La diferencia entre propinas y cargos por servicio puede ser confusa para los empresarios, pero es fundamental que hagan la distinción correcta. El hecho de que una gratificación sea una propina o un cargo por servicio influye en la forma en que los empleadores calculan los salarios de sus empleados y en la forma en que los ingresos son declarados por los empleadores y los empleados a efectos fiscales. Un error en la caracterización de estas dos formas de compensación puede someter a los empleadores a sanciones en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y el Código de Rentas Internas (IRC). Para ayudar a los empleadores, el IRS emitió una hoja informativa actualizada (FS-2017-08) el 25 de abril de 2017 que describe las diferencias clave entre las propinas y los cargos por servicio.
¿Cuándo una gratificación es una propina?
El IRS establece cuatro requisitos para que una gratificación se considere propina:
- El pago realizado debe estar libre de coacción;
- El cliente debe tener el derecho irrestricto de determinar el monto;
- El pago no debe ser objeto de negociaciones o dictado por la política del empleador; y
- El cliente tiene el derecho de determinar quién recibe el pago.
En pocas palabras, para ser una propina, la gratificación debe ser completamente discrecional, es decir el cliente decide (1) si proporciona la propina y (2) cuánta propina proporciona.
Formas de propina
Las propinas pueden aparecer de dos formas: propinas en efectivo y propinas no en efectivo.
Las propinas en efectivo son propinas monetarias recibidas por el cliente, ya sea en forma de efectivo real o de cargos de crédito/débito. Las propinas en efectivo también incluyen las propinas monetarias recibidas de otros empleados en virtud de un acuerdo de reparto de propinas. Por ejemplo, los camareros y las camareras suelen compartir una parte de sus propinas con las azafatas, los camareros y los camareros de servicio. Los empleados que reciben propinas directamente del cliente se conocen como «empleados con propina directa». Los empleados que reciben propinas de otros empleados, como las azafatas, los camareros y los camareros de servicio en el escenario anterior, se conocen como «empleados con propinas indirectas».
Las propinas no monetarias son propinas no monetarias, como pases, entradas u otros bienes y productos básicos.
Información sobre las propinas
Empleados: Los empleados deben declarar todas las propinas recibidas en sus ingresos brutos a efectos fiscales. Esto incluye tanto las propinas en efectivo como el valor de cualquier propina no monetaria. Los empleados también están obligados a declarar las propinas en efectivo (excepto las propinas de cualquier mes que sumen menos de 20 dólares) a su empleador. Sin embargo, la obligación de informar del empleado excluye las propinas no monetarias. Por ejemplo, si un cliente deja a una camarera una joya cara, la camarera debe incluir la propina en sus ingresos brutos, pero no está obligada a declararla como propina a su empleador.
Empleadores: Los empleadores están obligados a mantener los «informes de propinas» de los empleados con el fin de retener los impuestos sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare sobre las propinas reportadas de los salarios. Además, los empleadores deben pagar su parte de los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare sobre la base del total de los salarios pagados a los empleados que reciben propinas, así como de los ingresos reportados por las propinas.
Crédito por propinas: Una vez que un empleado recibe una propina de un cliente, la propina va al bolsillo del empleado y nunca puede pasar a ser propiedad del empleador. Sin embargo, la FLSA permite a los empleadores tomar un «crédito de propina» hacia su obligación de salario mínimo, igual a la diferencia entre el salario mínimo federal ($7.25) y el salario en efectivo requerido ($2.13), o $5.12 (el crédito de propina máximo que un empleador puede reclamar). El crédito por propinas que reclama el empresario nunca puede superar el importe real de las propinas recibidas por el empleado. Además, el crédito por propina no puede aplicarse a menos que el empleado tenga aviso de que el empleador está tomando un crédito por propina.
¿Cuándo es una propina un cargo por servicio?
La hoja informativa del IRS nos recuerda que las «propinas automáticas», o propinas impuestas al cliente, no son propinas. En pocas palabras, una propina incluida en una factura no es una propina. Ejemplos de cargos por servicio incluyen una propina del 18 por ciento impuesta en una mesa de 10 o más, una cuota de evento impuesta a un cliente que alquila todo o una parte de un restaurante para una cena de ensayo, cargos por servicio de botella o incluso tarifas de descorche.
Los empleadores pueden mantener estos cargos por servicio o pagar una parte a sus empleados. Si se distribuyen a un empleado, los cargos por servicio constituyen salarios que no son propinas pagadas al empleado y deben ser tratados como salarios regulares para fines de retención y presentación de impuestos.
Cuestiones de horas extras
Las sumas distribuidas a los empleados por los cargos por servicio pueden ser utilizadas para satisfacer el salario mínimo de un empleador y las obligaciones de horas extras bajo la FLSA. Las horas extras deben ser pagadas en base a la tasa de pago regular del empleado, incluyendo todos los cargos por servicio, comisiones, bonos y otras enumeraciones recibidas. En determinadas circunstancias, el empresario puede reclamar un crédito de propinas por horas extras. Cuando el empleador toma un crédito de propina, las horas extras deben ser calculadas sobre el salario mínimo completo, no el pago del salario en efectivo más bajo.
Los empleadores deben familiarizarse con la hoja informativa FS-2017-08 del IRS, así como con la hoja informativa 15 de la FLSA, en relación con los empleados que reciben propinas, para garantizar el cumplimiento de los requisitos federales de cálculo de salarios y declaración de ingresos. A continuación se muestra una tabla útil que identifica las diferencias entre las propinas y los cargos por servicio.
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Tipo de gratificación/compensación |
Tip |
Cargo por servicio |
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Fuente |
Cliente (Discrecional) o Otro Empleado (Fondo de Propinas) |
Empleador/Restaurante (Impuesta) |
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Formas/Ejemplos |
Efectivo, Cargos de débito o crédito (Propinas en efectivo) Tickets, pases, bienes, Productos básicos (propinas no monetarias) |
Gratificaciones automáticas Cargos por banquetes/eventos Cargos por botellas/corchos |
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Requisitos de notificación |
El empleado debe declarar las propinas en efectivo al empleador y todas las propinas como ingresos El empleador debe retener los ingresos por propinas de los salarios |
Si se distribuyen al empleado, se declara como salario ordinario (sin propinas) |
Acerca de los autores
Annette A. Idalski es accionista y presidenta de la práctica de Empleo y Trabajo en Chamberlain Hrdlicka (Atlanta). Defiende a empleadores de todo el país contra demandas de múltiples demandantes y de un solo demandante en relación con la condición de contratista independiente, el cumplimiento de los salarios y las horas de trabajo, la supuesta discriminación por sexo, raza, edad y discapacidad, el acoso sexual, los pactos restrictivos, las acciones de denuncia de irregularidades y los asuntos laborales tradicionales. Se puede contactar con ella en el teléfono (404) 658-5386 o por correo electrónico en [email protected].
Mary Claire Smith es abogada del área de Derecho Laboral de Chamberlain Hrdlicka. Defiende a los empleadores en los tribunales federales y estatales y en los procedimientos administrativos que implican reclamaciones por discriminación, acoso, represalias, cuestiones salariales y horarias y reclamaciones por discapacidad y licencia bajo la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA). Se puede contactar con ella en el teléfono (404) 658-5474 o por correo electrónico en [email protected].