Köszöntsön egy új ügyfelet vagy vásárlót. Levélminta.
Mit kell még figyelembe venni, amikor üdvözlő levelet írunk az ügyfeleknek
Üdvözlő levél
Az üdvözlő levél olyan levél, amelyet mások udvarias üdvözlésére és bemutatására írnak egy szervezetnek. Ezeket küldhetik egy iskola új diákjainak, egy vállalat új alkalmazottainak, egy konferencia résztvevőinek stb. Az üdvözlő levelek elsődleges célja, hogy növeljék a címzettek morálját, és tudassák velük, hogy mostantól fontos részei a csapatnak. A leveleket udvariassági gesztusnak tekintik, és a legkedvesebb módja annak, hogy megmutassák a címzettnek, hogy értékelik a jelenlétét, erőfeszítéseit vagy érdeklődését valamilyen tevékenység iránt. Az üdvözlő levelek olyan fontos információkat is tartalmazhatnak, amelyekkel a címzettek még nem biztos, hogy tisztában vannak.
A köszöntő levelek írásakor az a cél, hogy a címzettek “otthonosan” érezzék magukat. Ezért a lehető legbarátságosabbnak kell lennie. Kezdje azzal, hogy hivatalosan bemutatja a szervezetet a címzettnek. Udvariasan köszönje meg és gratuláljon neki, hogy a csapat tagja lett. Biztosítsa a címzettet, hogy jó döntést hozott, amikor az Ön szervezetét választotta. Ügyeljen arra, hogy a címzettet a nevén szólítsa meg. Legyen rövid, és csak a szükséges információkat tartalmazza. Zárja a levelet azzal, hogy ismét köszönetet mond a címzettnek, és írja alá a saját nevével és címével.
Vevőknek írt levelek
A vevőknek írt levelek olyan levelek, amelyeket vállalkozások írnak olyan személyeknek vagy szervezeteknek, akik árukat és szolgáltatásokat vásárolnak ezektől a vállalkozásoktól. Ezek a levelek a kérdéstől függően címzettjei lehetnek konkrét vásárlóknak vagy az összes vásárlónak. Ha Ön egy vállalkozás tulajdonosa, sokszor előfordulhat, hogy szükségesnek találja, hogy levelet írjon az ügyfeleinek. Például bocsánatkérő leveleket küldhet számlázási hibákért, behajtási leveleket azoknak, akik tartoznak Önnek, utólagos leveleket az első ügyféllátogatások után, marketingleveleket konferenciaesemények népszerűsítésére stb. Az ügyfeleknek való folyamatos levelezés elengedhetetlen, mivel ezáltal az ügyfelek megbecsültnek érzik magukat, és erősíti a vállalat és az ügyfelek közötti kapcsolatot.
Az ügyfeleknek szóló levelek mindegyike hivatalos. Ezért meg kell őrizni a professzionális hangnemet. A “Kedves tisztelt ügyfél” helyett szólítsa meg az ügyfelet a nevén. Köszönje meg az illetőnek, hogy az Ön ügyfele. Üzenetét világosan és tömören adja át, az információk keveredése nélkül. Különítse el a fontos információkat, és címkézze fel őket alcímekkel. Kerülje, hogy a részletes feltételekkel elriassza az ügyfelet. Ehelyett helyezze ezeket egy másik oldalra. Mondja el a címzettnek, hogyan léphet Önnel kapcsolatba, és hogyan állíthatja le a levelek fogadását. Zárja pozitív megjegyzéssel. Írja ki a nevét, és írja alá kézzel a levelet.