért, mert ő a legalacsonyabb ajánlat.
Az idő a valóságra tér: a költségek becslése
Most, hogy van egy általános elképzelése arról, hogy mire számíthat a költségek tekintetében, itt az ideje, hogy kitalálja a tételeket. Vegye végig magát a rendezvénye életciklusán: mik azok a dolgok, amelyek útközben pénzbe kerülhetnek? Ne csak az olyan nagy tételeknél álljon meg, mint a helyszín, az ételek és italok, valamint az AV (bár ezek is felkerülnek a listára). Gondolnia kell az olyan kisebb költségekre is, mint az adók, díjak, borravaló, marketing és utazás. Az apró költségek felemészthetik a költségvetését, ha nem számol velük előre.
Itt van néhány dolog, amit figyelembe kell vennie a költségvetési tételeknél:
- A rendezvényre való utazás költségei: Van-e szobafoglalás a rendezvényére? Mennyibe kerül az egész csapat elrepülése? És ha már odaértek, 100 dollárba fog kerülni a helyszínre taxizás? Mennyi a csapat napi étkezési díja naponta?
- Élelmiszer és ital: Van-e valamilyen minimum, amit fizetni kell ahhoz, hogy egy adott ételszállítót alkalmazzanak a rendezvényükre? Mennyi a szervizdíj és a borravaló? Az Ön rendezvényén jobban megfelel a készpénzes bár vagy a csapos által üzemeltetett bár? Ha igen, hány bárpultra van szükség? (Protipp: használjon egy olyan eszközt, mint a Social Tables Pocket Planner, hogy a CIC által jóváhagyott mennyiségeket használhassa az ételekre és italokra.
- AV: Vessen egy pillantást az AV-ajánlatára: mely komponensekre van feltétlenül szüksége, és melyek azok, amelyek csak “nice-to-have”? Vannak olyan részei az AV-megállapodásnak, amelyek további költségekkel járhatnak, mint például a kártérítési díjak vagy a napidíjak? Melyek azok az AV-díjak, amelyekre érdemes odafigyelni? Mit ne vágjon ki a költségvetésből VAGY mindig tervezzen be, ha AV-szükségletekről van szó? A házon belüli AV-szolgáltatója tartalmaz olyan díjakat, amelyekkel tisztában kell lennie?
- Helyszínbérlés: Milyen helyszíni/terembérleti szempontok/rejtett költségek vannak? Megtörténhet, hogy utólag felszámolják Önnek a térben keletkezett károkat?
- Különböző terek eltérő költségekkel járhatnak?
- Luxushotelek
- Báltermek
- Kis szüneti termek
- Meetingterek all-inclusive csomagokkal, F&B-vel, AV-vel, wi-fivel és helyszíni támogatással
- Különböző terek eltérő költségekkel járhatnak?
- Marketing: Milyen rendezvénymarketing költségek lesznek? Van-e meghatározott költségvetés a Facebook-hirdetésekre, hagyományos marketingre, reklámajándékokra és versenydíjakra?
- Videókészítés és fényképezés: Milyen díjat számít fel a videós vagy a fotós az esemény megörökítéséért? Mit tartalmaz ez a szolgáltatás? Hozzáférést kap a nyers fájlokhoz vagy szigorúan a végtermékhez? Felhasználhatja a termékeket a jövőbeli rendezvény promócióihoz?
- Az internet költségei:
Ezek a tételek nem mindegyike fog bekerülni a költségvetésébe, de érdemes szem előtt tartani őket, ha többféle rendezvényt tervez.
Mennyit kell betervezni egy “esős napokra” szánt alapba
- Töltse fel a költségvetését a váratlan költségekre (én általában 15%-ot építek be a biztonság kedvéért)
- Melyek a legnagyobb változó költségek?
- Mondási költségek: senki sem szeret lemondani egy rendezvényt, de ha mégis le kell mondania, mibe kerülhet végül a lemondás?
- A legrosszabb esetek! Gondoljon az abszolút legrosszabb dolgokra, amelyek megtörténhetnek, és tervezzen ennek megfelelően.
Top 10 tipp a költségvetés elkészítéséhez
Ne halogassa a költségvetés elkészítését. Lehet, hogy ijesztő feladatnak tűnik, de ez az első fontos lépés az eseménytervezés útján. Ha nem biztos benne, hogy mikor kellene ezt megtennie, tekintse meg az esemény idővonalára vonatkozó útmutatónkat.
Határozza meg a rendezvény fókuszát. Azt szeretné, hogy az emberek az elektromos hangulatra emlékezve távozzanak, vagy azt szeretné, hogy a finom ételekre emlékezve távozzanak? Mi a célod? Miért tartja a rendezvényt? Ossza el a pénzeszközöket a prioritásoknak megfelelően.
Minél több részletet ad hozzá, annál pontosabb lesz a költségvetése. Egyetlen apró tétel figyelmen kívül hagyása jelentheti a különbséget a költségvetés alá vagy fölé kerülése között.
Tartsa szem előtt, hogy néha az egyik elem költsége egy másik elem költségétől függ. Például az AV költségei változhatnak a választott helyszíntől függően. Ez különösen igaz, ha a helyszín szakszervezeti személyzetet igényel.
Vizsgálja meg az összes helyszínválasztási lehetőséget. Egyes újabb helyszínek egyablakos rendezvényüzletekké alakulnak át, amelyek segítenek kiküszöbölni a több rendezvényszolgáltató beszerzésével járó ide-oda járkálást. Ezek az újabb helyszínek hosszú távon jelentős összegeket takaríthatnak meg Önnek! Az időről nem is beszélve. Csak győződjön meg róla, hogy ez az egyméretű megközelítés megfelel az Ön rendezvényére vonatkozó elképzeléseinek.
Ne árazzon alá egy elemet, hogy a költségvetése szépen nézzen ki. Ha valamit alulárazol, az papíron (vagy a képernyőn) jól nézhet ki, de végső soron pénzveszteséghez fog vezetni, amikor az esemény életre kel.
Kizárólag vészhelyzetekre használja az esős napokra szánt alapot. Csábító lehet, hogy a biztonsági hálót arra használd, hogy extravagánsabbá tedd a menüt, vagy extra dekorációt adj hozzá. A tartalékalapok könnyelműségekre való felhasználása azonban megnehezítheti a helyzetét, ha egy valódi katasztrófa bekövetkezik.
Végezze el a kutatást. Ha időt szán a helyszínek, a cateringcégek és az AV-cégek felkutatására, a végén sok pénzt spórolhat meg. Lehet, hogy fárasztó, de a legjobb ajánlatokat akkor találja meg, ha összehasonlítja az összes lehetőséget.
Győződjön meg róla, hogy mindenki ugyanazon az oldalon áll. Miután összeállította a költségvetését, győződjön meg róla, hogy megosztja azt az eseményben részt vevőkkel. Lehet, hogy Ön tudja, mennyit szeretne költeni, de a csapat többi tagjának lehet, hogy más elképzelése van. Az egész csapatnak egy oldalon kell állnia.
Ne féljen költeni. Nem kell mindig a legolcsóbb lehetőséget választania, ha van rá pénze. Igen, lehet, hogy jutalomban részesülsz, ha a főnöködnek olyan blokkot mutatsz, amely hihetetlenül a költségvetés alatt van, de a termék minősége is fontos! Ha itt-ott hozzáadsz egy kis plusz pénzt, az jelentheti a különbséget egy közepes rendezvény és egy hihetetlen élmény között. Fektessen be olyan szállítókba, akikről tudja, hogy segítenek feldobni az eseményt.
A pénzköltés stresszes része lehet a rendezvényszervezésnek. Senki sem szereti látni, ahogy a nehezen megkeresett pénze kirepül a bankszámlájáról! Ez a stressz azonban enyhíthető egy egyszerű költségvetési táblázat elkészítésével és a házi feladat elvégzésével. Azzal, hogy leülsz és összeszámolod a számokat, nem csak azt látod, hogy hova megy és honnan jön a pénz, de arra is rákényszerít, hogy átgondold, mire összpontosítson a rendezvényed. Ez segít a tervezés során a fontossági sorrend felállításában. Több pénzt kell az AV-re fordítani? Van elég pénz egy finom étel elkészítésére?
Következtetés
Egy ilyen kritikus elem nélkül a következő rendezvényére teljesen felkészületlenül érheti. Ha azonban követi a fenti egyszerű lépéseket, és szem előtt tartja az összes apró tippünket és trükkünket, akkor jó úton haladhat az év legjobb (legköltséghatékonyabb) rendezvényének megteremtése felé.