¿Qué es un EDI 850?

¿Qué es un EDI 850?

El EDI 850 es el documento de orden de compra para el conjunto de transacciones ANSI X12 que utiliza la tecnología EDI. Es el formato estándar para una orden de compra electrónica cuando se utiliza el formato EDI. EDI son las siglas de Electronic Data Interchange. Este documento se utiliza para realizar un pedido de bienes o servicios. El conjunto de transacciones incluye:

• Los artículos solicitados y sus respectivos precios
• Cantidades pedidas
• Información de facturación
• Información de envío
• Cualquier instrucción de envío
• Detalles del transportista

La información se organiza en elementos y segmentos como se especifica en el conjunto de transacciones EDI 850. Es fundamental adherirse a las especificaciones del EDI 850, ya que el documento de la orden de compra será enviado, recibido e interpretado por un ordenador. Si no se cumplen estas especificaciones de acuerdo con las normas aceptadas, se producirán problemas en la transmisión y recepción, lo que puede provocar errores o impedir que el documento llegue al proveedor.

Los distintos elementos de datos y segmentos que se encuentran en una orden de compra 850 incluyen:

• ISA es la cabecera de control del intercambio. Marca el comienzo de uno o más grupos funcionales y segmentos de control.
• ISA01 – Calificador de información de autorización. El código 00 indica que no hay información de autorización presente en I02.
• ISA02 – Información de autorización
• ISA03 – Calificador de información de seguridad. El código 00 indica que no hay información de seguridad presente en I01.
• ISA04 – Security Information
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Calificador de ID de intercambio
• ISA08 – ID de receptor de intercambio
• ISA09 – Fecha de intercambio
• ISA10 – Hora de intercambio
• ISA11 – Identificador de normas de control de intercambio. El código ‘U’ indica que la Comunidad EDI de EE.UU. de ASC X12, TDCC y UCS es responsable de la norma de control utilizada por el mensaje.
• ISA12 – Número de versión de control de intercambio. El código ‘0400’ especifica la norma emitida como ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Número de control de intercambio
• ISA14 – Acuse de recibo solicitado. El código ‘0’ indica que no se ha solicitado acuse de recibo.
• ISA15 – Indicador de uso. El código ‘P’ indica que el sobre de intercambio contiene datos de producción.
• ISA16 – Separador de elementos componentes

GS representa la cabecera del grupo funcional. Marca el inicio de un grupo funcional y proporciona información de control.

• GS01 – Identificador de código funcional. El código ‘PO’ indica orden de compra.
• GS02 – Código del emisor de la aplicación
• GS03 – Código del receptor de la aplicación
• GS04 – Fecha
• GS05 – Hora
• GS06 – Número de control del grupo
• GS07 – El código del organismo responsable es una X que representa al Comité de Normalización Acreditado X12
• GS08 – Código identificador de versión/release/industria. El código 004010 indica que los proyectos de normas aprobados para su publicación por ASC X12 Procedures Review Board hasta octubre de 1997.

ST (cabecera del conjunto de transacciones) marca el comienzo del conjunto de transacciones y se utiliza para establecer un número de control. Por ejemplo: ST*850*05210 indica una orden de compra con un número de control de 05210. 850 denota el conjunto de transacciones de la orden de compra.

BEG inicia el comienzo de la transacción de la orden de compra. Marca el comienzo de ese conjunto de transacciones y proporciona fechas y números de identificación. 00 indica un nuevo pedido de compra, y SA indica que es un pedido independiente. También incluirá el número de orden de compra y la fecha de emisión.

N9 representa la identificación de referencia. ‘PO’ indica que se trata de un pedido de compra. También incluye el número de orden de compra.

DTM representa el calificador de fecha/hora. Se utiliza para especificar las fechas y horas pertinentes, incluida la fecha y hora de creación de la transacción.

MSG representa el texto del mensaje para contener las instrucciones de envío y cualquier otra instrucción especial.

N1 representa múltiples elementos de datos, incluidos los códigos de identificador de entidad, nombres, calificadores de código de identificación y códigos de identificación.

N3 representa la información de la dirección de la organización.

N4 es la ubicación geográfica e incluye la ciudad, el estado y el código postal.

PER es el contacto administrativo.

PO1 representa los datos del artículo de la orden de compra, incluyendo el número de línea, la cantidad pedida, la unidad de medida y el precio. IN representa el número de artículo. VC representa el número de catálogo del proveedor. SN significa número de serie.

El segmento PID incluye la descripción del producto.

El segmento REF es la identificación de referencia para especificar la información de identificación.

SDQ se refiere a la cantidad de destino y se utiliza para especificar los detalles en cuanto al destino y la cantidad.

CTT (totales de la transacción) muestra el número de partidas y el número de unidades pedidas.

SE (transaction set trailer) detalla el número de segmentos del pedido y el número de control del conjunto de transacciones.

GE indica el final de un grupo funcional y proporciona información de control.

IEA representa el tráiler de control de intercambio, que especifica el número de grupos funcionales implicados en el intercambio y los números de control asignados por el emisor.

El 850 es la versión en formato EDI del pedido tangible en el sistema de compras de la empresa. Durante el proceso de comunicación EDI, el comprador prepara el pedido y lo hace aprobar. Tras la aprobación, se produce el proceso de traducción EDI para convertir el pedido al lenguaje que entiende el ordenador, antes de enviarlo al proveedor.

«El pedido de compra EDI 850 es similar al documento de pedido en papel. La diferencia es que el ordenador se encarga de toda la transmisión para agilizar las operaciones de la cadena de suministro y no es necesario recibir los pedidos por correo electrónico o fax y volver a introducir la información en múltiples sistemas. Esto reduce los errores y libera recursos»

Cómo funciona la transmisión EDI

Tanto el comprador como el proveedor deben utilizar el mismo sistema EDI para que la transmisión se realice con éxito. Por eso es importante saber qué sistema se utiliza y seleccionar a los proveedores que utilizan el mismo.

El sistema informático del comprador envía el EDI 850 directamente a su socio comercial a través de Internet con el protocolo de transferencia de archivos (FTP) o utilizando una red de valor añadido, o VAN. La VAN sirve de intermediario entre el socio comercial para facilitar la comunicación. La VAN del comprador se conecta con la VAN del proveedor para iniciar la transmisión. La VAN se encarga de enviar y recibir el EDI 850. El documento se mantiene seguro durante todo el proceso de transmisión con una serie de características de seguridad, como contraseñas, encriptación e identificaciones de usuario. El EDI 850 se mantiene auténtico a través de una serie de procedimientos de comprobación y edición durante todo el proceso de seguridad.

La transmisión es un paso crítico y pueden producirse errores importantes cuando se utilizan métodos de comunicación inadecuados.

Cambio de una orden de compra EDI 850 Flujo de trabajo

Cuando un comprador envía la orden de compra EDI al proveedor, es una indicación de que el comprador desea adquirir los bienes y servicios enumerados al proveedor. Cuando el proveedor recibe la orden de compra, validará el documento con las especificaciones EDI 850 y responderá con su propio documento EDI, el acuse de recibo de la orden de compra 855.

Si el comprador necesita hacer un cambio en la orden de compra después de haber sido enviada y recibida por el proveedor, pero antes de que la orden se haya completado, puede crear y enviar y EDI 860: Solicitud de Cambio de Orden de Compra – Iniciada por el Comprador. Lo que se incluye aquí puede ser:

• Artículos adicionales
• Cambio de artículos
• Cambio de fechas
• Cambio de cantidad
• Cambio de precio
• Reprogramación

Una vez que el comprador reconoce el cambio de la orden de compra, enviará un EDI 865 Purchase Order Acknowledgment with Change como respuesta. Esto alertará al comprador del hecho de que el vendedor que acepta o rechaza los cambios del comprador. Si el vendedor lo necesita, también puede utilizar el 865 para solicitar cambios en el pedido original, con un código diferente al que se utiliza para acusar recibo del pedido.

Cuando el vendedor recibe el EDI 850, lo traduce a un formato utilizable. El software de traducción EDI sirve de interfaz entre el documento y la infraestructura del ordenador. El software de traducción toma el documento EDI y lo traduce a un formato utilizable para el sistema informático. A continuación, se utiliza un mapeador para cambiar el archivo, antes documento EDI, a un formato compatible con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) del proveedor. En este punto, el EDI 850 deja de ser un documento EDI y pasa a ser un pedido de compra utilizable (igual que el que tenía el comprador antes de traducirlo al formato EDI) que la empresa puede procesar según su flujo de trabajo.

El acuse de recibo del pedido de compra avisa al comprador de que el vendedor ha confirmado la recepción del pedido. Este documento elimina la necesidad de que el comprador llame, envíe un correo electrónico o un fax al vendedor para asegurarse de que el pedido ha sido recibido.

En el caso de que el pedido de compra original no haya sido aceptado tal cual, como en el caso de que los artículos estén agotados, y el proveedor haya realizado cambios en él, el Acuse de recibo del pedido de compra incluye dichos cambios. El documento EDI 855 incluye:

• Número de orden de compra
• Fecha prevista de envío
• Fecha prevista de entrega
• Número de proveedor
• Números de artículo o números de pieza
• Descripción del artículo
• Precios unitarios

Una vez preparado el pedido, el sistema del proveedor creará y enviará un documento EDI 856 Advance Ship Notice.

Este documento incluye:

• Información a nivel de envío, como la información del transportista y el número de seguimiento
• Información a nivel de pedido, como los números de orden de compra
• Información a nivel de artículo, como los artículos y las cantidades
• Información a nivel de paquete, como los códigos de barras del embalaje del artículo

El comprador recibirá los artículos y comprobará el pedido para asegurarse de que todo está allí como debería.

El proveedor enviará una factura EDI 810, que incluye:

• Los artículos pedidos y su coste
• Las cantidades pedidas
• Las condiciones de pago
• Los posibles descuentos ofrecidos
• Detalles de facturación y envío

La factura EDI 810 se convierte en una factura que el sistema de gestión de pedidos y de contabilidad del comprador puede utilizar, para permitir que el departamento de cuentas por pagar pueda pagar al proveedor.