No te repitas: Haz más cosas con el principio DRY

Todos hemos asentido con la cabeza cuando alguien dice que hay que trabajar más inteligentemente, no más. Pero ¿qué significa eso, en términos prácticos?

Los programadores informáticos tienen una respuesta con un concepto que utilizan para escribir un código más eficiente: No te repitas (DRY). No tienes que ser un programador para utilizar el mismo principio en tu trabajo diario, así que vamos a echar un vistazo a cómo aplicarlo a tus tareas diarias.

¿Qué es DRY?

El término «no te repitas» fue acuñado en 1999 por Andy Hunt y Dave Thomas en su libro The Pragmatic Programmer. Lo definieron como «Cada pieza de conocimiento debe tener una representación única, inequívoca y autorizada dentro de un sistema».

En la ingeniería de software, DRY es el principio de reducir la repetición en el código, refiriéndose a una única fuente -o «fragmento»- de código reutilizable siempre que lo necesites.

Imagina que has programado una aplicación que lanza una pelota a tu perro una vez por hora a lo largo del día. En lugar de escribir todo el código para localizar la pelota, recogerla y lanzarla 24 veces (una por cada hora), escribes el código una vez y le das un nombre, como throw.ball. Entonces, todo lo que tienes que hacer es escribir throw.ball cada vez.

Además de ahorrar esfuerzo por adelantado, también significa menos espacio para el error humano: Si escribes lo mismo 24 veces, seguro que te equivocas al menos una vez. Además, si decides, por ejemplo, que tu aplicación necesita lanzar un hueso en lugar de una pelota, sólo tienes que cambiar el código una vez, en lugar de 24 veces.

Este es un ejemplo de codificación, pero todos evitamos instintivamente la repetición cuando hay una solución obvia. Dejamos que los sitios web almacenen cookies en nuestro ordenador para recordar nuestras preferencias. Creamos listas de reproducción con nuestras canciones favoritas, en lugar de elegir desde cero cada vez. Y cargamos los contactos en nuestro teléfono en lugar de teclear los números para cada texto.

¿Pero cómo podemos evitar la repetición y ahorrar tiempo cuando se trata de nuestro trabajo? Todo empieza por averiguar dónde te repites.

Descubre dónde te repites

Si alguna vez has probado un sistema de productividad, mucho de esto te sonará. Sistemas como Getting Things Done (GTD) y Zen to Done siguen un proceso similar. La diferencia aquí es que estamos abordando el proceso con un enfoque de láser en la duplicación innecesaria.

El primer paso es el registro de sus actividades diarias-usted tendrá que hacer esto por lo menos una semana, pero idealmente un mes. A medida que vaya registrando su tiempo, irá anotando las tareas rutinarias, pero no querrá pasar por alto las tareas que surgen con menos frecuencia o no con tanta regularidad.

• Añada las tareas que sean probables pero no planificadas, como por ejemplo, la gestión de una queja de un cliente.

• No se olvide de las tareas anuales (o mensuales, si sólo hace el seguimiento durante una semana): cosas como informes, auditorías, inspecciones, facturación, mantenimiento, etc.

• Pida a los demás sus tareas rutinarias. Eso le ayudará a rellenar los huecos.

En este punto, tienes una visión de gran altura de tus tareas. Ahora es el momento de averiguar qué tareas son los principales candidatos para DRY. Esto se puede completar en cualquier aplicación que haya utilizado para el seguimiento de sus tareas. Puede crear etiquetas para cada categoría en su lista de tareas o en su aplicación de seguimiento del tiempo, añadir las categorías como columnas adicionales en una hoja de cálculo, o simplemente anotarlas con lápiz y papel.

Le sugerimos que se centre en cuatro áreas clave, anotando cualquier tarea que entre en una o más de las siguientes categorías.

1. Puntos débiles. Si revisas tu lista, probablemente haya un puñado de tareas que te revuelven el estómago como un pretzel. Tal vez te dé pavor escribir el informe mensual o enviar recordatorios a los clientes que se retrasan en el pago. Hazle caso a tu instinto. Si te produce una reacción física de pánico y repulsión, o te encuentras posponiendo esta tarea cada vez que surge, etiquétala.

2. Cuellos de botella. ¿Qué tareas te impiden pasar el resto del día? Tal vez tenga que enviar un correo electrónico a todos los jefes de departamento y esperar sus respuestas antes de poder empezar a trabajar en un informe. O tal vez tenga que importar nuevos datos de clientes antes de ejecutar los análisis que le interesan.

3. Tareas que consumen tiempo. Aquí es donde los resultados de su seguimiento del tiempo son útiles. ¿Pasa horas de cada día limpiando su bandeja de entrada o respondiendo a las preguntas de los clientes? Si es como la mayoría de la gente, probablemente ha subestimado el tiempo que le llevan algunas de sus tareas.

4. Tareas repetitivas. Busque tareas repetidas que sigan un patrón similar cada vez que las realice. Piensa como Henry Ford; vio que la construcción de coches era un proceso repetitivo e ideó el método de la cadena de montaje en movimiento, revolucionando la producción. Puede que no estés construyendo un producto físico, pero lo más probable es que estés produciendo algo. Puede ser tan sencillo como una actualización de una red social o tan complejo como una nueva aplicación. Busque los pasos que son casi idénticos cada vez, para que pueda construir su propia línea de montaje.

Con todas sus tareas categorizadas, ahora puede ver de un vistazo cuáles son los principales candidatos para el tratamiento DRY. Por definición, las tareas etiquetadas como repetitivas son las más propensas a beneficiarse de DRY. Si una tarea no es repetitiva, elimínela de su lista. Una vez hecho esto, hay que prestar atención prioritaria a las tareas que alcanzan el mayor número de categorías.

Mirando el ejemplo de la imagen anterior, puntué cada tarea de 0 a 5 (siendo 5 la más alta) para cada una de las cuatro categorías. Luego totalicé cada tarea-las que tienen las puntuaciones más altas son las que son primordiales para el tratamiento DRY.

Eliminar la repetición en el trabajo

Ahora tienes una idea clara de qué tareas se beneficiarían de DRY, así que es el momento de eliminar la repetición.

Consejo 1: Crea plantillas

La piedra angular del uso de DRY en tu vida laboral es la humilde plantilla. Cada vez que crees algo, ya sea un correo electrónico, un documento comercial o una infografía, piensa si hay algo que puedas guardar para un uso futuro. El tiempo invertido en crear una plantilla te ahorrará exponencialmente más tiempo en el futuro.

Aquí están las áreas que están más maduras para las plantillas:

Correos electrónicos

Con una media estimada de 31 correos electrónicos empresariales enviados al día, la bandeja de entrada es el centro del universo del trabajador del conocimiento. Pero eso también significa que es probable que esté enviando los mismos correos electrónicos una y otra vez.

Simplemente eliminando toda la información personal, puede crear su propia plantilla y guardarla para usarla en el futuro. Para obtener más detalles sobre cómo utilizar plantillas en varias aplicaciones de correo electrónico, lee sobre la automatización de tu bandeja de entrada.

Comunicaciones internas

Si envías actualizaciones semanales a tu gerente, creas especificaciones para varias partes interesadas o escribes tickets en tu rastreador de errores, es probable que pases mucho tiempo reinventando la rueda. Revisa tus comunicaciones más recientes y busca patrones; incluso una plantilla básica te ahorrará la molestia de formatear cada vez.

Documentos externos

Propuestas, contratos, facturas… todos se parecen bastante. Si eliminas la información específica de tus clientes y socios, tendrás una plantilla sobre la que trabajar y podrás adaptarla a cada caso.

Presentaciones

Si haces más de una presentación al año, hazte una plantilla de presentación. Aunque cada presentación sea muy diferente, el esqueleto puede ser el mismo.

Consejo 2: Encuentra las aplicaciones adecuadas

¿Hay alguna aplicación que pueda hacer el trabajo por ti?

La respuesta es casi seguro que sí.

Por ejemplo, tal vez has estado escribiendo tus propuestas en un procesador de textos y enviándolas por correo electrónico como un archivo adjunto. Resulta que hay una gran cantidad de software de propuestas que agilizará el proceso, enviando propuestas bellamente diseñadas a sus clientes y haciéndole saber una vez que han sido revisadas. Y aunque no hay nada que te impida crear una plantilla de factura en Google Docs o Microsoft Word, el software de facturación se encargará de todas las repeticiones, como la numeración automática de tus facturas, el seguimiento de lo que se ha pagado y la simplificación de tus declaraciones de impuestos.

Lo mismo ocurre básicamente con cualquier cosa, desde la programación de reuniones hasta la creación de encuestas.

Así que si ves que, incluso con las mejores plantillas, sigues dedicando un tiempo considerable a ajustarlas manualmente, es el momento de considerar el uso de una aplicación. La herramienta adecuada para el trabajo adecuado puede suponer la diferencia entre un trabajo fácil o clavar un clavo con un destornillador.

Consejo 3: Automatiza tus tareas repetitivas

Una vez que hayas elegido tu conjunto de aplicaciones DRY, te darás cuenta de algo: la mayoría de ellas están creadas para hacer bien una cosa. Y tener una herramienta dedicada a hacer un trabajo específico tiene mucho sentido. Pero tu trabajo rara vez es tan sencillo, y puede que te encuentres saltando de aplicación en aplicación en tu flujo de trabajo diario.

Con Zapier, las aplicaciones que más utilizas pueden hablar entre sí. Utilizando flujos de trabajo automatizados llamados Zaps, puedes enviar automáticamente datos entre las aplicaciones, eliminando el trabajo manual de muchas de tus tareas diarias.

Dependiendo de las tareas que hayan obtenido una mayor puntuación en tu evaluación DRY, puede que quieras crear tu propio flujo de trabajo, pero aquí tienes algunas ideas para empezar:

Gestión de proyectos

Comunicaciones internas

Gestión de archivos

La automatización es la herramienta definitiva para DRY. Te permite externalizar todas tus tareas repetitivas a una máquina para que puedas centrarte en los proyectos que requieren ese cerebro humano tuyo.

Probablemente ya estés pensando en todas las tareas que puedes reducir con tu arsenal de plantillas, aplicaciones y Zaps. Pero no te adelantes. En lugar de hacer una lluvia de ideas de antemano, basa tu DRY en la realidad de tus tareas.

Y asegúrate de controlar cómo está funcionando. ¿Ahorra tiempo? ¿Se siente menos estresado? ¿O sus nuevos procesos han terminado por tomar más tiempo? ¿Has automatizado algo que debería haber sido más personalizado?

En la codificación, DRY puede significar la diferencia entre aplicaciones torpes y rotas y otras fluidas y eficientes. Si aplicas los mismos principios en tu trabajo, podrás dedicar más tiempo a lo que importa, mientras las plantillas y los robots se encargan del resto.

Imagen de manos tecleando código de Free-Photos vía . Imagen de una mano tomando notas de StartupStockPhotos vía . Imagen de una persona mirando el tablón de anuncios de StartupStockPhotos vía . Caricatura de eficiencia de xkcd.