Képzelje el, hogy Kínába megy nyaralni. Utánaolvasol a konkrét úti céloknak, amelyeket meg szeretnél látogatni, és megtanulsz néhány alapvető kifejezést mandarinul, hogy eligazodj a nagyobb városokban. Valószínűleg még az időjárást is ellenőrzi, hogy tudja, mit kell becsomagolnia.
De ha üzleti céllal utazik Kínába, az már teljesen más kérdés.
A kínai üzleti élethez meg kell tanulnia az ország kultúrájának egy nagyon speciális részterületét. A hagyományos kínai üzleti etikett és szokások eltérnek a nyugati kultúrától, ezért ezeket fel kell frissítened, ha szakmai céllal tervezel a Népköztársaságba látogatni. Miért? Mert a kínai üzleti etikett megértése létfontosságú, hogy elkerülje, hogy elszólja magát és megbántsa kínai üzleti partnereit (ezt senki sem szeretné).
Itt van 17 tipikus, a kínai üzleti kultúrában folytatott gyakorlat, amelyet érdemes megtanulnia és alkalmaznia a tengerentúli ügyletei során:
1. Értse meg az arc fontosságát.
Az arc témája rendkívül fontos, amikor Kínában üzletel. Ezt a fogalmat a legjobban az “arc megtartása” kifejezéssel lehet elmagyarázni. Alapvetően a kínaiakkal való minden interakciója során arcot nyerhet vagy veszíthet (hasonlóan a hírnévhez). Ha például bókokat adsz másoknak, azzal arcot nyerhetsz, míg ha kudarcot vallasz, azzal arcot veszítesz. Ne feledje, hogy az arculatépítés időbe telhet, és több találkozón keresztül történhet.
2. Legyen jól felkészülve a találkozóra.
A kínaiak gyakran nagyon részletorientáltak, ezért az Ön vállalatáról már alaposan utánanéznek, és elvárják, hogy Ön is ugyanezt tegye az övékkel kapcsolatban. Ez magában foglalja azt is, hogy ne egy olyan kínai ünnepre időzítse a találkozót, amelyet a nyugati kultúrában nem ismernek el, és pontosan tudja, hogy ki hozza meg a végső döntéseket az üzleti tranzakcióval kapcsolatban. A tárgyalóteremmel kapcsolatos követelményeket (technika, felszerelés stb.) is jóval a tényleges találkozó előtt el kell küldenie kínai kollégáinak.
3. Készítsen minőségi nyomtatott anyagokat.
Ha azt tervezi, hogy bármilyen anyagot visz magával a találkozóra, nyomtasson ki mindent egyszerű fekete-fehérben, prémium minőségű papírra; a színeknek más jelentése lehet Kínában, mint Nyugaton, ezért jobb, ha kerüljük őket. A szórólapok és névjegykártyák is büszkélkedjenek kínai változatokkal (lásd a 4. pontot). A nyomtatott anyagokból mindig vigyen magával plusz példányokat, nehogy kifogyjon és megbántsa azt a kínai kollégát, aki nem kap egy példányt.
4. Döntse el, hogy megfelelő-e az ajándékozás.
A kínai üzleti etikett szerint az ajándékozás kényes téma. A kormánytisztviselők az ajándékozást megvesztegetésnek tekintik, ami nemcsak tiszteletlenségnek számít, hanem sok esetben egyenesen illegális. Az üzleti világban azonban az ajándékozási szabályok egyre lazábbak, így az ajándékot az üzleti kapcsolat kiépítését célzó jó szándék jeleként is üdvözölhetik. Kutakodjon egy kicsit, és tájékozódjon arról, hogy az ajándékok megfelelőek vagy sértőek lennének-e az adott kínai partnerek számára, mielőtt vásárolna (majd olvasson utána Kína kiterjedt ajándékozási hagyományainak).
5. Számítson a nyelvi különbségekre.
Tudja meg előre, hogy kínai üzleti partnerei beszélnek-e angolul, és találjon fordítási megoldást, ha nem. Ami a tárgyalási anyagokat vagy névjegykártyákat illeti, amelyeket esetleg előkészített a kiosztásra, legyen udvarias, és biztosítson kínai fordítást az anyagokról. Ezeket a kétnyelvű anyagokat szakszerűen fordíttassa le, hogy ne kövessen el sértő hibákat. Még ha a partnerek, akikkel találkozik, beszélnek is angolul, a feletteseik (akik a végső üzleti döntéseket meghozzák) nem biztos, hogy beszélnek, és szeretné, ha ők is éreznék a tiszteletet.
6. Öltözzön úgy, hogy tiszteletet mutasson.
Ismerje az üzleti megbeszélés megfelelő öltözködési szabályait. Kínában a legtöbb kormánytisztviselő és felső szintű vezető formálisan öltözik a megbeszéléseken, míg a közép- és alsóbb szintű alkalmazottak lazább öltözéket viselhetnek. Ha kétségei vannak, mindig öltözzön öltönybe, hogy kimutassa a tiszteletet. A sötétebb, visszafogott színek elfogadhatóak, míg az élénk színeket kerülni kell, a nők pedig soha ne viseljenek mélyen kivágott felsőt, ami a kínai üzleti életben mind a férfiak, mind a nők szerint ízléstelen választás.
7. Jelenjen meg időben.
A pontosság minden üzleti helyzetben fontos, de a kínai üzleti kultúrában még inkább. A késés sértőnek és udvariatlannak számít. Adjon magának elegendő időt a megbeszélésre való megérkezésre; ha problémába ütközik, hálás lesz az időpárnáért.
8. A megfelelő sorrendben lépjen be a terembe.
A kínaiak évszázadokra visszanyúlóan nagy tiszteletet tanúsítanak a tekintély iránt, ezért általában hierarchikus sorrendben lépnek be a terembe. Kövesd az ő gyakorlatukat a saját csapattársaiddal, amikor belépsz a szobába. A legmagasabb rangú személynek kell először bemennie, akit a következő legmagasabb rangú személy követ egymás utáni sorrendben.
9. Végezzen hivatalos bemutatkozást.
A kínai üzleti kultúrára jellemző, hogy biccentéssel vagy meghajlással köszönnek (kezdve a magasabb szintű üzletemberekkel); azonban a kézfogás egyre gyakoribbá válik. Hagyja, hogy kínai tárgyalópartnere kezdeményezze a kézfogást. Használjon továbbá megfelelő címeket (elnök, alelnök stb.), amelyeket vezetéknevek követnek (pl. Li vagy Zhang), amikor külföldi üzleti partnereit szólítja meg. Azok, akik a teljes nevüket használják, a vezetéknevüket a keresztnevük elé teszik. A kínai üzletemberek általában először a cégük nevét, majd a címüket, végül a saját nevüket mondják; kövesse őket.
10. Bonyolítson csevegést.
A kínaiak szeretnek olyan emberekkel üzletelni, akiket ismernek és akikben megbíznak, ezért még a találkozó előtti csevegés művészetét is fontosnak tartják. Tipikus kedveskedés a kínaiak részéről, hogy megkérdezik, ettél-e már, vagy hogy hol jártál mostanában. Elfogadható beszélgetési témák közé tartozik szinte minden, ami a kínai kultúrával (művészet, történelem stb.), az időjárással, valamint személyes vagy családi témákkal kapcsolatos.
11. Értsd meg a kínai kommunikációt.
Negatív szavakat, mint például a “nem”, nem szabad használni a beszélgetés során; helyette használj egy olyan kifejezést, mint például “Szükségem lesz még egy kis időre, hogy átgondoljam ezt”. Amikor a kínaiak olyasmit mondanak, hogy “rendben van” vagy “nem probléma”, akkor valószínűleg az ellenkezőjére gondolnak. Az olyan ellentmondásos témákat, mint a politika, szintén kerülni kell, különösen akkor, ha a nyugati társadalomfelfogás ütközik a kínaiakéval (a helyi “befolyási övezetüket” úgy tekintik, hogy semmi közöd hozzá).
12. Kerülje a kézmozdulatokat, a testkontaktust és a felesleges hangokat.
A kínaiak nem használják a kezüket beszéd közben, ezért a mutatóujjal való mutogatás helyett használjon nyitott tenyeret. Soha ne tegye a kezét a szájába – ez udvariatlan gesztus. A kínaiak nem szeretik a testkontaktust, például a hátba csapkodást vagy a karok érintését, és gyakran udvariatlannak tartják az olyan hangokat, mint az ujjak kattogtatása, a fütyülés, vagy akár az orrfújás egy zsebkendővel, amit aztán visszateszel a zsebedbe.
13. Maradjon higgadt és kiegyensúlyozott.
A kínai üzleti etiketthez tartozik, hogy mindig megőrizze a nyugalmát, még akkor is, ha feldúlt vagy izgatott egy helyzet miatt. Az is fontos, hogy az üzleti ügyletek során végig megőrizze a megfelelő testtartást. Például a fent említett udvariatlan kézmozdulatokon kívül kerülje a görnyedést vagy a lábak asztalra helyezését.
14. Kövesse az elfogadott tárgyalási struktúrát.
A megbeszélés házigazdája foglal először helyet, majd mindenki más. Sok esetben mindkét fél vezető beosztású tagjai vezetik a tárgyalást: először a házigazda ismerteti a saját oldalát, majd az Ön csapatának vezető beosztású tagja következik. Az alacsonyabb szintű kollégák jellemzően csak akkor adják elő gondolataikat és további információikat, ha felkérik őket.
15. Cseréljen névjegykártyát.
Az üzletelés Kínában, akárcsak nyugaton, magában foglalja a névjegykártyák átadását. A kínaiak azonban mindkét kezüket használják a névjegykártyák átadásához, és mindig a legmagasabb rangú személynek adják át először; ezt a hagyományt mindenképpen másoljuk le. Nézze meg udvariasan a kapott névjegykártyákat, mielőtt professzionális helyre (például aktatáskába, de soha ne a pénztárcába vagy a tárcába) tenné őket. És, ahogy korábban említettük, a kínai kollégák iránti tiszteletből készítse kétnyelvűvé a névjegykártyáját, amelyen egyértelműen fel van tüntetve a szakmai címe.
16. Engedje meg a kínaiaknak, hogy elsőként távozzanak.
Ez egy másik tiszteletteljes lépésnek számít az Ön részéről; várja meg, amíg a házigazda befejezi a találkozót és feláll, mielőtt ugyanezt tenné. A kínaiak abban a sorrendben hagyják el a találkozót, ahogyan érkeztek (hierarchikusan). Győződjön meg róla, hogy a csapata is a megfelelő sorrendben távozik, arra az esetre, ha valamelyik kínai kollégája rajtakapná, hogy az üzleti megbeszélés végén megszegi a rangsort.
17. Számítson arra, hogy várnia kell a válaszra.
A kínaiak számára nagyon fontos a személyes kapcsolatok kiépítése az üzleti partnerekkel. Ez azt jelenti, hogy nem fognak azonnal, egyetlen találkozó után üzletet kötni. Az is jellemző a kínaiakra, hogy a tárgyalásokat a határidőkön túl is meghosszabbítják, ezért ne érdeklődjön a határidőkről, és ne emlékeztesse a tengerentúli kollégáit rájuk.
A kínai üzletkötés lehetőséget ad a vállalatának a terjeszkedésre és a növekedésre, de ezt helyesen kell tennie, ha azt reméli, hogy üzletet tud kötni a tengerentúli kollégáival. Ha követi ezt a 17 kínai üzleti etikett tippet, jó úton halad afelé, hogy előnyös partnerséget alakítson ki Ázsia egyik legerősebb országával.
Volt már valaha üzleti kapcsolatban Kínában? Hogy ment? Bátran ossza meg jó (vagy kínos) történeteit a hozzászólásokban!
