Il est important – et parfois, exigé par la loi – de mettre en place et de gérer un système de classement du personnel (ou des employés). Cependant, il est important de se rappeler qu’il n’y a pas qu’un seul dossier par employé.
- Certains dossiers du personnel sont utilisés pour aider les gestionnaires à prendre des décisions relatives aux employés.
- D’autres dossiers sont hautement confidentiels et peuvent contenir des informations protégées par les lois sur la vie privée.
Par conséquent, un système de classement du personnel ne peut pas être une approche unique, car il existe certains types d’informations relatives aux employés qui sont très personnelles (médicales, par exemple) et qui devraient être conservées dans un système distinct de celui qui est utilisé à des fins de décision concernant le personnel.
Un autre facteur pour déterminer quels types de dossiers à gérer concerne la taille de l’entreprise. Par exemple, certaines entreprises de moins de 50 employés peuvent ne pas être tenues de maintenir un type de formulaire spécifique, ce que celles de 51 sont.
Pensez donc à un système de classement du personnel comme étant plusieurs types de dossiers.
- Certains dossiers d’employés contiennent des informations que les lois et les règlements exigent ; et qu’ils exigent la confidentialité. Ces informations protégées ne peuvent être vues que par le personnel qui est désigné pour les voir pour des raisons spécifiques, approuvées par le gouvernement. Ces dossiers peuvent concerner les avantages sociaux, le salaire, les conditions médicales et les questions juridiques.
- L’autre dossier, et celui que l’on appelle le plus souvent le « dossier personnel » général, contient des informations liées exclusivement à la performance de l’employé au travail qui peuvent être vues par le personnel de supervision de l’employé.
Pourquoi avoir des dossiers du tout ?
Il y a plusieurs raisons fondamentales de maintenir des dossiers relatifs à chaque employé :
- Ils aident à prendre des décisions en matière de promotion ou de licenciement
- Ils fournissent un moyen de suivre les activités liées à des choses telles que la formation, les vacances, les accolades, les conflits
- Ils sont nécessaires pour se conformer à diverses lois et réglementations locales, étatiques et fédérales
- Ils fournissent des enregistrements des activités, des conversations, des examens, etc, qui peuvent être importants pour réduire la responsabilité potentielle si un employé est licencié
Qu’est-ce qui reste et qu’est-ce qui part ?
Ce qui suit devrait, et ne devrait pas, être inclus dans un dossier d’emploi de base.
Doit être inclus
Description de l’emploi (postes actuels, antérieurs)
Résumé
Dossiers relatifs aux offres d’emploi, à la promotion, à la rétrogradation, au transfert, à la mise à pied, aux taux de rémunération et aux autres formes de compensation, et les dossiers d’éducation et de formation
Dossiers relatifs à d’autres pratiques d’emploi (y compris les reconnaissances et les accords de politique)
Lettres de reconnaissance
Avis ou documents disciplinaires
Évaluations de rendement et dossiers de fixation d’objectifs
Dossiers de cessation d’emploi
Demande d’emploi
Liste de contrôle d’orientation
Renseignements sur les contacts en cas d’urgence
Allocation de retenue des employés
Certificat W-4
Certificat d’allocation de retenue des employés spécifique à l’état, le cas échéant
Copie du permis de conduire, si le poste l’exige
Réception signée du manuel de l’employé et de la déclaration d’emploi volontaire
Formulaire de modification des données personnelles
Évaluations du rendement
Formulaires de changement de poste/de taux
Recueil des mesures disciplinaires (avertissements verbaux et écrits), le cas échéant
Dossier d’absentéisme
Demandes de congés
Demandes de formation
Documentation de la formation
Documentation de la certification et/ou de la licence (le cas échéant)
Demandes de révision du dossier personnel
Déclaration de démission
Ne doit PAS être inclus dans un dossier d’emploi de base
| Il doit y avoir un dossier par employé. NE PAS mélanger dans un dossier partagé les documents du dossier de paie de plus d’un employé.
| Les documents suivants appartiennent à un ou des dossiers SÉPARÉS et NE DOIVENT PAS ÊTRE accessibles aux superviseurs qui cherchent des informations sur le rendement au travail de l’employé. Les informations trouvées dans ces documents sont protégées par les lois sur la vie privée et appartiennent à d’autres documents gardés, confidentiels.
Dossiers EEO/invitation à s’auto-identifier sur le handicap ou le statut d’ancien combattant.
Notes d’entretien et résultats des tests d’emploi.
Vérification des références/contrôles d’antécédents.
Résultats des tests de drogue.
Formulaires d’immigration (I-9).
Dossiers médicaux/d’assurance (questionnaires médicaux, formulaires d’inscription aux prestations et demandes de prestations, notes de médecins, demandes d’accommodement et dossiers de congé).
Pensions alimentaires pour enfants/garnitures.
Documents de litige.
Demandes d’indemnisation des travailleurs.
Dossiers d’enquête. (Seules les mesures disciplinaires pertinentes, les conseils ou autres communications directes seraient placés dans le dossier personnel de l’employé.)
Demandes de vérification d’emploi/de paie.
Dossier des avantages sociaux (confidentiel)
( | Il devrait y avoir un dossier par employé. NE PAS mélanger dans un fichier partagé les documents relatifs aux avantages sociaux de plus d’un employé.)
Formulaire de refus des avantages sociaux
Formulaires d’inscription aux assurances maladie, dentaire, vision et/ou pharmacie
Formulaires d’inscription à d’autres assurances (assurance vie, ICD, ILD, etc)
Formulaires de compte de dépenses flexibles
Formulaire de choix/accord de réduction de la rémunération
Formulaire d’inscription au dépôt direct de l’employé
Réclamations
Formulaire d’inscription, Formulaires de retraite, formulaires de participation aux bénéfices
Formulaires de régime à prime seulement S125
Formulaire de désignation du bénéficiaire
Papier de COBRA ou de Continuation d’État, le cas échéant
Fichier de paie (confidentiel)
( | Il doit y avoir un fichier par employé. NE PAS mélanger dans un fichier partagé les documents du dossier de paie pour plus d’un employé.)
Autorisation de dépôt direct
Formulaires d’autorisation de retenue sur salaire
Demandes d’heures supplémentaires, le cas échéant
Fiches de temps
Rapport de dépenses de l’employé
Bons de remboursement de kilométrage automatique
Garnissages/exécutions de revenus
Demandes d’avances sur salaire
D’autres fichiers confidentiels
( | Il doit y avoir un fichier par employé. NE PAS mélanger dans un fichier partagé les documents du dossier de paie pour plus d’un employé.)
Documentation des enquêtes
Correspondance des poursuites judiciaires ou des enquêtes du DOL/EEOC
Données de l’EEOC et de l’action positive
Vérification des antécédents et résultats des tests de dépistage de drogues
Formulaires de l’OSHA
Rapport d’incident de l’employé
Informations médicales
FMLA. Formulaires
Demande de congé familial médical de l’employé
Certification du fournisseur de soins de santé
Rapports périodiques de congé familial médical
Certification de retour au travail de congé familial médical
Formulaires de demande d’invalidité et/ou d’indemnisation des travailleurs
Demandes d’accommodement
.