Henkilöstön (tai työntekijän) arkistointijärjestelmän perustaminen ja hallinnointi on tärkeää – ja joskus laki vaatii sitä. On kuitenkin tärkeää muistaa, ettei jokaista työntekijää kohden ole vain yksi tiedosto.
- Joitakin henkilöstötiedostoja käytetään auttamaan esimiehiä tekemään työntekijöihin liittyviä päätöksiä.
- Muut tiedostot ovat erittäin luottamuksellisia, ja ne voivat sisältää yksityisyyden suojaa koskevien lakien suojaamia tietoja.
Henkilökunnan arkistointijärjestelmä ei siis voi olla yksiselitteinen, sillä on olemassa tietyntyyppisiä työntekijöihin liittyviä tietoja, jotka ovat hyvin henkilökohtaisia (esimerkiksi lääketieteelliset tiedot) ja jotka olisi säilytettävä järjestelmässä, joka on erillään järjestelmästä, jota käytetään henkilöstöpäätösten tekemiseen.
Toiseksi tekijäksi määritettäessä sitä, minkä tyyppisiä arkistoja on hallinnoitava, on otettava huomioon myös yrityksen koko. Esimerkiksi joiltakin yrityksiltä, joissa on alle 50 työntekijää, ei ehkä vaadita tietyn tyyppisten lomakkeiden ylläpitoa, mitä 51 työntekijää työllistäviltä yrityksiltä vaaditaan.
Ajattele siis, että henkilöstötiedostojärjestelmä koostuu useista eri tiedostotyypeistä.
- Tietyissä työntekijätiedostoissa on tietoja, joita lait ja asetukset edellyttävät; ja että ne edellyttävät luottamuksellisuutta. Näitä suojattuja tietoja voi nähdä vain henkilökunta, joka on nimetty näkemään ne tietyistä, hallituksen hyväksymistä syistä. Tällaiset kansiot voivat liittyä etuuksiin, palkkaan, terveydentilaan ja oikeudellisiin kysymyksiin.
- Toinen kansio, jota tavallisimmin kutsutaan yleiseksi ”henkilökansioksi”, sisältää yksinomaan työntekijän työsuoritukseen liittyviä tietoja, jotka työntekijän esimieshenkilöstö voi nähdä.
Miksi kansioita ylipäätään pitää?
Jokaista työntekijää koskevien tiedostojen ylläpitämiseen on useita perussyitä:
- Ne auttavat ylennys- tai irtisanomispäätöksiä tehtäessä
- Ne tarjoavat keinon seurata toimintaa, joka liittyy esimerkiksi koulutukseen, lomiin, kiitoksiin, ristiriitoihin
- Ne ovat välttämättömiä erilaisten paikallisten, osavaltioiden ja liittovaltion lakien ja asetusten noudattamiseksi
- Ne tarjoavat tallenteita toiminnoista, keskusteluista, arvioinneista jne, jotka voivat olla tärkeitä mahdollisen vastuun vähentämisessä, jos työntekijä irtisanotaan
Mitä jää ja mitä lähtee?
Seuraavat asiat pitäisi ja ei pitäisi sisällyttää työsuhdekansioon.
Pitäisi sisältyä
Työnkuvaus (nykyiset, aiemmat tehtävät)
ansioluettelo
Työtarjouksia, ylennyksiä, alentamisia, siirtoja, irtisanomisia, palkkatasoja ja muita korvauksia koskevat tiedot, ja koulutustiedot
Muihin työsuhdekäytäntöihin liittyvät tiedot (mukaan lukien toimintaperiaatteiden hyväksynnät ja sopimukset)
Tunnustuskirjeet
Kurinpitoilmoitukset tai -asiakirjat
Työsuorituksen arvioinnit ja tavoitteiden asettamista koskevat tiedot
Ertisanomista koskevat tiedot
Työsuhteen päättämistä koskevat tiedot
Työsuhteen päättämistä koskeva hakemus
Tarkastusluettelo työhönsijoittumisesta
Hätätapauksissa annettavat yhteystietoja koskevat tiedot
Työntekijöiden ennakonpidätyksen alaiset tiedot
Todistus W…4
Valtiokohtainen palkansaajien ennakonpidätystodistus, tarvittaessa
Kopio ajokortista, jos se vaaditaan tehtävässä
Allekirjoitettu työntekijän käsikirjan ja Employment-at-will-lausunnon vastaanotto
Henkilötietojen muutoslomake
Työsuorituksen arvioinnit
Tehtävien ja palkkaluokkien muutoslomakkeet
Kurinpitorangaistukset (suulliset ja kirjalliset varoitukset), tarvittaessa
Poissaolotiedot
Vapaa-aikapyynnöt
Koulutuspyynnöt
Koulutuksen dokumentointi
Sertifioinnin ja/tai lisenssin dokumentointi (tarvittaessa)
Henkilöstötiedoston tarkistuspyynnöt
Henkilöstötiedoston uudelleen tarkastelua koskevat pyynnöt
Nimityspöytäkirja
EI PITÄISI SISÄLTYÄ työsuhdeasioiden peruskansioon
| Jokaista työntekijää kohti on oltava yksi kansio. ÄLÄ sekoita useamman kuin yhden työntekijän palkkatiedoston asiakirjoja yhteiseen tiedostoon.
| Seuraavat asiakirjat kuuluvat ERILLISEEN tiedostoon (erillisiin tiedostoihin), eivätkä ne SAA OLLA sellaisten esimiesten saatavilla, jotka etsivät tietoa työntekijän työsuorituksesta. Näissä asiakirjoissa olevat tiedot ovat yksityisyyden suojaa koskevien lakien nojalla suojattuja, ja ne kuuluvat muiden vartioitujen, luottamuksellisten asiakirjojen joukkoon.
EEO/kutsu vammaisuuden tai veteraaniaseman ilmoittamiseen.
Haastattelumuistiinpanot ja työllistymistestien tulokset.
Viittaukset/taustatarkistukset.
Huumausainetestien tulokset.
Maahanmuuttolomakkeet (I-9).
Lääketieteelliset/vakuutustiedot (lääketieteelliset kyselylomakkeet, etuuksien rekisteröintilomakkeet ja etuushakemukset, lääkärinlausunnot, majoituspyynnöt ja poissaolotietueet).
Lapsen tukeminen/lahjaksi antaminen.
Oikeudenkäyntiasiakirjat.
Työntekijöiden korvaushakemukset.
Tutkintatiedot. (Ainoastaan asiaankuuluvat kurinpitotoimet, neuvonta tai muut suorat yhteydenotot sijoitetaan työntekijän henkilökansioon.)
Työsuhteen/palkanmaksun tarkistuspyynnöt.
Etuustiedosto (luottamuksellinen)
( | Jokaista työntekijää kohden on oltava yksi tiedosto. ÄLÄ sekoita useamman kuin yhden työntekijän etuusasiakirjoja yhteiseen tiedostoon.)
Asetuksista kieltäytymislomake
Terveys-, hammas-, näkö- ja/tai apteekkivakuutuksen ilmoittautumislomakkeet
Muun vakuutuksen ilmoittautumislomakkeet (henkivakuutus, STD, LTD jne.)
Flexible Spending Account -lomakkeet
Valintalomake/korvausten vähentämissopimus
Työntekijän suoran talletuksen ilmoittautumislomakkeet
Korvausvaatimuslomakkeet
Kirjoittautumislomakkeet, Retirement Forms, Profit Sharing Forms
S125 Premium Only Plan Forms
Beneficiary Designation Form
COBRA or State Continuation paperwork, if applicable
Payroll File (Confidential)
( | Jokaista työntekijää kohden tulee olla yksi tiedosto. ÄLÄ sekoita useamman kuin yhden työntekijän palkkatiedoston asiakirjoja yhteiseen tiedostoon.)
Direct Deposit Authorization
Payroll Deduction Authorization Forms
Overtime Requests, tarvittaessa
Aikataulut
Työntekijän kulukorvausraportti
Autokilometrikorvauksen tositteet
Tulonpalautukset/tulototeutukset
Palkkaennakkopyynnöt
Lisää luottamuksellisia tiedostoja
( | Jokaista työntekijää kohden tulee olla yksi tiedosto. ÄLÄ sekoita useamman kuin yhden työntekijän palkkatiedoston asiakirjoja yhteiseen tiedostoon.)
Tutkinta-asiakirjat
Kanteen tai DOL/EEOC-tutkinnan kirjeenvaihto
EEOC- ja positiivisia erityistoimia koskevat tiedot
Taustatarkastuksen ja huumausainetestauksen tulokset
OSHA-lomakkeet
Työntekijän vaaratapahtumaraportti
lääketieteelliset tiedot
FMLA. Forms
Employee Request for Family Medical Leave
Certification of Health Care Provider
Family Medical Leave Periodic Reports
Family Medical Leave Return to Work Certification
Disability and/or Workers’ Compensation Claim Forms
Accommodation Requests