A Microsoft Flow az Office 365-öt telepítő szervezet által engedélyezve lehetővé teszi a végfelhasználók számára, hogy csatlakozók segítségével automatizált munkafolyamatokat hozzanak létre az alkalmazások és számos különböző szolgáltatás között. A Microsoft-alkalmazások és a harmadik féltől származó szolgáltatások egyre bővülő listája összekapcsolható. A Microsoft Flow segítségével a munkatársak egyszerűbb és összetettebb munkafolyamatokat hozhatnak létre, amelyek hatékonyságot biztosíthatnak a vállalkozások számára a munkafolyamatokkal kapcsolatos igényeik körül. Ez egy végfelhasználói lehetőség, amely a legtöbb esetben nem igényel fejlesztőt a munkafolyamatokhoz.
Ebben a blogbejegyzésben bemutatom, hogyan lehet egy egyszerű Microsoft Flow segítségével összekapcsolni egy Microsoft Form-ot, amely adatokat rögzít, majd az összegyűjtött információkat egy SharePoint Listába tölteni. A példámban szereplő SharePoint lista egy olyan lista, amely egy Office 365 csoport része. Ha nem ismeri a Microsoft Forms alkalmazást, ez egy nagyon könnyen használható alkalmazás, amely az Office 365 előfizetéséhez tartozik. Ha engedélyezve van a szervezetében, könnyen létrehozhat közvélemény-kutatásokat, felméréseket és kvízeket. Az elágazási képességekkel nagyon professzionális megjelenésű adatgyűjtő űrlapokat hozhat létre.
A Microsoft Formsból hiányozhat néhány fejlettebb funkció; a SurveyMonkey vagy a TypeForm néhány olyan funkciót biztosít, amelyet hasznosnak találhat. Egy dolog biztos az Office 365 esetében, a változás. Biztos vagyok benne, hogy a jövőben egyre több Forms funkciót fogunk látni. A Microsoft Flow több száz csatlakozóval rendelkezik, így egy SurveyMonkey űrlapot vagy egy TypeFormot csatlakoztathat a SharePoint-listához, ha most szüksége van néhány fejlett funkcióra. Az ebben a bejegyzésben bemutatott minta űrlapok mind ugyanabba a SharePoint-listába töltődnek be.
A kkv-knál gyakran hangsúlyozom az Office 365-csoportok irányítása körüli fontosságot. Bár az Office 365 egy eszköztár a felhasználói együttműködéshez, a teljes ingyenesség és a Csoportok létrehozásának általános lehetősége nem a legjobb gyakorlat.
A példákban, amelyeket ebben a bejegyzésben használok, a háttértörténet egy Office 365 Csoport létrehozására irányuló kérelem. Az űrlap összegyűjti a csoportkérelemmel kapcsolatos információkat, a Flow pedig kihúzza az eredményeket, és egy SharePoint-listában tárolja őket, amelyet az informatikusok ezután felülvizsgálhatnak és jóváhagyhatnak.
TIPP: Javaslom, hogy válasszon ki konkrét felhasználókat, akik felülvizsgálhatják, jóváhagyhatják, majd létrehozhatják a kért csoportot. A Microsoft néhány részletet közöl arról, hogy miért érdemes ellenőrizni, hogy ki hozhat létre Office 365-csoportokat. Ez a cikk bemutatja, hogyan tilthatja le azt az alapértelmezett lehetőséget, hogy bárki létrehozhasson Office 365 csoportot.
1. lépés: Microsoft űrlap létrehozása
Az alábbi videó, végigvezet egy Microsoft űrlap létrehozásának egyszerű folyamatán. Az űrlapoknak engedélyezve kell lenniük a szervezetében. Miután létrehoztuk a From-ot, létrehozhatunk egy SharePoint listát, amely igazodik az űrlap mezőihez, majd a 3. lépésben a Microsoft Flow segítségével összekapcsoljuk az űrlapot a listával.
Ez az én Microsoft Form Embedded.
Egy link a Microsoft Form mintámhoz.
A Microsoft Form létrehozása meglehetősen egyszerű. Egyéni képeket adhat hozzá, és sablonokat használhat, hogy nagyon professzionális megjelenése legyen. Az alább látható következő űrlap egy TypeForm, szintén meglehetősen könnyen létrehozható. Egy változatát beágyaztam ebbe a weboldalba. A következő lépésekben mind a Microsoft Form-ot, mind a TypeForm-ot egy SharePoint listához kapcsolom a Microsoft Flow segítségével.
Egy link a TypeForm mintámhoz.
2. lépés: Hozzon létre egy SharePoint listát
Most, hogy elkészült az űrlapja, elő kell készítenie a SharePoint listáját, hogy felfogja azokat az adatokat, amelyeket a Microsoft Flow szinkronizál a listába az űrlapjáról. Amint azt már korábban említettem ebben a bejegyzésben, létrehozok egy Listát, amely egy meglévő Office 365 Group webhelyen belül él. Az itteni példámban egy új Listát hozok létre, és létrehozom az űrlap mezőinek megfelelő oszlopokat.
3. lépés: Egy űrlap összekapcsolása a SharePoint listával
Most, hogy van egy Microsoft Form, az én esetemben egy TypeForm is, és egy SharePoint lista a Group webhelyen, összekapcsolhatja az űrlapokon gyűjtött adatokat, és egy Microsoft Flow segítségével behúzhatja ezeket az adatokat a SharePoint listába.
A Microsoft Forms és a TypeForm, valamint más űrlapszolgáltatások is biztosítanak néhány lehetőséget az összegyűjtött adatokhoz való csatlakozásra, azok megtekintésére és jelentésére, és általában lehetővé teszik az adatok Excelbe történő exportálását. Ebben a példában az űrlapmezőkben gyűjtött adatokat egy SharePoint-listába helyezzük át egy folyamat automatizálása érdekében. A SharePoint-listám úgy működik, mint egy Excel-adatdömping, hogy elkapja az űrlapok kérdéseiből származó adatokat. A SharePoint ereje valójában abban rejlik, hogy mit tehetünk, miután az adatok a listában élnek. Ebben a bejegyzésben nem megyek bele a részletekbe, de további olyan áramlásokat hozhatok létre, amelyek az adatok SharePoint-listába történő feltöltése után indítanak. Gondoljunk a jóváhagyási folyamatra, vagy esetleg egy sürgősnek definiált elemet egy csapat csatornájára tolnak. Rengeteg lehetőség áll rendelkezésre.
A következő videóban a Microsoft Flow-t fogom használni. A Microsoft alapértelmezés szerint engedélyezi a Flow-t és a PowerApps-okat az Office 365 bérlőkön, a gondolkodásmód az, hogy ha egy felhasználónak hozzáférése van egy lista létrehozásához, miért ne biztosíthatnánk számára egy olyan módszert, amellyel jobban dolgozhat a lista adataival, és egy jobb eszközt a más adatforrásokból származó adatainak összegyűjtésére és feldolgozására.
Ez lehetséges, hogy ezek a funkciók ki vannak kapcsolva az Ön szervezeténél. A PowerApps egy mobilalkalmazások létrehozására szolgáló eszköz, és eszközt biztosít a SharePoint Forms módosítására. A PowerApps segítségével megváltoztathatja a felhasználók által tapasztalt megjelenést, amikor közvetlenül egy SharePoint-listához adnak hozzá elemeket. A PowerApps az InfoPath űrlapok helyettesítőjének tekinthető. Ha van olyan jelenlegi InfoPath űrlapja, amelyet szeretne PowerApps-ba konvertálni, akkor azt javaslom, hogy ezzel a blogbejegyzéssel kezdje. Nem kell feltétlenül a PowerApps-t használnia, és ebben a bejegyzésben én sem, de ha a dobozon kívül gondolkodik, lehetnek előnyei vagy okai a PowerApps kihasználásának ehhez vagy egy hasonló Flow-hoz, amelyet épít.
Ebben a három lépésben mind a Microsoft 365 webes alkalmazásból (Microsoft Forms) gyűjtöttünk adatokat, és nem mutattam meg, de a TypeForm-hoz is csatlakoztattam, ez a folyamat ugyanaz volt, de a TypeForm vs. Microsoft Forms csatlakozóval kezdődött. Létrehoztunk egy alapvető SharePoint-listát egy Office 365 csoportos webhelyen, és egy Microsoft Flow-t használtunk mind az adatok összegyűjtésére, mind pedig az információk SharePoint-listába való feltöltésére.
A Microsoft Flow meg fogja változtatni, hogy a felhasználók hogyan automatizálhatják a munkafolyamatokat, egyszerű, könnyű módon. Nem tökéletes, ezért szeretném megosztani az őszinte visszajelzést néhány Microsoft Flow korlátozással. A Flow sok más Office 365 eszközzel együtt havonta tovább javul. Ha profivá szeretnél válni, mindenképpen figyeld a Microsoft Flow közösséget tippekért.