¿Cuántas veces has utilizado Microsoft Word, Excel o Outlook y has pensado «ojalá el programa pudiera hacer eso», «eso» significa funciones de sentido común que, por la razón que sea, no estaban incluidas en los productos vendidos por Microsoft? Su deseo se ha concedido, con un producto llamado Kutools que añade muchas de las características que faltan en el paquete de Microsoft Office.
Descubrí Kutools por frustración. Muchas veces recuerdo mi frustración al desear que Word, Excel o PowerPoint pudieran hacer algo que parecía una necesidad obvia pero que no estaba incluido en el programa. Casi siempre que buscaba una solución, los resultados de la búsqueda revelaban programas llamados Kutools, disponibles en el sitio web apropiadamente llamado ExtendOffice.
Al final me decidí a probar Kutools. Ahora toda mi oficina utiliza el producto. Aunque Kutools no hace todo lo que queremos, añade tantas funciones y opciones que es difícil creer que los programadores de Microsoft las hayan omitido todas o que hayan hecho que las funciones sean tan difíciles de encontrar que nunca acabes usándolas.
Cómo ayuda Kutools
¿A qué me refiero? Qué tal cuando fusionaste varias listas en una hoja de cálculo de Microsoft Excel? Algunas estaban formateadas con todas las letras mayúsculas, otras con minúsculas y algunas parecían estar formateadas por gremlins? Todo lo que querías hacer era cambiar las mayúsculas y minúsculas de la primera letra de cada palabra. Word puede hacer eso, pero Excel no.
¿O alguna vez has querido cifrar un grupo de celdas o una hoja de cálculo en Excel? ¿O le frustra la limitada capacidad de Excel para filtrar datos?
Además, considere las frustraciones de Microsoft Word. ¿No sería agradable cambiar el nombre de un documento o añadir una casilla de verificación con un solo clic? O piense en los documentos que ha creado desde otros programas y que contienen saltos aleatorios, sangrías y otras molestias en Word. ¿No sería útil poder eliminar todos los saltos de sección, o incluso todos esos saltos, con un solo clic?
Otra queja común sobre todos los documentos de Microsoft Office es que cada uno se abre en una ventana separada, cuando tenerlos abiertos en pestañas sería mucho más fácil. Ya que está en ello, ¿no sería aún mejor si también pudiera cambiar el estilo de las pestañas para que le sea más fácil verlas?
Estas son sólo una pequeña muestra de todas las herramientas y características añadidas disponibles en ExtendOffice y Kutools. Además, cuando se adquiere Kutools, se instalan dos pestañas en las cintas de Excel y Word, una llamada Kutools, la otra llamada Enterprise en Word o Kutools Plus en Excel.
La pestaña Kutools contiene las características específicas del programa. Como explica el sitio web de ExtendOffice, Kutools para Excel combina más de 300 funciones y herramientas avanzadas en un complemento increíblemente práctico que le ahorrará tiempo y esfuerzo. Del mismo modo, Kutools for Word es un complemento igualmente potente que incluye muchas operaciones que consumen mucho tiempo y que los usuarios de Word realizan todo el tiempo.
Y hay más
Kutools for Outlook es igualmente útil. Por ejemplo, muchos usuarios de Outlook no tienen Exchange Server, por lo que es difícil crear mensajes «fuera de la oficina». No con Kutools for Outlook, que hace que eso sea fácil. Kutools for Outlook también puede crear copias de carbón automáticas o copias de carbón ciegas, puede eliminar contactos y tareas duplicadas, y tiene la capacidad de permitir a los usuarios responder o reenviar múltiples correos electrónicos a la vez.
Si esto no es suficiente para despertar su interés, entonces considere el panel de Kutools, que expande y muestra el Autotexto de Word, facilitando la creación, categorización y uso de Autotexto, Marcadores y Leyendas. Para los usuarios de Excel, el panel de navegación de Kutools está repleto de prácticas funciones. La sección Hoja de trabajo & muestra todos los libros y hojas de cálculo abiertos, mientras que la sección Autotexto permite crear fácilmente gráficos, imágenes prediseñadas, fórmulas, imágenes y rangos de datos. Otras secciones facilitan la visualización de toda la gama de nombres y columnas y hacen que el uso de Buscar y Reemplazar sea sencillo.
Debido a que utilizamos Word y Outlook más que Excel en nuestra oficina, comentamos regularmente sobre la cantidad de funciones que Kutools tiene para estos programas. Por ejemplo, nos encanta la función Convertir lista en texto, que convierte una lista con viñetas o numerada (que puede cambiar automáticamente al añadir un párrafo) en texto, eliminando la molesta propensión de Word a renumerar los párrafos que quieres que sigan numerados, como las secciones de un escrito o un contrato que se han finalizado. Esta función también facilita la adición de texto debajo de los títulos numerados sin numerar accidentalmente otros párrafos.
Las pestañas Enterprise o Kutools Plus contienen una amplia gama de funciones adicionales. En Word, por ejemplo, se pueden gestionar documentos, convertir uno o varios documentos de formato .doc a .docx, trabajar y solucionar problemas de hipervínculos o eliminar las últimas líneas cortas que suelen hacer que los documentos de Word impriman una página final con una sola línea de texto. En Excel, la pestaña Kutools Plus contiene numerosas opciones adicionales de Excel, incluidas las que hacen que el filtrado y el análisis de los datos de la hoja de cálculo sean mucho más sencillos.
ExtendOffice ofrece cinco productos: Kutools for Excel, Office Tab, Kutools for Outlook, Kutools for Word y Classic Menu for Office. Office Tab habilita el uso de pestañas en Microsoft Office, permitiendo que los programas muestren documentos y hojas de cálculo en el formato de pestañas utilizado por los navegadores web. Es importante destacar que se puede desactivar esta opción desde el Centro de pestañas de Office o elegir selectivamente abrir en su propia ventana un documento que haya sido previamente tabulado. Por último, para los usuarios que añoran los días anteriores a la Barra de Cinta, el Menú Clásico recupera el aspecto y los menús de Office 2003. El sitio web de ExtendOffice también contiene útiles consejos y trucos, así como tutoriales que demuestran muchas de las características del programa.
Coste
Los distintos productos de Kutools se licencian en función del número de licencias de usuario adquiridas, con importantes descuentos por compras de mayor volumen. En el momento de escribir esta columna, las licencias individuales de Kutools para Excel, Word o Outlook cuestan 39 dólares cada una, Office Tab cuesta 29 dólares, Office Tab Enterprise cuesta 39 dólares, Classic Menu para Office cuesta 29,50 dólares, Classic Menu para Office Enterprise cuesta 35 dólares y Classic Menu para Office Home and Business cuesta 25 dólares. También hay importantes descuentos disponibles para licencias multiproducto.
Hasta que los diseñadores de Microsoft incluyan estas características tan necesarias en sus productos, Kutools Suite es una alternativa excelente y relativamente barata que le ahorrará tiempo, y el tiempo es dinero.