¿Tiene su próxima presentación a clientes o colegas a la vuelta de la esquina y está pensando en incluir un folleto? ¡Una gran idea! Aunque mucha gente asocia los folletos con las conferencias, son una herramienta probada en el entorno corporativo, que permite a tu audiencia una comprensión más profunda y duradera de tu presentación. Tanto si se trata de una reunión de negocios como de un curso de formación, los folletos subrayan tus puntos y apoyan tu presentación cuando se hacen bien. Sin embargo, puede ser complicado decidir qué incluir, el formato, cómo estructurar un folleto y en qué momento de la presentación distribuirlo. Esta entrada del blog pretende arrojar luz a la oscuridad; diseccionaremos lo que hace que un folleto sea realmente bueno y cómo crear el tuyo con confianza.
¿Qué es un folleto?
Como su nombre indica, un folleto es cualquier tipo de documento que un orador entrega a los participantes durante una charla, presentación, conferencia o reunión. Permite a la audiencia obtener una visión general clara de los puntos principales, o resumir lo que han escuchado después.
Un folleto no es sólo un resumen de los títulos de las diapositivas; puede ser mucho más detallado, resumiendo cada tema individual y sirviendo como referencia para los conceptos básicos y las ideas centrales.
¿Cuál es el punto esencial de un folleto?
En pocas palabras, su folleto debe proporcionar un valor añadido. Combina los aspectos más importantes de su presentación en forma de texto práctico. No sólo puede resumir sus argumentos, sino que puede aliviar la presión sobre sus diapositivas: los datos y las cifras densas pueden dejarse de lado en el folleto, permitiendo que su presentación de PowerPoint sea elegante y profesional. Los folletos ofrecen tres ventajas principales a la audiencia, dependiendo del momento en que se entreguen:
- Los participantes pueden seguir lo que se dice durante la presentación
- Los oyentes pueden añadir sus propias notas
- Su público obtiene un amplio resumen de sus ideas
Un folleto no sólo significa que usted puede crear una presentación limpia y despejada, sino que permite a su público entender mejor sus puntos y recordarlos después. También es muy útil para transmitir tus argumentos a cualquiera que se haya perdido la presentación real.
Creación de un folleto eficaz
Es obvio, pues, que un folleto puede ser muy útil para tu público, tu presentación y para ti mismo. Una vez que sepas qué hacer, su elaboración puede ser relativamente sencilla. Por supuesto, esto requiere tiempo y hay que tenerlo en cuenta. Preparar un folleto en el último momento no sólo es estresante, sino que puede ser contraproducente, ya que socava tu profesionalidad y nunca pasa desapercibido.
TIP: Para variar, ¿por qué no empezar tu presentación con un folleto? Si se saca primero lo esencial, podrá desarrollar su presentación paso a paso utilizando el folleto como base. La ventaja es que el público tiene una idea clara de sus argumentos y un texto detallado al que referirse, y usted puede hacer una presentación nítida y profesional.
Claro y conciso: cómo estructurar un folleto
Como ocurre con la mayoría de las cosas relacionadas con el diseño, el lema «menos es más» se aplica muy bien a los folletos. En concreto, esto significa: prescindir de frases enteras y utilizar puntos clave, abreviaturas, flechas y símbolos. Lo ideal es que el folleto no ocupe más de dos páginas A4.
Además de la información importante de su presentación, un folleto debe incluir lo siguiente:
- información básica, probablemente en la esquina superior izquierda del folleto, como el lugar de la presentación y el nombre y título del ponente
- la fecha, probablemente en la esquina superior derecha
- un título conciso -preferiblemente el título de su presentación- centrado
- los números de página en el pie de página
- una estructura clara, basada en los títulos individuales de la presentación
- un diseño de página coherente utilizando un tipo de letra estándar como Arial o Times New Roman
La estructura de su folleto debe seguir la estructura de su presentación, especialmente si entrega el folleto durante su presentación. Lo mejor es limitar sus puntos a los que apoyan su argumento principal. Mantén los subapartados del folleto lo más sencillos posible y no entres en demasiados detalles. Para que el folleto sea visualmente atractivo, conviene pensar en el tipo de letra. Además de utilizar fuentes claras y estándar, como se mencionó anteriormente, trate de mantener el tamaño de la fuente en los encabezados y pies de página uniforme y más pequeño que en la parte principal.
TIP: Cree un área para que su audiencia haga sus propias anotaciones en su folleto. Ensanche el margen derecho o deje unas líneas de espacio bajo el último punto.
Contenido del folleto – Breve y conciso
Ha decidido el diseño de su folleto, introducido los puntos clave y creado un esquema aproximado. Ahora es el momento de ampliar los puntos individuales y crear el contenido principal de su folleto. Antes de hacerlo, concéntrese en el público al que va dirigido: ¿cuál es el nivel de conocimientos previos que puede suponer que tienen sobre el tema de su presentación? Tener en cuenta a tu público significa que debes adaptar el folleto a su nivel, evitando términos técnicos que puedan distraer de tu idea, e incluyéndolos cuando te enfrentes a un público con conocimientos de una disciplina concreta, Es muy importante condensar las afirmaciones principales de tu presentación en puntos clave, en lugar de incluir un flujo de texto que distraiga. De este modo, retendrá toda la atención de su público.
TIP: Para despertar la curiosidad de su público justo al principio de su presentación, puede incluir una cita optimista, un proverbio o una pregunta (que puede elegir para que sea algo provocativa) como introducción; esto puede constituir el primer párrafo de su folleto.
Aunque lo principal de los folletos es que sean cortos y concisos, deben seguir siendo comprensibles cuando se lean fuera del contexto de su presentación. Si se olvida esto, no pueden servir de ayuda a la memoria de su público después.
Información adicional en su folleto
Los elementos principales de un folleto, tal y como se han tratado anteriormente, pueden complementarse con información adicional a su elección. Esto puede incluir incluso imágenes o gráficos. Dependiendo del tema, un elemento visual puede aclarar y complementar su argumento principal y unir las cosas. Sin embargo, por regla general, conviene mantener las imágenes y los gráficos en las diapositivas de la presentación, ya que ocupan demasiado espacio en el folleto. Hay que sopesar los costes y los beneficios en cada caso individual.
También es una buena idea incluir información de contacto en el folleto; una dirección de correo electrónico es lo mínimo. Dependiendo del tipo y el propósito de la presentación, también puede proporcionar la dirección de su empresa y su número de teléfono. Si el folleto consta de varias páginas, es conveniente poner los datos de contacto en el encabezamiento para que aparezcan en todas las páginas. Puede ser útil incluir una breve bibliografía en el folleto si utilizas citas o información de otras fuentes. De este modo, también puedes enlazar con sitios web relevantes o con otras lecturas sobre tu tema que puedan ser interesantes para tu audiencia.
TIP: Al final de tus folletos puedes incluir preguntas o elementos de reflexión para estimular el debate. Esto es especialmente útil si desea realizar una sesión de preguntas y respuestas después de su presentación.
Simple y rápido: Crear un folleto con PowerPoint
Cuando el tiempo es esencial, PowerPoint tiene una función que le permite crear un folleto en minutos. Con la función «Crear folleto», puede transferir una presentación de PowerPoint a Microsoft Word, adaptarla allí y optimizarla para su impresión. Con unos pocos clics puedes elegir qué diapositivas de la presentación deben aparecer en el folleto. El número de diapositivas también se puede ajustar fácilmente y se puede cortar el texto o ampliarlo según sea necesario. También puede decidir si el folleto debe incluir un margen de notas, un encabezado y/o un pie de página. Su presentación de PowerPoint permanece intacta durante todo este proceso. Además de la opción de imprimir el folleto, también puede guardarlo directamente en Word como un documento de Word o PDF – una forma sencilla de hacer que el folleto esté disponible digitalmente para su audiencia.
¿Cuándo es el mejor momento para distribuir su folleto?
No existe el momento perfecto. Para ayudarle a decidir el momento para su presentación en particular, es útil entender cómo los tiempos influyen en su audiencia:
- El folleto antes de la presentación: En este caso, tienes que esperar que al menos una parte de tu público haya hojeado el folleto y haya leído por adelantado, lo que significa que en cualquier momento saben lo que sigue. Esto puede significar a veces que la concentración de tu audiencia esté dividida, por lo que debes considerar cuidadosamente si esta opción es apropiada.
- Folleto durante la presentación: Distribuya su folleto en el momento en que sea útil como apoyo, ya sea en términos de ilustración visual o como medio para enfatizar su argumento.
- Folleto después de la presentación: Si elige esta opción, no olvide incluir sus datos de contacto. Si vas a enviar un folleto por vía electrónica, el PDF es una buena opción. Dependiendo de la situación y del destinatario, puede ser aconsejable añadir el copyright en el pie de página.
Sea cual sea el momento que elijas, un folleto bien preparado puede ser una herramienta eficaz para apoyar tu presentación, actuando como guía y ayuda de memoria tanto para ti como para tu audiencia. Si se utiliza correctamente, puede aumentar el interés y la atención de la audiencia y permitirle realizar una presentación clara y profesional.
¿Necesita ayuda para crear un gran folleto o una presentación? Estaremos encantados de ayudarle, gracias a nuestra larga experiencia como agencia de presentaciones. Siempre estamos dispuestos a ayudarte.
