Mi a lefelé irányuló kommunikáció?
A lefelé irányuló kommunikáció azokat az üzeneteketOpens in new window (Új ablakban nyílik meg) és információkat jelenti, amelyek vertikálisan haladnak lefelé a parancsnoki láncban a vezetőktől, akik lefelé irányulóan kommunikálnak a nekik jelentett alkalmazottakkal.
Más szóval, a lefelé irányuló kommunikáció a szervezet magasabb szintjein lévő egyénektől az alacsonyabb szinteken lévők felé áramlik. Vitathatatlanul ez a formális kommunikáció legismertebb és legnyilvánvalóbb áramlása.
A felfelé irányuló kommunikáció diagramja így néz ki …
A lefelé irányuló kommunikációt a csoportvezetők és a vezetők arra használják, hogy célokat jelöljenek ki, munkautasításokat adjanak, tájékoztassák az alkalmazottakat az irányelvekről és eljárásokról, rámutassanak a figyelmet igénylő problémákra, és visszajelzést adjanak a teljesítményről.
A lefelé irányuló kommunikációra példa egy vállalat vezérigazgatójának a fiókvezetőkhöz intézett kommunikációjaOpens in new window.
A lefelé irányuló irányban közvetített kommunikáció további példái közé tartoznak az éves bizalmas jelentések, a teljesítményértékelések, az értesítések, a projekt-visszajelzések, a vállalati irányelvek bejelentése, az új vállalati célok, a munkahelyi utasítások és képzések stb.
A lefelé irányuló kommunikáció formái lehetnek jegyzetek, értesítések, emlékeztetők, telefonbeszélgetések, hangposta, e-mailek vagy személyes beszélgetések.
Fontos kiemelni, hogy a lefelé irányuló kommunikáció nem csak szóbeli vagy személyes kapcsolat formájában történik, hanem írásbeli formában is terjed.
Amikor a vezetőség levelet küld a munkavállalók otthonába, hogy tájékoztassa őket a szervezet új betegszabadság-politikájáról, akkor lefelé irányuló kommunikációt alkalmaz. Egy másik példa az írásbeli lefelé irányuló kommunikációra az az e-mail, amelyet egy csoportvezető küld a csapata tagjainak, emlékeztetve őket egy közelgő határidőre.
- A lefelé irányuló kommunikáció elengedhetetlen minden szervezet működéséhez, mivel magában foglalja a feladat végrehajtásával kapcsolatos információk, utasítások, tanácsok, kérések, visszajelzések és ötletek átadását.
- A lefelé irányuló kommunikáció túlmutat a feladattal kapcsolatos információkon; a munkavállalóra, az egységre és a vállalatra összpontosít.
- Elősíti a személyzet tudatosságát, és megkönnyíti az új politikák, irányelvek, döntések végrehajtását, valamint a munkavállalók teljesítményének értékelését és megítélését.
A lefelé irányuló kommunikáció ugyan biztosítja a munkavállalók számára a munkájuk elvégzéséhez szükséges információkat, de egyes esetekben ezek az információk későn érkeznek vagy teljesen hiányoznak.
Beszámolók szerint a felső szintű vezetés által küldött szándékolt üzenetnek csupán 20%-a marad érintetlen, mire az eljut a belépő szintű alkalmazotthoz. Általában a parancsnoki láncban több szinten keresztül érkező információk hajlamosak a torzításra. Így az utasításokat nem értik meg, vagy nem is olvassák el.
A lefelé irányuló kommunikáció további nyilvánvaló buktatói a következők:
- Egyirányú struktúrán alapul – általában a vezetők tájékoztatják az alkalmazottakat, de ritkán kérik ki a tanácsukat vagy véleményüket.
- Gyakran nem felel meg a munkavállalók elvárásainak.
- A túl sok lefelé irányuló kommunikáció hajlamos a beosztottak reakciójához vezetni, és akadályozhatja a jobb munkavállaló-munkáltató kapcsolatot.
- A vezetők hajlamosak túlságosan az írásos csatornákra támaszkodni; így az írásos anyagok lavinája miatt a túlterhelt munkavállaló figyelmen kívül hagyhat egyes üzeneteket.
A fenti buktatók ellenére a lefelé irányuló kommunikáció nagyon hatékony médium, amelyen keresztül a felsővezetők meghatározzák a szervezetek céljait, és közlik az alacsonyabb szintű munkatársakkal, hogy mit várnak el tőlük. A döntéseket, munkaköri leírásokat, irányelveket, kiadványokat ezen a csatornán keresztül közlik az alacsonyabb szintű alkalmazottakkal.
Hivatkozások:
Ez a bejegyzés a következő könyvekből származik:
Assessing Organizational Communication: Strategic Communication Audits, szerkesztette Cal W. Downs, Allyson D. Adrian
Integrated Organizational Communication, írta Rachel Barker, George Charles Angelopulo
Financial & Industrial Management, írta V.S.Bagad
Organizational Communication: Papa, Tom D. Daniels, Barry K.
Understanding Management, Richard L. Daft, Dorothy Marcic
.